Referat fra styremøte nr. 9 - November 2015

Til stede:
Geir Teigstad(GT), Jon Ulrik Haaheim (JUH), Helge Johan Risø (HJR), William Kornmo (WK), Svein Carlson (SC), Vivi Lund (VL), Helle M. Folkedal(HMF)

Forfall:
Verner Jenssen (VJ)

Dato:              
Mandag 16.11.15

1.  Innkalling
I orden

2.  Godkjennelse av referat fra forrige møte.
Referat fra møte nr. 8. Ingen bemerkninger.

Vedtak: Referatet godkjennes

3. Økonomi

- Regnskapsrapport pr. oktober var ikke klar og ble derfor ikke gjennomgått. Rapporten vil ettersendes ila noen dager og kommentarer vil kunne tas inn i etterkant. I skrivende stunde er det ikke kommet noen kommentarer til oktober resultat.

            Vedtak: Regnskap pr. oktober ettersendes og behandles på neste styremøte

4. Postliste

            - Svarbrev på dispensasjonssøknad gjennomgått
            - Brev til utbygger ifb 5-årskontroll gjennomgått

5. Drift

             - Sikkerhet og internkontroll 

Jon orienterte om pågående arbeid knyttet til risikovurdering. Det er 2 hendelser som er vurdert med høy risiko.  Disse er gasslekkasje samt manglende adkomst for utrykningskjøretøyer for innkjøring til sameiets arealer.

 

            - Bygg og tekniske anlegg

Det er forberedt 5-årsbefaring av fellesarealer. 24 avvik sjekkes ut i egen befaring 17. nov. Informasjon om resultat vil vi komme tilbake til når befaringen er gjennomført.

            - Uteareal

Det er startet et arbeid for å gjennomgå årets utearbeid og våre erfaringer med Isachsen. Noen justeringer vil det komme til å bli ift grøntplan og variasjonene. Det vil legges opp til egen vanningsplan for å unngå uttørking. Sande Kommune har tatt kontakt og vil innlemme de store bryggekassene i vår avtale. Dette vil vi komme tilbake til. Det er startet et arbeid inn mot K2 og A,B,C slik Gartner, utbygger og sameiet er omforent om det produktet som leveres.  Videre er det igangsatt et samarbeid med Sande Kommune knyttet til deres uteareal, veier, med mer.

            - Sol - og vindskjerming

Alle fasader er gjennomgått mtp å kunne tilby beboere en løsning som kan dekke den enkeltes behov for vind- og solskjerming og samtidig ikke være av en slik karakter at søknad om endring må sendes Sande Kommune. Styret må godkjenne modellen før den legges frem for sameiets årsmøte i april til endelig vedtak. Det er innhentet tilbud fra leverandører av utstyr til sol og vindskjerming. Arbeidsgruppen vil legge opp til en egen informasjonsdag hvor de enkelte kan presentere dine produkter og løsninger.

            Vedtak: informasjonen fra de enkelte grupper tas til orientering

6. Hjemmelsdata
Det er innhentet oversikt fra statens kartverk ift våre eiendommer. Oversikten vil bli gjennomgått og analysert ift om det foreligger ukorrekte transaksjoner. Styret vil komme tilbake til informasjon til sameierne om dette på et senere tidspunkt.

Vedtak: Saken tas til foreløpig informasjon

7. Ny forretningsfører

GT orienterte. Det er innhentet tilbud fra ny forretningsfører etter avtale med dagens leverandør. Saldo Regnskap ønsker ikke lenger å føre vårt regnskap og har sagt opp avtalen. Sameiet har innhentet tilbud fra OBOS. Tilbudet ble gjennomgått og kommentert. Styrets leder bes ta den videre dialog om de praktiske gjøremål. Endringen vil skje mvf 1. januar 2016.

Vedtak: OBOS godkjennes som ny forretningsfører

8. Sykkelstativ

Vi har mottatt 2 tilbud om innvendig monterte sykkelstativ. De to tilbudene er svært forskjellige og det gjenspeiler også prisen. Foreløpig avventer vi endelig valg av løsning.      

Vedtak: Saken utsettes

9. Parkering

Det er ikke lagt opp til parkering utendørs på vår eiendom. Både beboerparkering og gjesteparkering skal fra nå skje inne i P-husene. Denne endringen vil bety mye for det totale kapasitetsbehovet i sameiet men kanskje ikke helt dekke alles ønsker. Vi jobber derfor med en utvendig løsning for parkering.

Vedtak: Informasjonen tas til orientering

10. Budsjett 2016

Forslag til budsjett for 2016 er under utarbeidelse og vil bli sendt ut til styrets medlemmer straks det er klart.

Vedtak: Informasjonen tas til orientering

Innkalling og agenda til styremøte nr. 9

Sameiet NJB Utsikten Trinn 1

Møteinnkalling

Styremøte nr. 9 - 2015

Til:
William Kornmo(WK), Svein Carlsson(SC), Vivi Lund (VL), Jon Ulrik Haaheim (JUH), Helge Johan Risø (HJR), Verner Jenssen (vara)(VJ), Helle M. Folkedal(vara)(HMF)

Sted:               Havnekontoret
Dato:               Mandag 16.11
Tidspunkt:       Kl. 1800-2000

Agenda

1. Innkalling

2. Godkjennelse av referat fra forrige møte.

3. Økonomi 

4. Postliste

5. Drift

            - Sikkerhet og internkontroll 
            - Bygg og tekniske anlegg 
            - Uteareal 
            - Sol- og vindskjerming
            - Andre forhold

6. Nye saker

            - Tinglyste dokumenter
            - Tilbud ny forretningsfører
            - Sykkelstativ - enkelt type
            - Parkering ute på vår eiendom
            - Befaring byggetrinn 1
            - Tilbud fra Celsius

7. Eventuelt 

Med vennlig hilsen
Geir Teigstad

Referat fra styremøte nr. 8 - Oktober 2015

Til stede:
Geir Teigstad(GT), Jon Ulrik Haaheim (JUH), Helge Johan Risø (HJR), Verner Jenssen (VJ), Helle M. Folkedal(HMF)

Forfall:
William Kornmo, Svein Carlson, Vivi Lund

Sted:               Havnekontoret
Dato:               Tirsdag 20.10
Tidspunkt:      Kl. 1800-2100 

1. Godkjennelse av referat fra forrige møte.

Referat fra møte nr. 7. Ingen bemerkninger.

Vedtak: Referatet godkjennes

2. Økonomi

            - Regnskapsrapport pr. sept.

            Gjennomgått, ingen store avvik

            - Status arbeid med ny forretningsfører       

            Forespørsel sendt til OBOS, som arbeider med tilbud.

            Vedtak: Regnskap pr. september godkjent

4. Drift

            - Sikkerhet og internkontroll – Jon orienterte om planlagt rammeverk 
            for internkontroll samt forestående befaring i garasjeanleggene.

            Det vi skal forsikre oss om, er at vår virksomhet er iht. gjeldende krav og
            forskrifter, og at vår virksomhet ikke representerer noen fare for oss selv,
            miljø eller 3.person. Vi kan selvsagt ikke ha et internkontrollsystem som
            omhandler den byggeaktivitet som er rundt oss

            - Bygg og tekniske anlegg
            5års garantiens utløp, for fellesarealer knyttet til første byggetrinn (F-E-H3-H2)
            er planlagt fulgt opp de nærmeste dagene. Epost sendt ut til alle beboere og
            bedt om innspill. Egen befaring gjennomføres for fellesanlegg den 27.10

            - Uteareal  
            Reklamasjonskrav til utbygger er ikke sendt. Om det skal sendes er ikke  
            gjennomdrøftet og avklart ennå.

            - Sol - og vindskjerming
            Det er avholdt 3 gruppemøter hvor blant annet utkast til løsning og redegjørelse
            fra arkitekt er gjennomgått. Målet er å få på plass en løsning som er tydelig og
            innenfor vedtektene til sameiet, men samtidig tar vare på våre behov utenom
            at det går på bekostning av det arkitektoniske. Arbeidsgruppen planlegger å ha
            ferdig et forslag til løsning som kan legges frem for årsmøtet til våren. 
            Informasjon om arbeidet er lagt på vår egen hjemmeside.  

            - Andre forhold 

            - Gjesteparkering.
             Enighet med NJB om at sameiet overtar 12-13 plasser i p-anlegget. Skilting
             iverksettes og informasjon om hvordan forvaltningen skal gjennomføres vil
             bli sendt ut. Plass til tjenestebiler inngår i oversikten.

             Parkering for El-bil: Situasjon ikke avklart, men det er forespurt til
             utbygger om mulighet for at slike plasser kan avsettes i forlengelsen av de
             eksisterende p-kjellere.

              - Skilting
              Utvendig skilting ifb med omkjøring bør vi søke å forbedre betydelig.
              Det legges opp til å skilte for omkjøring. Tas opp på neste samarbeidsmøte
              med utbygger.

               - Sykkelparkering
                Det er fremmet forslag om å avsette parkeringsplasser for sykler. Dette er nå
                i ferd med å løses. Forslag til plassering samt eksempel på stativer i hvert
                P-anlegg ble gjennomgått.                     

                - Avviksrapporter
                 Det er ønskelig med en gjennomgang av alle avviksrapporter før
                 neste møte med utbygger

5. Nye saker

                 - Søknad om kostnadsdekning for å ta vannprøver behandles pr e-mail

                 - Oppfølging av saker fra vaktmester siste tiden, herunder manglende  
                  gasspåfylling samt lekkasje følges opp i eget møte med vaktmester den 27.10

                  - Søknad om dispensasjon for oppsett av vindskjerming.
                   Det er mottatt en søknad om oppsett av vindskjerming på balkong.
                   Dette avviker fra sameiets vedtatte standard. Styret har nedsatt en 
                   arbeidsgruppe for å se på alternative løsninger og viser i den forbindelse
                   til statusinformasjon fra gruppen, (sak 5) samt vår hjemmeside. Det bes om at                    saken kommer opp til ny vurdering ifb med årsmøtet til våren.

                    Vedtak: Søknaden innvilges ikke.

                  - Innkjøp av seksjonstelt ifb med tilstelninger
                    Utsikten Vel har gått til anskaffelse av et stort seksjonstelt (7mx14m) og
                    sendt søknad til sameiet om kostnadsdekning av inntil 50%. Det er enighet 
                    i styret om at dette er et godt tiltak som kan komme hele fellesskapet til gode.

                    Vedtak: Styret slutter seg til forslaget og innvilger kr 9000,- inkl mva.

7. Eventuelt

                  - Informasjon fra faggruppene – det er ønskelig med mer involvering.
                  Dette følges opp på neste møte.

                   - Det er etterspurt hvilken juridisk organisasjon som har hjemmel til
                   grunnen under parkeringsanleggene – Vi bestiller oversikt fra kartverket og
                   følger opp dette i neste møte.

                    - Garanti 
                    5-årsgarantien for første byggetrinn følges opp i faggruppen for bygg
                    og tekniske anlegg bla. med en befaring i neste uke, se pkt 5.

Referat fra styremøte nr. 7 - September 2015


Til stede:
Geir Teigstad(GT), William Kornmo(WK), Svein Carlsson(SC), Vivi Lund (VL), Jon Ulrik Haaheim (JUH), Helge Johan Risø (HJR), Verner Jenssen (VJ)

Forfall:
Helle M. Folkedal

Sted:                Bølgetoppen, bygg I
Dato:               Onsdag 21.09
Tidspunkt:       Kl. 1900-2100  

 

  1. Innkalling

      Ingen bemerkning til innkallingen

 

  1. Godkjennelse av referat fra forrige møte.

      Referatet fra møte nr. 6 ble godkjent og signert.

 

  1. Økonomi     

      - Regnskapsrapport pr. aug.

GT gjennomgikk de enkelte poster. Regnskapet tas til orientering

      - Status arbeid med ny forretningsfører

Det er etablert kontakt med en mulig forretningsfører og tilbud foreligger.

 

  1. Postliste

      - E-post om innkjøringer, p-plasser mm.

      - Stillas som falt ned fra bygg K2. Saken er omtalt og avklart med OBAS/ utbygger i     forhold til SAHA plan og sikkerhets rutiner. Ingen ble skadet.

 

  1. Inngåtte avtaler

      Det arbeides med å etablere en serviceavtale for kjøreportene til P1-4

      Videre arbeides det med å få på plass en service og tømmeavtale med      Renovasjonsselskapet for Drammensregionen (RFD) om service på anleggene samt         frekvensene for tømming.

 

  1. Rapport fra de tre oppnevnte gruppene.

      - Internkontroll og sikkerhet

      Ingen hendelser pr dd., se også punkt 4

      - Bygg og tekniske anlegg

      Strømutkobling- Mangler tilfredsstillende ledelys i P1 og P2. Disse arealene vil bli          oppgradert ved utbygging av blokk ABC- Utvikles etter TEK 10

      Gruppen arbeider videre med forberedelser til 5-årskontroll for bygg F-E-D.        Protokoller fra 1-årsbefaringene etterlyses og gjennomgås i løpet av oktober.

      - Utearealgruppe.

      Grønt anlegg

Det arbeides med en helhetlig plan for kaifronten. Planen skal styrebehandles før den evt iverksettes og implementeres. Det er gjort noen justeringer av grøntområdet i løpet av sommeren. Blant annet er det tatt opp døde planter og replantet flere steder. Løk plantes og stauder utbedres. Et av styrets varamedlemmer mener dette er feil fremgangsmåte og at saken burde vært tatt opp som reklamasjon mot utbygger.  

Vedlikehold med klipping av hekkplanter og andre planter utføres tilfredsstillende ihht kontrakten. Det jobbes nå med permanente løsninger for vanntilførsel slik at grøntområdene kan sikres automatisk vann ved behov. Selve løsningen kommer vi tilbake til. Retningslinjer for vedlikehold av grøntanlegget vil også bli evaluert.
 

      Sol og vindavskjerming

Det er utarbeidet skisser for hvordan dette kan gjøres. Skissene er lagt ut på våre hjemmesider og kan kommenteres der.  

 

  1. Nye      saker

      - Søknad om å bytte til større vindu.

Søknad fra Bjørn Einar Sønju om utvidelse av vindusåpning. I følge svar fra Sande kommune er dette et ikke meldingspliktig arbeid. Styret godkjenner søknaden men ber om at Proplan inviteres til å komme med en uttalelse.   

- Igangsetting av valgkomite

Arbeidet med rekruttering av nye styremedlemmer bør igangsettes. Geir kontakter valgkomiteen.

 

            - Sykkelparkering
              Arbeidet pågår

            - Gjesteparkering
              Arbeidet pågår

            - Elbiler
              Arbeidet pågår. Jon la fem ulike alternativer. Det må avklares med
              strømleverandør om det er mulig å få nok strøm til et slikt prosjekt.

 

  1. Eventuelt

- Parkeringskjeller

 Det er uklart om hjemmel til parkeringskjeller tilhører sameiet. Dette avklares.

 

  1. Neste styremøte.

Tirsdag 20.10 kl. 1800

Referat fra styremøte nr. 6 - Juli 2015

Til stede:
Geir Teigstad(GT), William Kornmo(WK) ,Svein Carlsson(SC), Vivi Lund (VL), Helge Johan Risøe (HJR), Verner Jenssen (vara)(VJ), Helle M. Folkedal(vara)(HMF) 

Forfall:
Jon Ulrik Haaheim (JUH)

Sted:               Kaiveien 8
Dato:               Onsdag 01.07.2015
Tidspunkt:       Kl. 1700-2000

 

1.  Innkalling

- Godkjent innkalling

- Det var planlagt og invitert til befaring sammen med vaktmester fra kl 1700. Hensikten var å gi de nye medlemmene av styret mulighet til å bli bedre kjent med området.

2.  Godkjennelse av referat fra forrige møte.

Vedtak: Møtereferat fra møte nr. 5 godkjennes

3.  Godkjenning av referat fra møte i samarbeidsutvalg (SU).

Referatet fra 1. møte med utbygger i forbindelse med etablering av samarbeidsutvalg, ble gjennomgått. Viktig målsetting i det første møtet var å få til en god dialog. Dette anses som oppnådd. Referatet er lagt ut på vår hjemmeside.

Vedtak: Referatet tas til orientering

4.  Økonomi

Regnskapsrapport pr. juni ble gjennomgått. Ingen store avvik er registrert.

Oversikt over innmelding av nye beboere følges opp. GT følger opp mot Regnskapsfører (saldo regnskap)

Vedtak: Regnskapsrapport for mai tas til orientering

5.  Postliste

- Epost fra en av beboerne ift støy på brygga med spørsmål om hvilket ansvar sameiet har. Sande Kommune eier selve bryggen, mens NJB AS (utbygger) eier båtbryggene. Dvs det er den enkelte som har kjøpt båtplass som er eier, men dette er foreløpig ikke formalisert i sameie eller annen juridisk enhet. Vårt sameie har dermed ikke et juridisk ansvar for hva som foregår på kaia, dette er offentlig område.

- Endringer av eiersammensetning for NJB AS gjennomgått. 

- Dronefotografering. Det er registrert en del aktivitet på dette feltet uten at styret i sameiet er forespurt.

- Klipping av hekker – Det er etterspurt en plan for dette. Utearealgruppen arbeider med en egen instruks som gartner skal følge. Instruksen skal inneholde bla en beskrivelse av høyder på hekkene og når de skal klippes.

- Lamper i korridorer – Det skiftes et unaturlig antall pærer i lampene i fellesområdene. Kostnadene pr år er store og det etterspørres om det kan være tekniske mangler ved lampene. Sameiet følger opp videre med utbygger som ansvarlig for leveransen

- Nabovarsel – Det er kommet varsel ifb med videre utvikling av bygningsmassen herunder oppstart av byggearbeider for A,B,C .

6.  Inngåtte avtaler.

- Rammeavtaler – Det er utarbeidet en oversikt over alle avtaler sameie har inngått med ulike leverandører av tekniske fag med mer. En del av de gamle avtalene vil nå måtte bli revidert slik at for eksempel navn på kontaktpersoner korrigeres.

- Forsikringer – Vårt forsikringsselskap er Gjensidige og polisen løper ut året.

Rapport fra de tre oppnevnte gruppene.

- Internkontroll og sikkerhet: Arbeidet er kommet i gang

- Bygg og tekniske anlegg: Det arbeides mye med flere avvikssaker. I særlig grad gjelder dette branndører.  Det er vanskelige avklaringer mellom utbygger og sameiet men det antas at vi kan komme til enighet om en løsning hvor vi tar kostnadene for noen dører og at utbygger bærer kostnadene for de fleste. Samlet vil det være behov for å endre på 35 dører.

- Utearealgruppe: SC gjennomgikk forslag til retningslinjer for grøntanlegget. Gartner fra Isachen har sammen med landskapsarkitekt beskrevet i detalj hvordan sammensetningen av beplantning bør være og hvordan dette skal forvaltes. Det er en utfordring å håndtere behov for vanning av plantene. SC kommer tilbake til styret med forslag til løsning.

Videre foreslås det å etablere en egen gruppe som tar seg av forvaltning av retningslinjer for sol- og vindskjerming. Det er i dag lagt ut noen beskrivelser, men dette oppleves ikke som tydelig nok. Gruppen får i oppdrag å utrede området og komme med nye reviderte retningslinjer til styremøtet i september. Gruppen består av Helge, Svein, William, Verner, Bjørn. Gruppen ledes av Helge Risø. helge@intertermo.no 

Vedtak:

- Retningslinjer for grøntarealene godkjennes med de kommentarer som kom frem under møtet.

- Det igangsettes et arbeid for å revidere retningslinjer for sol- og vindskjerming

 

7.  Nye saker

- Søknad om innglassing. Det er kommet inn en søknad om innglassing av veranda. Retningslinjer som gjelder i dag er under revisjon og svar på søknaden vil ikke komme før dette arbeidet er ferdig. Arkitekten utarbeider et utkast til løsning som legges frem for styret.

- WWW.sameietutsikten.com; Vår hjemmeside oppdateres jevnlig med informasjon fra styremøter og faggruppenes arbeid.

- Revisjon trivselsregler. Det er utarbeidet utkast til noen endringer/justeringer. Må bearbeides videre.  Det enkelte styremedlem sender inn merknader.

- Forslag til system for sykkelparkering. Det er forslag til inneparkering av sykler. Det settes av et definert areal i hver garasje for å ivareta behovet. Forslag til mulige løsninger legges frem for styret i neste styremøte.

Referat fra styremøte nr. 5 - Mai 2015

Referat fra styremøte i Sameiet Utsikten Trinn 1 - Nr. 5

Til stede:
Geir Teigstad(GT) William Kornmo(WK) Svein Carlsson(SC) Vivi Lund (VL) Helge Johan Risøe (HJR) Verner Jenssen (vara)(VJ) Helle M. Folkedal(vara)(HMF)
Forfall: Jon Ulrik Haaheim (JUH)

Sted:                       Gammelt adm. bygg
Dato:                      Onsdag 20.05
Tidspunkt:             kl. 1800-2000


1.  Innkalling

Sendt på e-mail, med siste rev. agenda pr 20.05.2015 Godkjent agenda og innkalling.

2.  Godkjennelse av referat fra forrige møte
Møtereferat fra møte nr. 4 ble godkjent og underskrevet.

3.  Økonomi
Regnskapsrapport pr. april godkjent.

4.  Postliste
Nabovarsel
Styret vil i samarbeidsmøte i juni ta opp og be om tidligere varsler ifb med oppstart av byggearbeider i de ulike prosjektene.  Hagebyen, A,B,C, Kaifronten m.fl.
Brev fra beboer i F-bygget av 16/5-15
Saken gjelder vindavskjerming og vil i første omgang bli vurdert av utegruppen, som sammen med en arkitekt  vil gjennomgå ulike løsninger for vind- og solskjerming.

5.  Inngåtte avtaler
Oversikt over alle avtaler vil bli utarbeidet. WK utarbeider en oversikt.

6.  Rapport fra faggruppene
- Internkontroll og sikkerhet
Første møte gjennomføres i slutten av mai.

- Bygg og tekniske anlegg
Status avvikssystemet ble gjennomgått

Garasje P2. Behandles i eget punkt
- Uteareal gruppe

Solavskjerming følges opp av HJR

7.  Avviksmeldinger, behandling

Gjennomgang av avvikene og status ble gitt i møtet

8.  Nye saker

a)  Samarbeidsmøte NJB, foreløpig agenda 09.06.2015
Informasjon om garantiarbeider, oppstart, nabovarsel mm – konf arbeid i P2
Behandling av innrapporterte avviksmld. - status
Etablering av sameie for bryggeanlegg – status
Oppfylling av bestemmelsene i rammetillatelsen - vi gjennomgår noen punkter i rammetillatelsen.
Informasjon fra Sameiet vedr. pågående arbeider på uteområdene samt lufte mulighet for å benytte prosessvann til vanning av beplantet areale i sameiet.

b)  Befaring av sameiets arealer for alle styremedlemmer i regi av vaktmester, dato 01.07.2015 kl. 1700

c)  Arealplan

Utearealer generelt

Styret har på bakgrunn av henvendelser vedrørende uteareal og beplantning bedt faggruppen med landskapsarkitekt og Isachsen Grøntmiljø med sin ansvarlige gartner om å utrede og sette opp forslag til retningslinjer og prosedyrer for beplantning som også innbefatter plantevalg for områdene.  Mulighet for bruk av økt mangfold av planter økes for å få et mer variert utemiljø, bedre skjerming mot innsyn og at arkitekturen i området mykes opp og fremstår som pent.  Det vil bli gitt anledning for de enkelte sameierne å gi planter til sameiets grøntarealer innenfor disse retningslinjene og prosedyrene.  Forslaget til generelle retningslinjer styrebehandles på førstkommende styremøte.

Beplantet utearealer foran E03.
Eier av E03 har tidligere fått beskjed om å sette dette arealet i stand etter at en del Aronia planter var fjernet uten tillatelse fra styret.  Styret har i samarbeid med landskapsarkitekt, gartner hos Isachsen Grøntmiljø og eier av E03 kommet til enighet om en rehabiliteringsplan for dette utearealet.  Eier av E03 setter opp ny kantstein på sin eiendom som lager en ny grense mot sameiets uteareal.  Dette gir mulighet for å fylle opp mer jord på sameiets uteareal noe som er positivt for beplantningen.  Eier av E03 bekoster nye planter, ny jord og beplantning på området til sameiet i henhold til plan utarbeidet av landskapsarkitekt og gartner.  Dette nye utearealet vil gå inn i den ordinære skjøtselsavtalen sameiet har med Isachsen Grøntmiljø.  Utarbeidet ny plan for området utenfor E03 ble godkjent av styret.

Styret har mottatt e-post fra beboer i E som er bekymret for planter ut mot brygga som er i dårlig forfatning.

Det er igangsatt en gjennomgang av helhetlig utearealplan, herunder forslag til beplantningsplan for sameiet. Sameiet har inngått en skjøtselsavtale med Isachsen Arena AS, konf informasjon på årsmøtet og vår hjemmeside. Isachsen Arena fikk allerede i begynnelsen av april i oppdrag å legge frem en beplantningsplan for styret i løpet av mai.  Planen er nå i utkastsform, og vil i løpet av noen dager justeres og ferdigstilles og kan deretter implementeres.

I planen vil det bla fremgå hvordan vi tenker oss å håndtere slike problemstillinger. Vi har allerede varslet gartner/Isachsen Arena om forholdet og bedt om et forslag til løsning. Saken vil bli fulgt opp planlegges løst før neste styremøte.

Utearealer foran K04.
Styrets leder har bestilt en rapport med vurdering av ovennevnte område fra landskapsarkitekt og gartner etter klage på beplantning på dette området.  Rapporten konkluderer med at opprinnelig beplantingsplan i hovedsak er fulgt.  Mangfoldet av planter er økt noe med bruk av blomstrende planter og noen små frukttrær som ses på som positivt for området.  Den nye økte beplantning er blitt godkjent av Isachsen Grøntmiljø (Anlegg) og vil gå inn i den ordinære skjøtselsavtalen.  Beplantningen av området rundt K04 ble godkjent av styret.

9.  Eventuelt
- Minner om 5-års-perioden som passeres i nov, 2015 ift utbyggers garanti. 
- WK kom med forslag til å kjøpe et bygg for utleie. Saken bearbeides og fremmes på et senere tidspunkt til styret.

Referat fra styremøte nr. 4 - Mai 2015

 

Referat fra styremøte i Sameiet Utsikten Trinn 1 - Nr. 4

Til stede:
Geir Teigstad(GT) William Kornmo(WK) Svein Carlsson(SC) Jon Ulrik Haaheim (JUH) Helge Johan Risø (HJR) Verner Jenssen (vara)(VJ)
Meldt forfall : Helle M. Folkedal(vara)(HMF)  Vivi Lund (VL) 

Dato                05.05.2015

1.  Godkjennelse av referat fra forrige møte
     Referatet fra møte nr. 3 underskrevet.

2.  Økonomi
     Regnskap for april gjennomgås i neste møte.

3.  Postliste
     Mottatt faktura fra Obas vedr. sprinklerhode. Ukjent grunnlag. GT følger saken.

4.  Inngåtte avtaler
     a.  FM Eiendomservice er kontrahert og har signert avtale om leveranse av
          vaktmestertjenester til sameiet.
     b.  Isachsen anlegg er kontrahert og har signert avtale om utvendig skjøtsel av våre
          grøntanlegg. Monica Hals arbeider med en totalvurdering av utearealene og vil 
          legge frem en skisse til beplantning i løpet av mai.

5.  Rapport fra de tre oppnevnte gruppene
     a.  Internkontroll og sikkerhet – ingen saker
     b.  Bygg og tekniske anlegg - Etterlyser svar fra NJB – AS på innmeldte avvik
     c.  Uteareal gruppe. Solavskjerming følges opp av HJR

6.  Avviksmeldinger
     a.  I avvikssystemet er det nå registrert 36 avvik. 4 er lukket. NJB har gitt svar på
          28 meldinger, men delvis avvist og delvis forskjøvet utførelse i tid.
     b.  Det gjenstår fortsatt noe arbeid for å registrere avvik på følgende områder:
          - Gjesteparkering
          - Sykkelparkeringer
          - HC plasser
     c.  GT tar initiativ til møte med utbygger.

7.  Nye saker

a.  Forslag til montering av skiboks i Parkeringshus.
     - Utbyggers ansvarlig prosjekterende for brann er kontaktet, (brannbelastning, ansv. 
       Prosj. ProPlan v/  Birger Næss), men har ikke svart på henvendelsen.
     - Styret gir midlertidig tillatelse til montering som skissert. Som oppheng skal det
       kun benyttes standardiserte oppheng tilpasset skiboksen.

b.  Dropbox
- Tilgang til dropbox  
Det ble besluttet å gi ny vaktmester tilgang til allerede opprettet Dropbox for      Faggruppene (ansvar: Helle)
Det ble også besluttet å opprette en egen Dropbox kun for styrets medlemmer. (ansvar: Helle)


c.  Kloakkpumpeanlegg
Utbygger har gitt vår nye vaktmester beskjed om å overta ansvar for periodevis spyling av kloakkanlegget. Siden vi ikke har overtatt anlegget stilles det spørsmål om det kan være riktig at vi skal bruke tid på dette. Saken tas opp i samarbeidsmøte med utbygger.

d.  Befaring og kontroll av leveransen.
     - Styret har fortsatt ikke mottatt noen protokoller fra overtakelsene med NJB
     - Styret har heller ikke mottatt etterspurte tegningsmapper. GT følger saken og kaller
        inn til møte med NJB.
     - Parkeringsanlegget  P1 og P2 fremstår som utfordrende, særlig ift lekkasjer og evt
       følgeskader av dette. Registreres som avvik.

8.  Eventuelt – tas i neste møte
a.  Søppel og lukt
b.  Ny regnskapsfører
c.  Varsel til 113

Referat fra styremøte nr. 3 - April 2015

Referat fra styremøte i Sameiet Utsikten Trinn 1 - Nr. 3

Deltagere:
Geir Teigstad(GT), William Kornmo(WK), Svein Carlsson(SC), Vivi Lund (VL), Jon Ulrik Haaheim (JUH), Helge Johan Risø (HJR), Verner Jenssen (vara)(VJ), Helle M. Folkedal(vara)(HMF) 

Sted:                Gammelt adm. bygg
Dato                 Onsdag 08.04
Tidspunkt         Kl. 1800

 

  1. 1.      Innkallingen
    1. Godkjenning av denne og evt. merknader. 1.møte for det nyvalgte styret. GT ønsket de nye medlemmene velkommen. Dagens agenda var sendt ut på forhånd. GT ønsket noe oppdeling av oppgaver i styret. Ingen merknader til innkallingen eller agenda. Styret konstitueres.
      1. i.      Det er ønskelig at et styremedlem i tillegg til styreleder attesterer på faktura og andre økonomiske transaksjoner. VL tar på seg dette oppdraget.
      2. ii.      Referent til styremøter. Det er ønskelig at styret har en fast referent.  VJ ble bedt om å lage referat fra dette møtet og benytter den tidligere foreslåtte agenda som mal.
      3. iii.      De nye styremedlemmene undertegnet på registrerings dokumenter til Brønnøysund registeret. GT sender inn

 

  1. 2.      Godkjennelse av referat fra forrige møte.
    1. a.      Fra det tidligere styret ligger møtereferatene fra møte nr.06-2014, nr. 01-2015 og 02.2015 klare til godkjennelse. Tidligere Styreleder Anders Sletten og styremedlem Haakon Kristiansen har bemerkninger til de fremlagte referatene. GT og VJ tar sakene videre for godkjenning.
    2. b.      Refleksjoner etter sameiermøte:
      1. i.      Valgkomiteens forslag til nytt styre gikk gjennom uten motforslag.
      2. ii.      Utbygger har fortsatt rett til å være representert i styret med minst ett medlem.
      3. iii.      GT orienterte etter det ordinære sameiermøte om en del saker som er under arbeid. Bla ble det vist til arbeidet med  generell informasjon til beboere. Dette er tenkt løst gjennom en mer offensiv bruk av hjemmesiden, sms, epost med mer.   Ny redaktør av hjemmesiden ble foreslått.

 

  1. 3.      Økonomi
    1. a.  Status regnskap pr mars. GT la frem foreløpig regnskap for mars. Det ble spørsmål om manglende sammenheng mellom påløpte kostnader og prognoserte tall. GT sjekker dette til neste styremøte.
    2. b.   Gjennomgang av avregning av gass og varmtvann til oppvarming. HMF har lagt frem avregning til forretningsfører men avregningen er ikke sendt ut pr.dato. GT purrer dette.
    3. c.   Det er oppdaget at OBAS tar ut strøm fra K2 ifb med pågående arbeid. Det sjekkes om dette er ihht avtale.

 

  1. 4.      Postliste
    1. Innkomne brev.
      1. i.      Søknad fra I28 om solavskjerming med Zip-Screen. Datert 06.04.2015. Behandles under nye saker
      2. ii.      Søknad fra ovennevnte om solavskjerming med veranda pergola. Datert 06.04.2015. Behandles under nye saker
      3. iii.      Notat vedr beplanting utenfor leilighet K04 og innsyn til denne leilighet. Behandles under nye saker
      4. iv.      Avtale vedr regnskapsfører og regnskapsførsel med Saldo regnskap er sakt opp av Saldo as. Saldo as fører regnskap ut 2015. Dette er meddelt pr e-mail.
  2. Besvarte brev.
    1. i.      Ingen utsendelser i siste periode.
    2. ii.       
    3. 5.      Inngåtte avtaler
      1. Vaktmesteravtale.
        1. i.      Forespørsels brev sendt ut til beboerne og generell forespørsel til firmaer.
        2. ii.      Evaluering pågår. Det innstilles på å velge firma, ikke ansette noen. GT og WK arbeider videre med saken og sender ut innstilling og forslag til avtale. Avklares med styrets øvrige medlemmer ved bruk av e-mail. Legges inn til neste møte.
      2. Skjøtselsavtale av utearealer
        1. i.      SC har hatt gjennomgang av de leverte uteområder med Isachsen Anlegg (tidligere Eiker Grønt).
        2. ii.      Det lages en rapport av de opptredende forhold på generelt grunnlag.
        3. iii.      SC utarbeider forslag til kontrakt. Avklares med styrets øvrige medlemmer pr e-mail og legges inn til neste møte.

 

  1. 6.      Rapport fra de tre oppnevnte gruppene.
    1. Etablering av faggrupper- mandat og organisering.
    2. Økning av medlemmer
      1. i.      GT lager forslag til tekst om forespørsel til sameierne om evt. ønske om å delta i faggruppene.
  2. Etterlyste rapporter fra NJBAS.
    1. i.      Rapport om overtakelser, ett-årsbefaringer evt. senere befaringer er ikke mottatt. WK følger opp dette.

 

  1. 7.      Avviksmeldinger, behandling.
    1. a.      Det er sendt 33 avviksmeldinger.
    2. b.      Behandling av disse.
      1. i.      Vi har fått svar på de fleste avviksmeldinger. Må innkalle NJBAS til møte hvor alle avvikene gjennomgås. WK følger opp dette
      2. ii.       
      3. 8.      Nye saker.
        1. a.      Plan for utvendig vedlikehold
          1. i.      Det er behov for å utarbeide en plan for utvendig vedlikehold. I første omgang drøftes dette i faggruppene og deretter i styret.   Arbeidet organiseres av teknisk faggruppe.   
      4. b.      Solavskjerming med Screen og pergola. Saken bes vurdert i fagruppen for utomhusareal og deretter behandles via øvrige styremedlemmer på e-post og refereres i neste styremøte.
      5. c.       Internett side / Hjemmesider
      6.           i.      Enighet om å forespørre Hejll om hun kan utføre dette.
      7. d.      Klagesaker 

 

  1. 9.      Eventuelt

 

  1. 10.  Neste styremøte.
    1. a.      Det tas sikte på å avholde 6-7 møter pr år. Disse ønskes avhold på tirsdager. GT innkaller. Avklarer i perioden møtested og arkivplass.

Referat fra styremøte i Sameiet Utsikten Trinn 1 - November 2014

Referat fra styremøte i Sameiet NJB Utsikten Trinn 1 

Dato:              11. november 2014
Sted.               Salgskontoret
Tidspkt.:         Klokken 18:00 – 22:30
Deltagere:
-          Geir Teigstad
-          Håkon Kristiansen
-          Anders Sletten
-          William Kornmo
-          Hege Haukeland
-          Svein Carlsson
-          Verner Jensen (vara)
-          Helle M. Folkedal (vara)

Sak 1 – Referat fra forrige styremøte (5/14)

Referat fra styremøte 26. august ble sendt ut medio sept. Det var ingen innvendinger til referatet.

Vedtak: Referatet fra styremøte 26. aug. (5/14) ble godkjent.
 

Sak. 2 – Gjennomgang av regnskapet pr. 31.10.2014.

Et foreløpig regnskap pr. 31.10.14 viste et overskudd stort kr. 969.958,-.

Vedtak:  Økonomi og likviditet tas til orientering.

 

Sak. 3 – Utestående husleie pr. møtedato

Ingen restanser er over 90 dager.

Vedtak:  Status tas til orientering.


Sak 4 – Budsjett 2015

 

Styrets leder fremla et utkast til budsjett for 2015. Budsjettet er bla. basert på resultatprognosen pr. 31.10.14, inngåtte og løpende driftsavtaler samt budsjettet for 2014.

Til det fremlagte budsjettet kommenterte styrets leder at inntekter og utgifter har hensyntatt at inntekter og utgifter er skalert opp i og med at Bygg 1 «er med» for fullt i 2015.

Vedtak:  Vedtak om budsjett 2015 avventes inntil kostnader forbundet med ny vaktmesteravtale er avklart.

Sak 5 – Organisering av sameiet, arkivrom, kommunikasjon

Til styremøtet hadde internkontrollgruppa utarbeidet et dokument hvor de beskrev en organisering av sameiet som vil involvere og aktivisere flere beboere.  Internkontrollgruppa har i sitt arbeid pekt på ulike oppgaver som sameiet må ivareta, jf lover og forskrifter, og deres anbefaling er at dette best gjøres ved å opprette tre faggrupper:

1.  Bygning og tekniske installasjoner og utstyr
2.  Internkontroll, sikkerhet og overvåking
3.  Utearealer som fremstår som et vakkert og funksjonelt miljø.

Deltagere rekrutteres blant interesserte beboere.
Forslag til mandag utarbeides av gruppene og legges frem for vedtak på neste styremøte.

For øvrig ble det også diskutert arkivrom og kommunikasjon.  Styret ble informert om at utbygger skulle komme tilbake ila et par dager med løsningssforslag for arkivrom.  Kommunikasjon ble også diskutert og ulike modeller ble drøftet.  Begge punkter overføres til faggrupper for internkontroll og sikkerhet.

Sak 6 – Søknad om utvidet takterrasse fra E-10

Styret var forut for styremøte 6/14 på befaring hos tiltakshaver.

Til behandlingen av saken hadde styret mottatt en klage fra E-07. De opplyser bl.a. at en evt. utvidelse av omsøkte takterrasse vil gi deres leilighet en verdiforringelse og at deres leilighet nettopp ble kjøpt fordi leiligheten over hadde tilbaketrukket terrasse og således ikke kunne se ned på dem.

 

Ved behandlingen innledet styrets leder med å opplyse at saken hadde flere prinsipielle sider som styret måtte ivareta.

 

1)      Utvidelsen av takterrassen medfører en omdisponering av fellesareal til eksklusivt areal for tiltakshaver. En slik omgjøring trenger et vedtak på sameiermøtet, jf. over.

2)      En utvidelse av takterrassen mot sørvest medfører at rekkverk vil komme helt i fasaden og således gi den effekt at fasaden vil oppleves som større/høyere. Nettopp av den grunn har arkitekten i all hovedsak trukket takterrassene inn fra fasadelivet.

3)      En utvidelse av takterrassen mot sør vil gi direkte innsyn ned på balkongen til E07, noe som ikke er positivt.

4)      En evt. godkjenning av omsøkte tiltak vil gi tiltakshaver en verdiøkning (større takterrasse) på bekostning av bl.a. E07, som får direkte gjenboere og antagelig en verdiforringelse.

5)      En evt. godkjenning vil også medføre at andre tilsvarende takterrasser vil ha anledning til å utvide disse (presedens)

 

Styret var helt enig disse prinsipielle sidene, og under behandlingen ble det raskt klart at styrets medlemmer var negative til det omsøkte tiltaket.

Vedtak:  Søknad om utvidet takterrasse imøtekommes ikke.

Sak 7 – Gjennomgang av avviksmeldinger

Til styremøtet hadde internkontrollgruppa utarbeidet 28 avviksmeldinger adressert til utbygger.
Styret tok ikke stilling til hva som evt. skulle endres eller holdes tilbake, men mente oversikten i sin helhet burde sendes over til utbygger.
Til denne saken meldte styrets leder og Håkon Kristiansen seg inhabile.

Vedtak:  28 avviksmeldinger, slik de er fremlagt for styret, oversendes utbygger.

Sak 8 – Avvik på private/felles utearealer

Styret er blitt gjort oppmerksom på at E03 har tatt opp og fjernet eksisterende planter og at det er gjort gravearbeider i parsellen som har medført et stort står i hagefeltet.

Hvilken reaksjonsform styret har burde iverksette ble diskutert, men det var enighet om at E03 selv må få anledning til å rette opp skadene før arbeidene evt. settes bort til andre profesjonelle gartnere.  Styret mente også at E03 burde få en rimelig frist på seg til å ordne opp i dette, kanskje med en tilbakemelding på hvordan dette er tenkt utført innen jul og ferdigstilt innen 1. mai 2015.

Vedtak:  E03 bes snarest mulig å sette hageparsellen tilbake i den stand det var før inngrepet skjedde.  Arbeidene må utføres på en god, håndverksmessig måte.  Frist for å informere styret hvordan dette er tenkt utført settes til 31.12.14.

Sak 9 – Prinsippavklaring rundt hellelegging over sameiets fellesarealer, jfr tidligere sak.

Saken vil nå bli en del av det arbeidet som utegruppa vil måtte jobbe med, jf. Sak 5.  Saken vil således bli å behandle når deres innstilling/anbefaling fremlegges for styret.

Sak 10 – Utgår

Sak 11 – Vaktmesteravtale 2015

Sameiet har en avtale med NJB om kjøp av vaktmestertjenester.  I og med at Bygg 1 nå også er tillagt sameiet, vil arbeidsmengden på vaktmester bli så stor at NJB ikke lenger har kapasitet til å kunne tilby sameiet vaktmestergjenester, og at dette fortrinnsvis må skje raskest mulig. NJB vil i en overgangsperiode bistå slik at ny vaktmester/driftsleder får en best mulig overlapp.

Vedtak:  Styret innhenter snarest mulig tilbud på vaktmestertjenester tilpasset omfanget.

Sak 12 – Diverse rundt driften av sameiet

A)  Status feil/mangler ved overtagelsene – ute og inne, oppsummering
Gjenstående feil og mangler er nå inntatt i det pågående arbeidet rundt internkontrollsystemer.

B)  Søppel/lukt i fbm sameiets avfallsbeholdere ved badestrand
Gjenstående feil og mangler er nå inntatt i det pågående arbeidt rundt internkontrollsystemer.

C)  Søppelsystem og frost
Gjenstående feil og mangler er nå inntatt i det pågående arbeidt rundt internkontrollsystemer.

D)  Ståldører fra bl.a. garasjen
Gjenstående feil og mangler er nå inntatt i det pågående arbeidt rundt internkontrollsystemer.

E)  Diverse feil og mangler i hht skriv fra styremedlem og mail av 12. april
Gjenstående feil og mangler er nå inntatt i det pågående arbeidt rundt internkontrollsystemer.

F)  Beising av fasader
Vedtak:  Beising av fasader stilles i bero frem til 2015, hvor forholdet vurderes på ny.

G)  Videoovervåking av garasjene
Styret har startet arbeidet med å kartlegge kostnader og behov for å videoovervåke garasjen.  Etter hva styret hittil har fremskaffet av tilbud ligger investeringene i størrelsesorden 150 til 200.000,- for nødvendige utstyr, kabling og montering for P1 og P2.

H)  Bekymringsmelding vedr. fukt fra E05
To av styrets medlemmer har undersøkt monteringsanvisningen opp mot faktisk utførelse og deres konklusjon er at dette er i orden.

Sak lukkes.

 

Sak 13 – Kort info fra utbygger ang. Bygg A, B og C, Bygg I samt Hagebyen

 

Utbygger opplyste at salget av Husene A, B og C pågår for fullt. Oppstart av byggearbeidene vil avhenge av et tilstrekkelig antall salg. Pr. møtedato er det solgt 13 av 39 leiligheter i dette trinnet.
I Bygg I er 30 av 37 leiligheter solgt og leilighetene ble lever i oktober.
Utbygger har startet salget av Bygg K2, og pr. møtedato er 1 enhet solgt.

Styret tok informasjonen til orientering.

Sak 14 – Eventuelt

 

Valgkomité:
Styret har mottatt en forespørsel om hvilken kompetanse de valgbare representantene bør inneha for et effektivt og godt sameierstyre.
Et samlet styre mente at en tilbakemelding til valgkomitèen er at eksisterende styret har den nødvendige kompetansen som gir et effektivt og godt styre.

Lading av el-biler, opplegg av felles strømkurs for senere tilkobling blant beboere:
Styret ønsket at det til neste styremøte ble fremlagt et konkret tilbud på ovennevnte tiltak.  Da investeringen bør ha et visst antall interessenter for å bli effektuert, ønsket styret at det ble utført en behovsanalyse før tiltaket evt. iverksettes.
Vedtak:  Det fremskaffes et konkret tilbud på fremføring av felles strømkurs for tilkobling av strøm til lading av El-bil.  Før tiltaket effektueres skal det utføres en behovsanalyse.

Julegrantenning:
Sameiet forespurte utbygger hvorvidt de også i år vil bistå sameiet med å fremskaffe og lyssette en julegran. Dette responderte utbygger positivt på. Julegrantenningen vil finne sted lørdag 29. nov. eller søn. 30. nov. Styret i sameiet er positive til å bekoste godteposer til barna.  En av styrets varamedlemmer sa seg villig til å ha regien på dette arrangementet.

 

Ettermontering av dørautomatikk – dekning av egenandeler:

Et av styremedlemmene hadde fått en forespørsel fra flere beboere hvordan sameiet stilte seg til dekning av deres egenandeler i fbm. ettermontering av automatiske døråpnere i regi av Sande kommune.

Til saken ble det opplyst at ettermonteringen av dørautomatikk vil være Sande kommune sin eiendom, og at kommunen har rett til å fjerne dette utstyret dersom behovet ikke lenger er til stede.
Ved behandlingen mente styret at slik ettermontering ikke fullt ut kunne forsvares som en felleskostnad da tiltaket kun kommer et begrenset antall beboere til gode
Vedtak:  Søknad om dekning av egenandeler i fbm ettermontering av dørautomatikk kan ikke imøtekommes.

Dårlig vannkvalitet på drikkevannet – dekning av utlegg i fbm analyse av vannprøve:
Styret har blitt tilskrevet av en beboer, som på eget initiativ har iverksatt og bekostet analyser av vannkvaliteten i sameiet.

Beboerens konklusjon er at vannkvaliteten langt fra er tilfredsstillende, det må tas jevnlige vannprøver som analyseres og utlegg hun har hatt hittil bes dekket av sameiet.

Til saken ble det understreket at kvaliteten på vannet er et kommunalt ansvar. I den grad sameiet har filtre eller lignende, ut over hva kommunen selv har montert av filtre, er dette selvsagt et sameieansvar å rengjøre/kontrollere jevnlig.
I denne saken var styret negative til å refunere beboerens utlegg, da denne utgiften ikke er godkjent i styret samt at vannkvaliteten ikke er et sameieansvar.
Vedtak: Den enkelte beboer kan ikke påføre sameiet utgifter uten forutgående godkjenning og fullmakt fra styret eller generalforsmaling.


Sande, 11. november 2014