Referat styremøte nr. 9 - 2016

Sameiet NJB Utsikten Trinn 1

Styremøte nr. 9 - 2016

22.11, Kl. 1900-2100

Til stede: Geir Teigstad (GT), Vivi Lund (VL), William Kornmo (WK), Helge Thomassen (HT), Runar Bakken (RB), Per Kr. Horntvedt (PKH)

 

Fravær: Jan Arild Rygg (JAR), Ulf Løvaas (UL)

Saksnr

Beskrivelse

Ansvar

44/16

Innkalling og referat

 

 

Vedtak: Referat fra møte 8/16 godkjennes

 

 

 

45/16

Økonomi

 

  • Regnskap pr. oktober gjennomgått. Regnskap viser et foreløpig  overskudd 933.000,- hiå. Det er ikke gjort avsetning for dørautomatikk som kommer til belastning i 2016.
  • Budsjett 2017 gjennomgått. Sameiet øker med 39 boenheter og budsjettet hensyntar dette. Samlet budsjettramme er satt til ca 6,5 mill NOK.
  • Faktura dørautomatikk. Samlet fakturabeløp er nå splittet og fordelt mellom utbygger og sameiet ihht avtale inngått tidligere i juni.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

1)      Styret tar regnskap pr. oktober til orientering.

2)      Styret godkjenner budsjett 2017 med de kommentarer og innspill som kom i møtet.

 

 

 

GT

46/16

Status fagområder

 

a)       Teknisk – William Kornmo

-          Anbudsbeskrivelse for vedlikehold av fasade for E,F og H3 er ferdig og vil bli sendt på anbud i januar.  

b)      Uteareal – Jan Arild Rygg

-          Ikke noe spesielt å melde. JAR er ikke til stede.

c)       Internkontroll og sikkerhet – Ulf

-          Ikke noe spesielt å melde. UL ikke til stede

 

 

Styret gjorde følgende vedtak: Styret tar informasjon fra faggruppene til orientering

 

 

 

 

WK

 

JAR

 

UL

47/16

Status hus A,B,C

a)       Reseksjonering gjennomført. E.o. sameiermøte 10. november.

b)      Hus B,C flytter inn i perioden 15-20 desember. Hus A i slutten av januar.

c)       Detaljplan for innflyttingen er utarbeidet og sendes over til forretningsfører.

 

Styret gjorde følgende vedtak: Styret tar saken til orientering

 

 

 

 

GT

48/16

Gjesteparkering

a)       Systemet med merkelapper er innført.

 

Styret gjorde følgende vedtak: Styret tar saken til orientering

 

 

 

GT

49/16

Valgkomite

-          Sameiermøtet i april vedtok å videreføre valgkomiteen og gav styret i oppdrag å peke ut personer som medlemmer. Komiteen ledes nå av Sten Waløen i K2.

-          Videre gav årsmøtet styret i oppdrag å komme med forslag til vedtektsendringer slik at valgkomitearbeidet blir beskrevet her.

-          Vi trenger forslag til personer som skal inn i valgkomiteen og dernest et oppdrag til komiteen slik at den kan starte arbeidet.

-          GT koordinerer dette. Styrets medlemmer sender inn forslag til personer og evt endringer av vedtekter til GT

 

Styret gjorde følgende vedtak: Styret tar saken til orientering

 

 

 

GT

50/16

Telenor basestasjon

-          Det er fremmet forslag om å sette opp telenors basestasjon på I-bygget.

-          Begrunnelsen er at det gamle admbygget er revet og at basestasjonen da måtte flyttes.

-          Flere av styrets medlemmer uttrykte skepsis til at antennen skal settes på I-bygget og bad om en mer detaljert informasjon før evt vedtak kan fattes. Herunder bes det om at Telenor vurderer å sette opp antennen på teknisk bygg som blir stående i 5 år til. Deretter kan man vurdere å sette opp basestasjonen på N-bygget

 

 Styret gjorde følgende vedtak: Styret tar sakene til orientering.

 

 

 

GT

51/16

Oppsummering av møtet med utbygger

-          GT/WK gjennomgikk de viktigste punktene fra siste møte med utbygger

 

52/16

Styrets møteplan for 2017

Styremøte 1: 17. jan

Styremøte 2: 14. mars

Sameiermøte: Mars/april

Styremøte 3: 24. april

Styremøte 4: 20. juni

Styremøte 5: 22. august

Styremøte 6: 26. sept

Styremøte 7: 24. okt

Styremøte 8: 28. nov

 

 

 

 

 

 

 

 

Sameiet Utsikten trinn 1

25.10.2016

 

 

 

________________                     _________________                         ________________

Geir Teigstad                               Vivi Lund                                           William Kornmo

      styreleder

 

 

 

________________                     _________________                         ________________

Jan Arild Rygg                             Helge Thomassen                               Runar Bakken

Referat styremøte nr. 8 - 2016

25.10, Kl. 1830-2100

Til stede: Geir Teigstad (GT), Vivi Lund (VL), William Kornmo (WK), Helge Thomassen (HT), Runar Bakken (RB), Jan Arild Rygg (JAR), Ulf Løvaas (UL), Per Kr. Horntvedt (PKH)

Saksnr

Beskrivelse

Ansvar

37/16

Innkalling og referat

Referatet manglet en halv setning. Rettes opp.  

 

Vedtak: Referat fra møte 7/16 godkjennes

 

 

 

38/16

Økonomi

 

  • Regnskap pr. sept. Viser 1,3 mill i positivt avvik. Kostnader ifb med dørautomatikk er ikke medtatt og vil dermed redusere det endelige resultat når året er omme.
  • Budsjett 2017 er i prosess. Behandles i neste styremøte

 

Styret gjorde følgende vedtak: Styret tar regnskap pr. september til orientering.

 

 

 

GT

39/16

Status fagområder

 

a)       Teknisk – William Kornmo

-          Dørautomatikk, fysisk installasjon er ferdig. Fjernkontroller er bestilt og deles ut ca 1. november. Fakturagrunnlag vil utarbeides og sendes utbygger ila november.

-          Anbudsprosess for vedlikehold av fasade igangsettes rett over nyttår. Tegninger foreligger.

-          Kontrollbefaringer er gjennomført. Protokoller foreligger med unntak av en fra I-bygget. Denne etterspørres i neste møte med utbygger.

b)      Uteareal – Jan Arild Rygg

-          Arbeidet med utearealene rundt ABC er godt koordinert med sameiet.

-          Rekkverk ved spansketrappen etterlyses. Det er montert i tilsvarende trappeløp og bør også på plass her. Vi tar det opp i neste møte med utbygger.

c)       Internkontroll og sikkerhet – Ulf

-          Brannøvelse – orienterer om øving/gjennomgang med brannvesenet 2. november. Nye instrukser gjennomgått. Brannteppe deles ut til de første 100 som deltar.

 

Styret gjorde følgende vedtak: Styret tar informasjon fra faggruppene til orientering

 

 

 

WK

 

 

 

 

 

 

 

 

 

JAR

 

 

 

 

 

UL

40/16

Status hus A,B,C

a)       Gjennomgang av utomhusplan. JAR orienterte om planene og samarbeidet med utbygger/OBAS

b)      E.O.sameiemøte ifb med reseksjonering 10. november. GT orienterte om planlagt møte.

 

Styret gjorde følgende vedtak: Styret tar saken til orientering

 

 

 

 

GT

41/16

Gjesteparkering

a)       Parkeringstillatelse – etablering av merking av biler på gjesteparkering iverksettes.

Merkelapper er trygt opp og vil bli hengt opp på de enkelte plasser. Styret følger opp med informasjon til alle beboere.

 

Styret gjorde følgende vedtak: Styret tar saken til orientering

 

 

 

GT

42/16

Orienteringer

-          Riving av det gamle admbygget er igangsatt

-          Kiwi har fått igangsettingstillatelse

-          De tekniske arbeider i P1,2,3,4 er ferdigstilt.

-          Kontoavtale – 3 mill er flyttet over til konto med høyere rentebetingelser.

-          Ny avtale vaktmester – pga økt arbeidsmengde og flere hus som innlemmes i sameiet øker vi antall timer med vaktmester.

-          Avtale med elektriker – Det inngås avtale med Knut Halvorsen på elektrikerarbeid for sameiet.

-          Søppelanlegg – Det etterspørres om avfallsanlegg er prosjektert i A,B,C. I følge tegningene er dette planlagt.

 

 

Styret gjorde følgende vedtak: Styret tar saken til orientering

 

 

 

GT

43/16

Evt

-          Mating av fugler

Det oppfordres til ikke å mate fugler på balkongene.

-          Oppbevaring av saker og ting i garasjen

Flere og flere setter i fra seg ting i garasjen. Det oppfordres til å holde parkeringsplassen ryddig.

-          Badetrapp

Det ble stilt spørsmål om sameiets holdning til etablering av badetrapp. GT informerte om at sameiet har signert på nabovarsel. Velforeningen har regien i etableringen og herunder også finansieringen.

-          Fellesmøter – info

Det er løftet som en problemstilling at flere ønsker mer informasjon om forhold som knytter seg til sameiet og utvikling av området. Det vil i denne forbindelse legges opp til eget infomøte rett i etterkant av Sameiermøtet/årsmøtet til våren

 

 Styret gjorde følgende vedtak: Styret tar sakene til orientering.

 

 

 

GT

 

 

 

 

 Neste møte:     22. november

 

 

Sameiet Utsikten trinn 1

25.10.2016

 

 

 

________________                     _________________                         ________________

Geir Teigstad                               Vivi Lund                                           William Kornmo

      styreleder

 

 

 

________________                     _________________                         ________________

Jan Arild Rygg                             Helge Thomassen                               Runar Bakken

 

Referat styremøte nr. 7 - 2016

30.08, Kl. 1830-2100

Til stede: Geir Teigstad (GT), Vivi Lund (VL), William Kornmo (WK), Helge Thomassen (HT), Runar Bakken (RB), Jan Arild Rygg (JAR), Ulf Løvaas (UL), Per Kr. Horntvedt (PKH)

29/16 Innkalling og referat 

Ingen kommentarer til referatet. 
Vedtak: Referat fra møte 6/16 godkjennes

30/16 Økonomi

- Regnskap pr. juli, viser et resultat på kr+738.614,33 mot budsjett kr-222.366,67. Alle inntekter av fellesarealer samt refusjon fra forsikringsselskap er bokført. Dette gjør at vi så langt i år har fått et godt resultat. 

- Vi har mottatt tilbud fra Ørland Sparebank om rente på 1,5% for vårt fond. OBOS-banken har gitt tilbud på 0,7%. Flytting av fondsmidler til ny konto skjer ila høsten. Vedtak: Styret tar regnskap pr. juli til orientering.  

31/16 Status fagområder

a) Teknisk – William Kornmo
- Forslag til detaljer ift bestilling av dørautomatikk ble lagt frem og gjennomgått. Arbeidet påbegynnes 5. sept. 
- Kontroll av utvendig gassanlegg ble gjennomført 24/8. Det er registrert noen avvik ifb. med kontrollen.  Vi har bestilt en kontroll av alle innvendige anlegg ila september. Vaktmester koordinerer dette sammen med RSM.  
- Etablering av renseanlegg for avfallsanlegget ved K1 er igangsatt og vil bli montert ila høsten. 
- Det er ønskelig med utvendig vask av fasader, dette vil gjøres parallelt med bestilling av utvendig beising.
Planlegging startet opp.

b) Uteareal – Jan Arild Rygg
- Blomsterkassene på brygga vil bli ivaretatt av utegruppen.  Grøntarealet for øvrig ivaretas av Isachsen. Det vurderes fortløpende behov for ekstra skjøtsel mht klipping, ekstra jord, nye planter mm.
- Forslag til etablering av eget lufteområde for hunder. Dette er en god ide, men må tas med utbygger. Vi har ikke eget uteareal som er stort nok til å kunne ivareta et slikt behov.
- Det er et økende problem med måker på taket. Tiltak som kan motvirke støy imøteses. Et av tiltakene som vil vurderes videre er å gjennomføre en opprydding på våren. Oppgaven legges til vaktmester.

c) Internkontroll og sikkerhet – Ulf
- Det planlegges gjennomføring av brannøvelse i slutten av oktober. 
- Instruks for hvordan renhold skal utføres etterlyses. Det oppleves som 

Vedtak: Styret tar informasjon fra faggruppene til orientering

32/16 Oppfølging av tidligere saker

a) Søknad F05/08
Etter en grundig gjennomgang av saken er det enighet om at søknad om montering av vindskjerming i F05/08 bør behandles i neste ordinære sameiermøte. Enighet om at GT sender svar tilbake til de to eierne

b) Ny henvendelse fra F09
Brev gjennomgått. Etter en diskusjon om innholdet i brevet ønsker styret at saken skal behandles på neste ordinære sameiermøte. Enighet om at GT sender svar til beboer.

Styret tar sakene til orientering

33/16 Nye saker

a) Søknad
Uformell henvendelse ift utbygging. Beboer ønsker å flytte ytterveggen ut til rekkverk på terrassen og på den måten bygge inn terrassen.  Styret var på befaring og fikk en orientering om forslaget. Deretter diskuterte styret muligheten for å støtte forslaget. Forslaget må behandles på årsmøtet/sameiermøte da det kreves reseksjonering av arealer fra fellesareal til tilleggsareal. For å få dette i gjennom kreves det 2/3 flertall i sameiermøtet. Styret vil ikke anbefale søknaden. GT gir svar tilbake.

b) Søknad  om montering av screen mellom to stolper godkjennes. 

c) E-post fra beboer med spørsmål gjennomgått. GT svarer ut direkte.

Styret gjorde følgende vedtak:
- Anbefaler ikke flytting av vegg
- Godkjenner montering av screen mellom stolper
- GT svarer på epost til beboere

34/16 Vedlikehold av fasade

Arbeidet med å forberede anbud er igangsatt. Tegningsgrunnlag av fasader innhentes fra utbygger og benyttes til arealberegninger. Det mangler fortsatt noen tegninger. Anbudsgrunnlag sendes ut ila høsten for innhenting av tilbud på renhold av fasaden samt beising av 1. byggetrinn.

Styret gjorde følgende vedtak: Styret tar saken til orientering

35/16 Forslag om etablering av nytt sameie

Det er sendt inn forslag til etablering av nytt sameie fom. fk. seksjoneringsmøte. Konkret ønskes det at A,B,C skal danne grunnlaget for nytt sameie.  Styret diskuterte saken og viste bl.a til utbyggers rett nedfelt i salgsdokumentene for hver enkelt kjøper. Her fremgår det bla. at utbygger vil etablere sameie og her seksjonere inn nye boenheter så lenge det er behov og naturlig. Det er lagt opp til 350-400 boenheter i SE utsikten trinn 1. 

Før vi går videre med denne saken bes det om en juridisk avklaring av problemstillingen fra juristene i OBOS.

Styret gjorde følgende vedtak: Styret ber om en juridisk avklaring fra OBOS

36/16 Eventuelt 

- Sykkelparkering
Det etterlyses sykkelparkering i alle parkeringsområder. GT jobber med saken, og regner med at dette løses etter åpning av utvidelsen i P1-2

- Jacussi
Flere har etablert jacussi på sine terrasser. Dette må det advares i mot. Terrassene er ikke dimensjonert for den tyngden som dette medfører.

- Trivselsregler
Det er ønskelig med en gjennomgang og revisjon av trivselsreglene. 

Styret gjorde følgende vedtak: Styret tar sakene til foreløpig orientering

 

Referat styremøte nr. 6 - 2016

Til stede: Geir Teigstad (GT), William Kornmo (WK), Helge Thomassen (HT), Runar Bakken (RB), Jan Arild Rygg (JAR), Ulf Løvaas (UL), Per Kr. Horntvedt (PKH)

Fravær: Vivi Lund

Saksnr

Beskrivelse

Ansvar

22/16

Innkalling   og referat

Ingen kommentarer til referatet. 

Vedtak: Referat   fra forrige møte godkjennes

 

 

 

23/16

Økonomi

Regnskap pr. mai, viser positivt resultat med kr 57000,- mot budsjett   - 300.000,-

a)      Felleskostnader   for K 2 fakturert i juni med tilbakevirkende
         kraft til februar

b)      Tilbud   på rente på vedlikeholdsfondet innhentet, varierende 
         fra 0,7%- 1,5%.

c)       Årsregnskap   2015, godkjent 

Vedtak: Styret   tar regnskap pr. mai til orientering.

 

 

 

GT

24/16

Status   fagområder 

a)      Teknisk – William Kornmo

Det er   utarbeidet kontrakt og plan for gjennomføring av montering av dørautomatikk

Det er innhentet   tilbud på alternativ strømleverandør, kan gi en liten innsparing.

Dørmatter   mangler flere steder. Det bes om at STIL legger ut flere

 

b)      Uteareal – Jan Arild Rygg

Blomsterkasser,   tilbud fra Sande kommune på 12000,- for skjøtsel.

Ny innkjøringsvei   til P1 åpner 29. juni

Trapp ned til   badeplass, anbefaler velet å søke om støtte fra fondet til Einar Wahlstrøm

Ferdsel på   brygga, bør vi vurdere en vaktordning?    Forutsetter evt. Avtale om tredelt kostnadsdeling, SE, NJB, SK

 

c)       Internkontroll og sikkerhet   – Ulf

Ledelys bør   vurderes utskiftet med annen automatikk

Ny inndeling i   brannsoner, gjennomgås

 

Vedtak: Styret tar   informasjon fra faggruppene til orientering

 

 

 

WK

 

 

 

 

 

 

 

 

JAR

 

 

 

 

 

UL

25/16

Byggesøknader

Det er mottatt fire søknader om endringer, montering og eller   utbygging.

  1. Tilbygg   K2, etter en diskusjon i styret ble det gjennomført en befaring. Konklusjonen   etter befaringen er at vi ikke vil anbefale tiltaket. Styret er enstemmig i   sin innstilling og er for øvrig på linje med de mange naboer som har kommet   med sine innsigelser. Det er etter styrets mening vanskelig å se at dette   tiltaket kan gjennomføres.
  2. Søknad   om overbygg på terrasse samt montering av Capanno markise Overbygg av terrasse   er en betydelig fasadeendring hvor det kreves godkjenning fra teknisk etat i   Sande Kommune. Det må på forhånd innhentes kommentarer fra naboer   (nabovarsel), samt utredes teknisk løsning med bæring ved snøfall, vannavløp,   mm. Risiko for lekkasjer er til stede og må beskrives i søknaden. Styret   ønsker ikke å ta stilling til dette før en evt byggesøknad er ferdig   utarbeidet.
    Capanno markise i 5.etg.
    Vi er usikre på om den skisserte løsningen blir pen.    Det er mulighet for å trekke   markiseduken ned i forkant, slik at man får et lukket rom bak markisen. Dette   er ikke ønskelig. Det finnes løsninger hvor man har en fast ramme som festes   i vegg og gulv, men duken kan bare gå fram til knekkpunktet. Markiser som   tilfredsstiller disse kravene kan og er allerede godkjent.

    3. Søknad   om montering av aircondition.
    Styret er skeptisk til å tillate montering av   utstyr på fasadene som kan være til sjenanse for andre beboere f.eks gjennom   støy fra utvendig motor. Det finnes to alternative løsninger for skygge og   beskyttelse mot sol, det ene er folie på utsiden av vinduene, en annen   mulighet er lameller på innsiden, evt montering av begge deler vil gi god   effekt. Dette er med hell montert i flere leiligheter og disse kan kontaktes for   konsultasjon.

    4. Søknad   om heving av pergula med 20 cm.
    Tiltaket bør kunne la seg gjennomføre forutsatt at   det monteres av fagpersoner. Utvendig plater må tas av før remonteringen av   selve pergolaen. Styret vil be om at følgende vilkår tilfredsstilles:
    Nødvendig sikring av bæresystem og innfesting må   dokumenteres fra ansvarlig prosjekterende som må utarbeide tilstrekkelig   produksjonsunderlag. Arbeidene må utføres av ansvarlig entreprenør.

 Styret har gjort følgende enstemmige vedtak:  

           1.  Søknad om tilbygg K2 avslås

           2. 
Søknad om tilbygg på terrasse behandles   når en
                evt byggesøknad foreligger. Montering av markise
                innenfor sameiets standard godkjennes

           3. 
Søknad om montering av aircondition avslås

           4. 
 Søknad om heving av pergola godkjennes

 

 

 

GT

26/16

Gjesteparkering

Vi har etter lang tid fått gjennomslag for at det skal   være innvendig gjesteparkering for besøkende til de som bor på brygga. Det er   dessverre noen av beboerne som benytter disse plassene og dermed reduserer   den samlede kapasiteten. Dette er meget uheldig og ikke ønskelig. Styret   mener dette må påtales. Vi kommer tilbake til hvordan dette skal gjøres, men   vil i mellomtiden legge ut egen informasjon på hjemmesiden. 

Vedtak: Tas til   orientering

 

 

 

GT

27/16

Vedlikehold av fasade 

Arbeidet med å forberede anbud   er igangsatt. Tegningsgrunnlag av fasader innhentes fra utbygger og benyttes   til arealberegninger. Anbudsgrunnlag sendes ut ila høsten for innhenting av   tilbud

 

 WK

28/16

Eventuelt 

  •   Grågås, det er fra utbygger varslet skyting av    gasspatroner/skremme skudd for å få bukt med gåseproblemet.
  •   Bråk i en av leilighetene, er håndtert av   eier.
  •   Trivselsregler bør revideres, tas som sak på   neste styremøte
  •   Hjemmeside, Ulf er vikar og legger ut informasjon   når redaktør Tove trenger avløser.
  •   SMS varsling, er dette ønskelig, Ulf jobber   med et tilbud fra Telenor.

 

 

 

     
 

Referat styremøte nr. 5 - 2016

Til stede: Geir Teigstad (GT), William Kornmo (WK), Vivi Lund (VL), Helge Thomassen (HT), Runar Bakken (RB), Jan Arild Rygg (JAR), Ulf Løvaas (UL), Per Kr. Horntvedt (PKH) 

Saksnr

Beskrivelse

Ansvar

14/16

Innkalling   og referat

Ingen kommentarer til referatet. Det er ønskelig å minne OBOS om   tilgang til styrerommet for hele styret, samt riktig epostadresse for de   enkelte medlemmer. 

Vedtak: Referat   fra forrige møte godkjennes

 

 

 

15/16

Økonomi

a.  Regnskap pr. april

Spørsmål om   merforbruk på noen poster. GT orienterte om felleskostnader for K2. Vi må be om høyere rente for vedlikeholdsfondet. GT sjekker i andre banker.

b.  Avregning gass og strøm,   gjennomgang av detaljer

Vivi gjennomgikk   status for utsendelsen og bakgrunnen for regnestykket. Vi sender grunnlaget   over til de enkelte styremedlemmer.

c.  Kajakkrom, felleskostnader   for 2017

Forslag til   fordeling av kostnader vedtatt

d.  Styrehonorar, fordeling

Totalt er det   budsjettert med kr. 100.000,- Vanlig fordeling tilsier 50% til styrets leder og resten fordelt likt på de fem andre medlemmene. Flere av medlemmene ønsket   en annen fordeling. Ulike fordelinger ble gjennomgått og til slutt endte vi   opp med følgende fordeling: Styreleder får 30-tusen, fagansvarlige får   15-tusen, styremedlemmer utover det får 10-tusen, mens varamedlemmer får kr 500,- pr. oppmøte.

                                                       

   

Geir kr. 30.000,-

   
   

William kr. 15.000,-

   
   

Vivi kr. 15.000,-

   
   

Helge kr. 10.000,-

   
   

Jan Arild kr. 15.000,-

   
   

Runar kr. 10.000,-

   
   

Per Kr. 500,- pr. møte

   
   

Ulf kr. 500,- pr. møte

   

 Vedtak: Styret   tar regnskap pr. april til orientering.

 

 

 

GT/VL

16/16

Status   fagområder

 

a)      Teknisk – William Kornmo

  1. Avtale om dørautomatikk er   signert.
  2. Gjennomgang av tilbudene   etter kriterier satt opp på forhånd, konkluderer med Assistent Partner som   rimeligste og beste løsning.

-            Tilbudet   aksepteres, og bestilling iverksettes

-            Brikker   bestilles samtidig

-            Klemsikring   bestilles, men monteres ikke

-            Kontrakten   signeres

b)      Uteareal – Jan Arild Rygg

  1. Vanningsanlegg   samt omplanting foran E planlegges
  2. Sande   Kommune har henvendt seg til oss ift å ta hånd om kassene på bryggen. Vi ber   om dialog og avklarer pris.

c)       Internkontroll og sikkerhet   - Ulf

  1. Årlig brannøvelse   planlegges. Omfanget er ikke avklart ennå, men info gis etter hvert.   Hensikten er å få prøvd varslingssystem og oversikt.
  2. Oppdatering av hjemmeside   etterlyses. Ulf tar kontakt med Tove med forslag til endringer.

 Vedtak: Styret tar   informasjon fra faggruppene til orientering

 

 

 

WK

 

 

 

 

 

 

 

 

JAR

 

 

 

UL

19/16

Søknad om montering av glassvegg

Det er mottatt søknad om montering av glassvegg ut mot Kaiveien .

Sameiet godkjente i  e.o.   sameiermøte i 2013 kun en modell for vindskjerming. Modellen er   hev/senk glass med total høyde på 190 cm. Styret har ikke fullmakt til å tilsidesette   vedtak fra sameiermøtet og kan dermed ikke godkjenne søknaden.  På årsmøtet i 2016 ble prinsippmodell for   behandling av slike saker gjennomgått. Planen var bla at styret i etterkant   skulle kunne realitetsbehandle alle typer saker av denne art. Sameiermøtet   var skeptisk til modellskifte og det lyktes derfor ikke å fatte noe vedtak om   endringer i det møtet.

 Vedtak: Søknaden avslås og svar sendes  

 

 

 

GT

20/16

Leie av møtelokale

Det er innhentet to tilbud om leie/lån av møterom for   sameiets møtevirksomhet. Tilbudene er nokså like i kvalitet og størrelse, men   prisen er forskjellig. Vi bør derfor velge den rimeligste løsningen.

 Vedtak: Sameiet   inngår avtale om lån av møterom

 

 

 

GT

21/16

Eventuelt

-            Tilleggsareal R-bygget

Det er behov for friarealer   som sameiet kan benytte til selskaper, møter, trimrom etc. Det er bedt om at   utbygger, NJBAS tegner og prissetter ca 500 kvm ifb med planleggingen av   R-bygget

-            Elektro tilbud

Det skiftes mange lyspærer   på bruket. Forslag om å utrede hva det vil koste å skifte ut til   led-belysning.

 

 

 

WK

 

 

 

RB

 

Referat styremøte nr. 4 - 2016

Referat fra styremøte nr. 4 - 2016 

Sted: Bølgetoppen, 27.04, Kl. 1830-2100

Til stede: Geir Teigstad (GT), William Kornmo (WK), Vivi Lund (VL), Helge Thomassen (HT), Runar Bakken (RB), Jan Arild Rygg (JAR), Ulf Løvaas (UL) 

Saksnr

Beskrivelse

Ansvar

8/16

Konstituering av nytt styre

- Innmeldingsskjema til Brønnøysund ble signert.

- Protokollen fra sameiermøtet ble gjennomgått og   kommentert.

- Hjemmesiden skal fornyes med bilder og navn på   styrets medlemmer.

 

Vedtak: Det nye   styret er konstituert, protokollen fra årsmøtet tas til orientering og våre   hjemmesider blir oppdatert med ny informasjon.

 

 

9/16

Oppsummering og refleksjon etter sameiermøte

Selve møteledelsen/ gjennomføringen kunne vært styrt   bedre fra møteleders side. Valget av nye representanter til styret kunne vært   styrt bedre. Noen avstemminger burde vært gjort skriftlige. Gjennomføringen   av møtet tok lang tid. En god del kunne vært redusert dersom de enkelte saker   var blitt gitt klare tidsrammer.  Orienteringssakene   burde vært lagt inn etter at ordinært sameiermøte var avviklet.

 

Vedtak:   Læringspunktene tas til orientering. 

 

 

 

10/16

Status for noen konkrete saker:

-            Dørautomatikk

Det er enighet om å gå videre med utbygger slik at   sameiet kan få oppgradert dørene og installert automatikk ila kort tid. Saken   er satt opp som tema på fk møte med utbygger.   Innhentede tilbud fra leverandører vil bli   gjennomgått og vurdert slik at oppstart av arbeidet kan skje før sommeren.

-            Vindskjerming

Med bakgrunn i diskusjonen i sameiermøte ønsker styret   at arbeidet videreføres.  En   gjennomgang av sameiets vedtekter og trivselsregler i lys av rammetillatelsen   og gjeldende forskrifter kan bli retningsgivende for hvordan slike saker skal   håndteres. I dialog med teknisk etat i Sande Kommune er det signalisert flere   krav (se nedenstående) som må være oppfylt før endringer som beskrevet kan   gjennomføres. Det vil si at hver enkelt sak først må behandles av styret. Deretter   må søknad for hvert enkelt bygg sendes Sande kommune. Søknadene gjelder   endringer som kan defineres som fasadeendringer, herunder vindavskjerming,   hel eller delvis innglassing, montering av pergola med eller uten stålrammer   samt montering av maskinelle utstyrsenheter på veggene, herunder også   markiser. Sande Kommune har følgende krav til sameiet:

■       Til avskjerming skal det benyttes glass av   samme type som ellers på bygningen.

■       På bakgrunn av tiltakets omfang vurderer   kommunen tiltaket til å være søknadspliktig etter plan- og bygningsloven §   20-4 uten krav til ansvarlig foretak.

■       Kommunen ønsker en samordnet søknad for   hvert enkelt bygg for seg. Ved søknad brukes skjema 5153.

■       Alle søknader skal vedlegges en godkjenning av   sameiets styre for omsøkte løsning.

■       Det må utarbeides fasadetegninger av omsøkte   tiltak.

■       Det er ansvarlig søkers ansvar at søknaden er   komplett. For søknader uten ansvar, er det tiltakshaver (Sameiet) selv som   står ansvarlig.

■       Samme løsning skal benyttes i samme vertikale   og horisontale linjer uansett om det monteres samtidig eller senere.

                                                                                      

 

-            Uteområder

Utbygger har igangsatt planting av uteområde foran K2.   Sameiet har inngått avtale med Isachsen og dermed fått tilbud som de enkelte   beboere kan benytte seg av dersom man ønsker å gjøre endringer foran hvert   enkelt. Tilbudet ligger ute på vår hjemmeside.

-            Parkering

Det er flere som parkerer ute på området. Dette er ikke   ønskelig, biler bør stå inne i garasjene og ikke oppta plass i fellesområdene   utvendig. Styret oppfordrer alle til å følge reglene for parkering, slik at   vi får et mest mulig bilfritt miljø inne på området.  På plassen bak I-bygget vil vi vurdere   særskilt flere varianter, herunder merke opp til gjesteparkering, stenge for   innkjøring, opparbeide plen, evt andre.

-            Innkjøring   mot P-kjellere

Den midlertidige innkjøringen til P1 vil trolig opphøre   ca 1. juli For de andre p-kjellere er det ikke avklart ennå hva som skal   skje, men det er til diskusjon og vil være tema i fk møte med utbygger, 2/5.

-            Saker   til møtet med utbygger

Saksliste gjennomgått

 

Vedtak:   Informasjonen tas til orientering

 

 

11/16

Økonomi

-            Budsjett 2016 – gjennomgått for nytt styre

-            Regnskap pr. mars

Regnskap pr. mars viser et overskudd på 1000,- mot et   budsjettert underskudd på 337000,-

-            Avregning radiatorvann og oppvarming

Utregningen ble gjennomgått. Dessverre ble det slik   denne gang at flere har måttet betale inn en rest utover sitt forbruk. Bla   skyldes dette at det i tidligere oppgjør ikke er fordelt alle kostnader.   Saldo har dermed økt de senere årene.

 

Vedtak: Styret   tar regnskap pr. mars til orientering.

 

 

12/16

Fordeling av oppgaver i styret

Fordeling av ansvar for faggruppene

-            Bygg og tekniske anlegg: William Kornmo

-            Utegruppe: Jan Arild Rygg

-            Internkontroll og sikkerhet: Ulf Løvaas

Attestasjon og anvisning av fakturaer

-            Vivi Lund og Geir Teigstad

 

Vedtak: Styret   vedtok intern fordeling av oppgaver

 

 

13/16

Neste styremøte

Det vil bli to styremøter før sommeren, 24. mai og 22.   juni

Innkalling vil komme i outlook

 

 

 

 

Sameiet Utsikten trinn 1
27.04.2016 

________________                     _________________                         ________________

Geir Teigstad                               Vivi Lund                                          William Kornmo

      styreleder 

 

________________                     _________________                         ________________

Jan Arild Rygg                                  Helge Thomassen                               Runar Bakken

Referat styremøte nr. 3 - 2016

Sted: Bølgeveien, 30.03, Kl. 1830-2100

Til stede: Geir Teigstad (GT), William Kornmo (WK), Svein Carlsson (SC), Vivi Lund (VL), Jon Ulrik Haaheim (JUH), Helge Risø (HR), Helle M Folkedal (HMF)

1 Innkalling, godkjenning av referat fra forrige møte
Vedtak: Referat godkjennes  

2 Økonomi
Et foreløpig regnskap viser bedre resultat enn budsjettert. Regnskapsrapport pr. mars sendes ut i etterkant av møtet.
Vedtak: Status økonomi tas til orientering  

3 Agenda årsmøte
Agendapunkter gjennomgått. Rekkefølge av innsendte forslag til saker som skal opp på sameiermøte 7. april ble diskutert. De formelle sakene må opp først, deretter innsendte forslag samt orienteringer. Endelig agenda med sakspapirer sendes ut av GT senere samme kveld.
Vedtak: Agenda og rekkefølge på sakene vedtatt  

4 Forsikring
GT la frem tilbud på forsikring fra NEMI. Tilbudet er fulldekning og inneholder også styreforsikring. Tilbudet er vesentlig rimeligere enn eksisterende forsikring fra Gjensidige. Det er tilslutning til at sameiet skifter til NEMI
Vedtak: Tilbudet fra NEMI godkjennes og prosessen med overgang til ny leverandør startes

5 Dørautomatikk
Det er nå utarbeidet forslag til avtale mellom sameiet, utbygger og OBAS ifb med finansiering av installasjon av dørautomatikk på alle dører som er definert som for tunge ift dagens standard. Dette gjelder 27 dører, se egen oversikt. Avtalen går ut på at sameiet organiserer arbeidet og at finansieringen deles med 1/3 på hver av partene. Avtalen beskrives også i årsberetningen for 2015. 
Vedtak: Avtalen godkjennes. Det settes av 250.000,- til fremtidig dekning av inntil 1/3 av dørene i vårt budsjett. 

6 Utearealer
* Revidert avtale med Isachsen
Det er inngått ny revidert avtale med Isachsen Grøntmiljø. Avtalen er på 5 år. 
* Tilbud på replanting 
Det er kommet tilbud på replanting foran de enkelte bygg. Dersom beboerne ønsker endringer, kan de gjøre det innenfor den vedtatte planteplanen. Kostnader for endringen belastes de enkelte beboere ihht egen prisliste.
* Tilbud på skjøtsel av kommunale kasser
Isachsen grøntmiljø har utarbeidet tilbud på replanting og fremtidig skjøtsel av kommunale kasser på brygga. Tilbudet skal oversendes Sande Kommune for godkjenning.
* Kvalitetssikring A,B,C og K2
Det er inngått avtale med Utbygger om at sameiet deltar i arbeidet med utforming og innhold av utearealene når disse planlegges. Dette innebærer bla at valget av planter skjer innenfor sameiets vedtatte planteplan.
Det oppfordres videre til de som bor tilgrensende til grøntarealer om å ta litt ansvar for oppfølging og gripe inn dersom man ser at det trengs vanning og stell. Dette som et godt bidrag utover avtalen vi har med Isachsen Grøntmiljø.
Vedtak: 
* Ny revidert avtale med Isachsen grøntmiljø godkjennes. 
* Tilbud på replanting godkjennes og skal forvaltes av utegruppen ihht vedtatt planteplan
* Tilbud på replanting og skjøtsel av kommunale kasser oversendes Sande Kommune
* Arbeidet med uteområdene foran nye bygg tas til orientering

7 Eventuelt
* Tilbygg K2
Utbygger har tegnet en skisse til utvidelse av K2. Skissen er foreløpig og vil danne grunnlag for prosjektering og søknad om byggetillatelse. Dette til orientering. 
* FDV – webportal
Det er ønskelig at det etableres en løsning for lagring av data knyttet til de enkelte bygg. Sameiet ønsker å bidra aktivt til at dette skjer, og at løsningene defineres gjennom an webportal i regi av OBAS.
* Avviksregistrering
Etter ny gjennomgang og oppdatering av avvikssystemet til SE og tilbakemeldinger fra utbygger om utførte tiltak, er det registrert at antall «lukkede avvik» er noe underrapportert i Årsrapporten. Styret var enige i ikke å endre årsrapporten da flere av punktene ikke var kontrollert av SE, og årsrapporten var signert.
Vedtak: Gjennomgangen tas til foreløpig orientering

Referat styremøte nr. 2 - 2016

Sted: Bølgetoppen, mandag 23.02, KI. 1830-2030

Til stede: Vivi Lund (VL), Helge Johan Risø (HJR), William Kornmo(WK), Svein

Carlsson(SC), Geir Teigstad (leder) (GT)



1.  Innkalling, godkjenning av referat fra forrige møte

Vedtak: Referat godkjennes


2.  Økonomi

- Årsregnskap 2015
Regnskap med noter for 2015 gjennomgått. Økningen i driftsutgifter fra 2014 til 2015 skyldes bl.a. økt antall kvadratmeter ved at I-bygget er innlemmet. I tillegg er det noen store poster herunder lysrør/lamper, ny pumpeautomatikk, sommervedlikehold uteareal samt årskontroll brannvesen som påvirker totalbildet.

- Avregning radiator/gulvvarme/gass
Arbeidet med avregning av radiator/gulvvarme og gass er i slutt fasen og vil bli sendt over til forretningsfører ila mars. For mye innbetalt vil bli refundert i juni.

Vedtak: Regnskap anbefales og sendes videre til revisorfor gjennomgang og endelig godkjenning på årsmøtet


3.  Drift 

- Bygg og tekniske installasjoner
Se referat fra møte med utbygger

- Uteareal
Avtalen med Isachsen grønt er under revisjon og vil bli ferdigstilt før 1. mai. Sameiet er invitert til å gjennomgå utearealer foran A,B,C og K2 sammen med utbygger. Arkitekten tegner forslag til endringer i kaifronten. Forslagene vil presenteres og evt godkjennes på sameiermøtet 7. april

- Internkontroll og sikkerhet
Risikomatrise utarbeidet og vil bli lagt ut på hjemmesiden.

- Sol og vindskjerming
Gruppen er i sluttfasen ift å kunne presentere en ny og utvidet modell for vind- og solskjerming på balkongene. Møter er avholdt med Sande Kommune for å kunne berede grunnen for en tillatelse til endringer, samt i den hensikt å få frem data og et definert handlingsrom på skjerming av balkonger. Forslaget til ny modell vil bli presentert på sameiermøtet 7. april.

Vedtak: Redegjørelsen tas til orientering


4.  Møte med utbygger

GT/WK/SC refererte fra møtet. Eget referat vil utarbeides og legges på vår hjemmeside.

Vedtak: Redegjørelsen tas til orientering


5.  Postliste

- Diverse epost kommentert. Svares ut fra styreleder.

Vedtak: Redegjørelsen tas til orientering


6.  Sameiermøte

Dato 7. april
Varsel sendes ut etter 20. mars m/foreløpig agenda Forslag til saker som skal behandles på årsmøtet må være styrets leder i hende innen 29. mars
Styremøte 30. mars — oppdatere agenda og sende ut saksgrunnlag til alle sameiere.

Vedtak: Planfor innkalling til årsmøtet vedtas


7.  Eventuelt

- Forsikringer
Sameiet er forsikret i Gjensidige. Det er vedtatt at vi skal innhente tilbud fra to andre aktører for sammenligning. Ett tilbud er allerede mottatt.

- Renhold av fellesarealer
Våre fellesarealer rengjøres en gang pr uke av selskapet Renwald Renhold. Ny oppdatert avtale er signert etter en gjennomgang av oppgaver og utvidelse med K2.

- Nye abonnementsavtaler
I forbindelse med overtagelse av K2 er det inngått utvidet avtale for brann- og heisalarmer. Det vil også i løpet av året være en gjennomgang og evt. justering av alarmavtaler i de andre byggene

-  Vask av garasjer
Det er behov for en rengjøring av alle garasjer. Det er innhentet tilbud på leie av en kostemaskin for oppgaven. Vaktmester lager tidsplan og varsler om gjennomføring.

Vedtak: Gjennomgangen tas tilforeløpig orientering

 

Referat styremøte nr. 1 - 2016

Sted: Bølgetoppen, mandag 25.01, Kl. 1830-2030

Til stede:

William Kornmo(WK), Svein Carlsson(SC), Vivi Lund (VL), Jon Ulrik Haaheim (JUH), Helge Johan Risø (HJR), Geir Teigstad (leder)(GT), Verner Jenssen (vara)(VJ), Helle M. Folkedal(vara)(HMF)

Sak

Innhold

Ansvar

 

1

 

Innkalling,   godkjenning av referat fra forrige møte

 

Vedtak:   godkjennes

 

 

GT

 

2

 

Overgang   til ny forretningsfører

Obos overtok fra årsskiftet som forretningsfører for   sameiet. Etter noen oppstartsvansker ser det nå ut til at vi er i gjenge.   Imidlertid er det fortsatt noen som ikke har mottatt faktura for   fellesutgifter, men dette følges opp fortløpende.  Styrerommet er åpnet for alle   styremedlemmer.

 

Vedtak: Tas til   orientering

 

 

GT

 

3

 

Økonomi

a)   Foreløpig regnskap for 2015, gjennomgått. Det ble stilt spørsmål om økningen   av driftsutgifter. Dette kan forklares med økte arealer og noen særskilte   kostnader vi har påtatt oss i løpet av året. Det bes om en utskrift av   hovedboken til neste møte. Det ble også diskutert om sameiet skal igangsette   en utredning ift spørsmål om hvor mange år utbygger har garantiansvar for   grøntområdet. Vi har som kjent skiftet ut en del døde planter i 2015 som   kanskje burde holdt noen flere år. Det ble enstemmig konkludert med at saken   ikke forfølges overfor utbygger.

b)   Årsberetning, årsregnskap og styrets beretning ferdigstilles med innspill fra   faggruppene til neste styremøte 23/2 og skal sendes inn i signert stand til   revisor.

c)   Fakturering for leie av plass i kajakkrom. Sameie leier rommet av utbygger   for kr 18000,- pr. år. Oversikt over de som har kajakk eller annet utstyr i   rommet ble fremlagt. Diskusjon ift om Sameiets kostnader skal fordeles slik   at deler av det belastes de som har utstyr i rommet, utover dette bør sameiet   dekke resten med begrunnelse i at rommet også benyttes til skismøring,   sykkelreparasjon mm. Konklusjon: Sameiet bærer deler av kostnaden, mens den   enkelte som benytter rommet til lagring av kajakk/utstyr vil bli fakturert.   Faktura sendes sammen med felleskostnader fra OBOS.

 

Vedtak:   Foreløpig regnskap og forberedelser til sameiemøtet tas til orientering.   Fordeling av kostnader til kajakkrom godkjennes og bes fakturert den enkelte   bruker.

 

GT

 

4

 

Drift

a)   Bygg og tekniske installasjoner

Det   er behov for å sende ut informasjon om vedlikehold av ventilasjonssystemene i   den enkelte leilighet. Dette innebærer bla skifte av filter, justering av   sommer/vintertemp.  Det er utarbeidet   en oversikt over strømforbruk i fellesarealer og faktisk belastning fra   leverandør. Dette har vist en overfakturering på noen tusen, som vi har fått   refundert. Pt er det 43 innmeldte registrerte avvik som følges opp mot   utbygger. Status for lukking gjennomgås i vårt møte med utbygger den 22/2.

 

b)   Internkontroll og sikkerhet

Det   er utarbeidet en enkel risikovurdering for de elementer som sameiet har   ansvar for. Denne vil bli presentert for sameiet den 7. april

 

c)   Uteområdet

Ny   avtale om snømåking og strøing er inngått med Herrmansen Maskin AS. Det vil i   løpet av feb/mars bli utarbeidet forslag til hvordan grøntanlegget i   kaifronten kan se ut. Dette vil inneholde noen forslag til endringer ift   dagens beplantning og skal forelegges sameiemøte 7. april for godkjenning.

 

d)   Sol og vindavskjerming

Celsius   har gjennomført produktmøter i begynnelsen av januar. Det meldes om godt   besøk og stor interesse. Ny modell for sol- og vindskjerming er under   utarbeidelse og vil være ferdig til presentasjon for sameiemøte 7. april.

 

Vedtak:   Redegjørelsen tas til orientering

 

 

WK

 

 

 

 

 

JUH

 

SC

 

 

 

HJR

 

5

 

Postliste

a)   Brev fra advokaten i OBOS hvor det orienteres om eierforholdene i sameiet.

b)   Forslag om flytting av utvendig sykkelparkering. Det er forslag om flytting   og eller fjerning av et av de utvendige sykkelstativene i Kaiveien. Forslaget   ble diskutert men godkjennes ikke. Styret var enstemmig i sin beslutning.

c)   Søknad om vindskjerming er mottatt fra 3 av sameierne. Søknadene registreres   og tas opp til vurdering ifb med sameiemøte 7. april.

d)   Sameiet har fått tilbud om ny forsikringsavtale. Dette vil bli vurdert opp   mot eksisterende avtale.

 

Vedtak: De   enkelte saker følges opp og tas til orientering

 

 

GT

 

6

 

Sameiermøte

 

a)   Gjennomføres 7/4 kl 1900-2100, på Sande gamle kommunelokale

b)   Dagsorden er ihht vedtektene. Innmeldte saker vil settes opp på vanlig måte,   herunder de saker som er nevnt i dette referatet. I tillegg legges det opp til   to foredrag, ett om videre utvikling av området på NJB, og ett om utvikling   av uteområdet.

 

Vedtas: Tas til   orientering

 

GT

 

7

 

Agenda   møte med utbygger 22.feb

 

a) Forrige referat

b) Oppfølging 5-årsbefaring - svar fra utbygger

c) Avtale om videre arbeid med dørautomatikk

d) Mobilt knuseverk

e) Fakturaer fra perioden før juni 2015, for fellesarealer   I-bygget.

Vedtak: Tas til   orientering

 

GT

 

8

 

Skilting

- det vil bli vurdert bilfritt indre område. Hvordan vi   skal få dette til og hvilke tillatelser som må innhentes kommer vi tilbake   til i neste styremøte.

 

Vedtak:   Utegruppen legger frem forslag til løsning på neste styremøte

 

SC

 

9

 

Neste   møte

-   styremøte 2/2016: 23. februar

-   styremøte 3/2016: 14. mars

-   årsmøte/sameiemøte: 7. april

 

 

GT