Referat styremøte nr. 8 - 2017

28.11, Kl. 1900-2100

Til stede: Geir Teigstad (GT), Geir Arne Aaberg (GAA)Per Kr. Horntvedt (PKH) Jan Arild Rygg (JAR), Ulf Løvaas (UL), Vivi Lund (VL)

Fravær: Runar Bakken (RB)

Saksnr

Beskrivelse

Ansvar

57/17

Innkalling og referat

 

Det er ingen kommentarer til innkalling eller referat fra forrige møte

Styret gjorde følgende vedtak:

Referat fra møte 7/17 godkjennes

 

 

GT

 

58/17

 

 

 

 

 

 

Økonomi

 

-          Regnskap pr oktober – rapport gjennomgått. Regnskapet viser balanse ift budsjetterte inntekter og noe lavere kostnader enn budsjettert.

-          Budsjett 2018, forslag til budsjett gjennomgått og godkjent.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Regnskap: Styret tar saken til orientering

Budsjett: Styret godkjenner budsjettrammen som foreslått

 

 

GT

59/17

Boalliansen

Selskapet har gjennomgått vår leverandørreskontro siden sist. Det pekes på at vi har god økonomi og gode priser på de fleste områder, men at det fortsatt er en del å hente. Arbeidet med konkretisering av en avtale fortsetter i neste styremøte.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar informasjon til orientering

 

GT

60/17

Gjennomgang av faggruppene

-          Bygg og teknisk infrastruktur

Utvendig malerarbeid fortsetter til våren. Feil på fasadeplatene i trinn 1 følges opp.

-          Uteareal

Det er søkt om etablering av blomsterkasser nedgravd og i betong foran inngang K2. Pristilbud fra Isachsen er på 80.000,- Dette ønsker ikke styret å innvilge og ber om at beboerne finner frem til en annen løsning.

-          Internkontroll og sikkerhet

Etter vernerunde trenger vi en påminnelse om å rydde opp i våre egne hensatte gjenstander på parkeringsplasser og i fellesarealer, ganger mv. GT sender ut en epost til alle.

 

Vernerunden avdekket at mange dører inn til tavlerom var umerket. Det er et avvik fra gjeldende krav. Knut Halvorsen har påtatt seg å skaffe klistremerker og vaktmester monterer fortløpende.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering.

 

 

 

GT

 61/17

Diverse

 

-          Felles oppskyting nyttårsaften. Det er ønskelig at styret sender ut en oppfordring til sameiets beboere om å vise varsomhet ifb med oppskyting av rakketter mv. Det oppfordres videre til å samles nede på stranden og rette skytsene ut mot vannet. Hver enkelt må selv ta ansvar for egen avfyring. GT sender ut epost.

-          Lading av elbiler – tas i neste styremøte

-          Digital kommunikasjon – Det er en målsetting å kunne kommunisere i større grad digitalt. SmS/epost mv blir i tillegg til vår hjemmeside, hoved kommunikasjonskanal for sameiet.

-          Båtpoolen – fortsatt drift i båtpoolen. En av båtene er solgt, men det vil fortsatt være mulig å leie den andre båten. Ulf og Jan Arild tar ansvar videre.

-          Lys i trappeløp – Det er ønskelig å montere lys i trappeløpet ned til brygga. GAA bestiller gjennomføring

-          Epost om avlesning av gass og vannbåren varme sendes ut i midten av desember. GT sender ut.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar sakene til orientering

 

 

 

GT

62/17

Møteplan for 2018

Styremøte 30/1, 27/2, 10/4

Sameiermøte i april.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret vedtar møteplan frem til årsmøtet

 

 

 

GT

 

Sameiet Utsikten trinn 1

30.01.2018

 

________________                     _________________                         ________________

Geir Teigstad                               Vivi Lund                                           Geir Arne Aaberg

      styreleder

________________                     ________________

Jan Arild Rygg                                   Runar Bakken

Referat styremøte nr. 7 - 2017

24.10, Kl. 1830-2100

Til stede: Geir Teigstad (GT), Runar Bakken (RB), Geir Arne Aaberg (GAA)Per Kr. Horntvedt (PKH) Jan Arild Rygg (JAR), Ulf Løvaas (UL)

Fravær: Vivi Lund (VL),

Saksnr

Beskrivelse

Ansvar

48/17

Innkalling og referat

 

Det er ingen kommentarer til innkalling eller referat fra forrige møte

Styret gjorde følgende vedtak:

Referat fra møte 6/17 godkjennes

 

 

GT

 

49/17

 

 

 

 

 

 

Økonomi

 

-          Regnskap pr september – rapport gjennomgått. Regnskapet viser balanse ift budsjetterte inntekter og noe lavere kostnader enn budsjettert.

-          Leverandørreskontro vil bli gjennomgått i neste styremøte

-          Ifb med utvendig vedlikehold av treverk er det gjort en overføring fra fondskontoen.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering

 

 

GT

50/17

Regulering av parkering

Det er etablert et samarbeid og inngått en kontrakt med Park Nordic ift utvendig regulering av parkering på vår eiendom. Selskapet har startet opp sin virksomhet.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar informasjon til orientering

 

GT

51/17

Vedlikehold av treverk – byggetrinn 1

Malerfirma er godt i gang, men kommer til å utsette noe av jobben til våren. Dårlig vær i oktober har gjort det vanskelig å bli ferdig. Styret vil motta en oversikt over gjenstående oppgaver som vi følger opp til våren.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering

 

 

 

GT

52/17

Gjennomgang av faggruppene

-          Bygg og teknisk infrastruktur

Følger opp avviksrapportering etter 5 år for byggetrinn 2. Spes oppfølging av fasadeplater.

-          Uteareal

Vanningsanlegg tatt inn for vinteren

-          Internkontroll og sikkerhet

Det vil bli gjennomført en vernerunde ila noen dager. Resultatet presenteres i neste møte.

Det er ønskelig med en revisjon av trivselsreglene

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering.

 

 

 

GT

53/17

Beboermøte

 

Program for beboermøtet gjennomgått.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret godkjenner programmet slik det nå foreligger.

 

 

 

GT

54/17

Oppsett av Pergola

Montering av pergola i Kaiveien 6 er gjort etter søknad og innenfor rammen av hva som skal være standard for Sameiet med unntak av fargevalg på duken. Det er montert en hvit duk og i tillegg er den originale pergola tatt bort. Styret kan ikke godkjenne monteringen slik den nå fremstår og vil be om at beboer skifter duken og remonterer original pergola på veggen over den nye.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret sender informasjon om behandlingen i styret og ber om at foreslåtte endringer utføres.

 

 

 

GT

55/17

Evt

-          Båtpoolen nedlegges og båtene selges.

-          Forsikringssak i C-bygget

-          Mating av fugler må unngås. Alle beboere oppfordres til å la være å mate fugler. Det trekker til seg mye uønskede dyr, bla mus.

 

Sakene følges opp på neste styremøte

 

GT

 

 

56/17

Styrets møteplan for 2017

 

Styremøte 8: 28. nov

 

 

 

GT

 

Sameiet Utsikten trinn 1

28.11.2017

________________                     _________________                         ________________

Geir Teigstad                               Vivi Lund                                           Geir Arne Aaberg

      styreleder

________________                     ________________

Jan Arild Rygg                                   Runar Bakken

Referat styremøte nr. 6 - 2017

26.09, Kl. 1830-2100

Til stede: Geir Teigstad (GT), Runar Bakken (RB), Per Kr. Horntvedt (PKH) Jan Arild Rygg (JAR), Ulf Løvaas (UL), Vivi Lund (VL), Geir Arne Aaberg (GAA)

Saksnr

Beskrivelse

Ansvar

39/17

Innkalling og referat

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Referat fra møte 5/17 godkjennes

 

 

GT

 

40/17

 

 

 

 

 

 

Økonomi

 

  1. Regnskap pr august – tertial rapport gjennomgått. Regnskapet viser positiv trend ift budsjett og viser tilnærmet balanse mot et budsjettert underskudd på -300.000,-
  2. Fakturering av felleskostnader, dato for overtagelse av fellesarealer ved nye bygg er styrende for når vi skal starte opp fakturering av felleskostnader.
  3. Budsjett 2018 – vedlikeholdskostnader legges inn ila oktober. Antall seksjoner vil forbli det samme i 2018 som i 2017. Utkast til budsjett vil foreligge i neste styremøte.  

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering

 

 

GT

41/17

Status fagområder

 

    1. Uteområder – JAR

Driften i sommer har gått bra.  Grunnlag for faktura til Sande kommune og til Schage utarbeides ila oktober.

 

    1. Bygg og tekniske anlegg – GAA

Utvendig vedlikehold er startet opp.

Fasadeplatene som har vært gjenstand for diskusjon ift flassing og mulig feilmontering følges opp videre. Det er avtalt møte mellom entreprenør og sameiet.

 

    1. Internkontroll og sikkerhet – UL

Det er avtalt møte i komiteen for gjennomgang av risikokart mv.

 

  1. Faggruppene må oppdatere oversikten over de som deltar i gruppene.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar informasjon fra faggruppene til orientering

 

42/17

Fremdrift N-bygget

-          Grunnarbeidet er ferdig og montering av garasjeforlengere for P3 og P4 blir montert i oktober

-          I slutten av oktober, begynnelsen av november vil det være behov for endret parkeringsmønster og kjøremønster for perioden frem til påske 2019. Info sendes ut.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar sakene til orientering

 

 

 

GT

43/17

Parkering

  1. Gjesteparkering. Det er tidligere avtalt at sameiet skal disponere 17 gjesteparkeringsplasser innvendig i garasjeanlegget.  Disse plassene vil kunne bli flyttet på ved behov.
  2. Utvendig parkering på sameiets grunn er ikke tillatt for annet enn korte av og påstigninger.
  3. Vi vil starte regulering av området og leier inn Park Nordic til å forestå kontrollen. Det vil bli skiltet at hele området er regulert og at det ikke er tillatt å parkere.
  4. Det vil bli avtalt noen få unntak, herunder hjemmetjenesten.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering og vedtar innføring av regulering av området.

 

 

 

GT

44/17

Diverse

-          Badetrapp, velforeningen har i lengre tid jobbet for å få montert en badetrapp ned fra bryggeanlegget. Finansieringen har de ikke anledning til å bære og velforeningen har derfor henvendt seg til Sameiet med spørsmål om vi kan finansiere dette.

-          Hunder, Det er etablert egen hundeluftegård innenfor området. 

-          Hjertestarter, det er ønskelig at sameiet investerer i hjertestartere i flere av byggene.

-          Møte med utbygger, referat fra møtet ble gjennomgått

-          Båtpool, utbygger NJB AS ønsker å avvikle båtpoolen og selge de to båtene som i dag inngår. Bakgrunnen for dette valget er at båtene er svært lite i bruk. Ulf organiserer dette arbeidet i dag og undersøker blant medlemmene om det er interesse for å fortsette.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

-          Sameiet finansierer ikke badetrapp

-          Egen luftegård tas til orientering

-          Hjertestarter settes opp på agenda på beboermøte

-          Båtpoolen vurderes i neste styremøte

 

 

 

GT

45/17

Beboermøte

-          Jmf invitasjon sendt ut tidligere med frist for å komme med forslag til agendapunkter. Fristen er satt til ut september.

-          Utkast til program vil bli sendt ut ila få dager.

-          Noen av punktene så langt, nye forskrifter for lading av elbil, brannvarsling og tiltak for den enkelte samt noen spørsmål knyttet til større og mindre saker.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering

 

 

 

GT

46/17

Evt

-          Videre oppfølging av boalliansen, GT inviterer boalliansen til vårt neste styremøte og sender ut regnskap 1. tertial som grunnlag

-          Oppheng av brannplakater, varslingsplakat ifb med gasslekkasje utarbeides og henges opp i alle oppganger.

 

Sakene følges opp på neste styremøte

 

GT

 

UL

47/17

Styrets møteplan for 2017

 

Styremøte 7: 24. okt

Styremøte 8: 28. nov

 

 

 

GT

 

Sameiet Utsikten trinn 1

24.10.2017

 

________________                     _________________                         ________________

Geir Teigstad                               Vivi Lund                                           Geir Arne Aaberg

      styreleder

 

________________                     ________________

                             Jan Arild Rygg                                   Runar Bakken

 

Referat styremøte nr. 5 - 2017

22.08, Kl. 1830-2100

Til stede: Geir Teigstad (GT), Runar Bakken (RB), Per Kr. Horntvedt (PKH) Jan Arild Rygg (JAR), Ulf Løvaas (UL), Vivi Lund (VL), Geir Arne Aaberg (GAA)

Saksnr

Beskrivelse

Ansvar

31/17

Innkalling og referat

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Referat fra møte 3/17 godkjennes

 

 

GT

 

 

  1.  

 

32/17

 

 

 

 

 

 

Økonomi

 

  1. Regnskap pr juli – gjennomgått. Regnskapet viser positiv trend ift budsjett. Regnskap følges opp hver måned. Etter hvert tertial utarbeides en egen rapport som sendes alle styrets medlemmer.
  2. Gass og varme – oppgjør av akkonto innbetalingene er gjort ifb med fellesutgiftene i august. Modellen er ikke tilfredsstillende og medfører en god del ekstraarbeid. Vi jobber med å endre dette for neste oppgjør i januar 2018.
  3. Budsjett 2018 – Arbeidet med budsjettet vil starte opp ila september. For 2018 er det ingen endringer i antall seksjoner.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering

 

 

GT

33/17

Status fagområder

 

    1. Uteområder – JAR
  1.                                                               i.      Blomsterskjøtsel
    1. Replanting foran E-bygget er gjennomført av Gartner Myrhaug.
    2. Egeninnsats – Det gis tillatelse til at beboerne i K1 tar ansvaret for skjøtsel av uteområdet. Dette vil gjøres uten kostnad for sameie.
    3. Nytt blomsterbed K2. Det er søkt om etablering av eget beplantet område foran inngangen i K2. Før dette kan gjøres må tilbud innhentes. Evt alternativer må også utredes.
    4.                                                             ii.      Parkering av biler – Fortsatt er det en del biler som tar seg til rette og parkerer på våre fellesarealer. Særlig problem er dette foran A/B-bygget og foran H1. Tiltak foreslås gjennomført med innskjerpet skilting som første steg.

 

 

 

    1. Bygg og tekniske anlegg – GAA
  1.                                                               i.      Vedlikehold – trinn 1. Det er avtalt oppstart av vedlikeholdet ila august. Befaring sammen med entreprenør gjennomføres tirsdag 29. aug.
  2.                                                             ii.      Fremdrift N-bygget, Grunnarbeider og støping av søyler er i gang ila uke 34.
  3.                                                           iii.      Sluk veranda, flere beboere klager på tette sluk på balkongene sine. Det er beboeren selv som er ansvarlig for å rense slukene jevnlig.
  4.                                                           iv.      Montering av glass på veranda, retningslinjer er under arbeid. En enkel beskrivelse av hvordan glassene skal monteres og hvilken standard som kreves vil bli lagt ut på vår hjemmeside.

 

    1. Internkontroll og sikkerhet - UL
  1.                                                               i.      Årsrapport brann – Nortek vil utarbeide rapporten
  2.                                                             ii.      Årsrapport gassanlegg – ADK ansvarlig for å utarbeide rapport etter tilsyn
  3.                                                           iii.      Serviceavtale GK er signert.
  4.                                                           iv.      Risikovurdering 2017 vil bli gjennomført i høst
  5.                                                             v.      Brannalarmer, det er et stort antall falske alarmer som delvis skyldes tekniske feil på anlegget, men også i stor grad at noen trykker feil på boksene ved utgangsdørene. Det er avtalt ewt eget møte med DBV, Nortek mfl. 29/8
  6.                                                           vi.      Lading el-biler. Det er mange som søker om montering av eget uttak på parkeringsplassen. Styret har lagt seg på en felles tilnærming og gir i hvert enkelt tilfelle svar i form av brev. Svaret inneholder krav til at montering skal skje av fagmann og at dette må kunne dokumenteres i etterkant. Videre at uttaket skal være en 10 amp kurs som kobles til eget skap. 

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar informasjon fra faggruppene til orientering

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

34/17

Informasjonsmøte/beboermøte i oktober – agenda – Alle

 

Minner om frist for å komme med forslag til agendapunkter. Det sendes ut en påminnelse til alle beboere.

 

Styret gjorde følgende enstemmige vedtak:

Styret tar saken til orientering

 

 

 

GT

35/17

Andre ting

-          Flagging på merkedager, det er organisert en egen gruppe som tar seg av heising av flagg på offisielle flaggdager.

-          Hjertestarter, det er for private midler innkjøpt hjertestarter som er montert i K2. Opplæring er planlagt i oktober.

-          Bestilling av nøkler, det sendt inn klage på prisene på nøkler til dørene. Nøkkelsystemet er utviklet i samarbeid med Certego og medfører mye arbeid å vedlikeholde. En nøkkel koster i overkant av kr. 400,-.

 

 

Styret gjorde følgende vedtak:

-          Styret tar sakene til orientering

 

 

 

 

GT

36/17

Innkjøp av varer og tjenester

I forrige styremøte ble det gitt en orientering av Svein Inge Nilsen vedrørende samarbeid om innkjøp av varer og tjenester. Vårt sameie er invitert til å delta i arbeidet og styret er bedt om å vurdere dette utover høsten om hvorvidt vi skal legge oss på en slik linje. Foreløpig konklusjoner viser at dette kan være av interesse, men vi ønsker å innhente litt mer informasjon før vi gjør et endelig vedtak. Det bes om et nytt møte med «Boalliansen» for å komme videre i arbeidet.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styreleder ber om et nytt møte med Boalliansen

 

 

 

GT

37/17

Eventuelt

-          Inngjerding av steinhaug bak K2, den store steinhaugen bak K2 må sikres med gjerde. GT tar kontakt med utbygger.

-          Vannlekkasje mellom K1 og K2 – det er oppdaget inntenging av vann mellom K1 og K2. Avvik registreres og sendes utbygger.

-          Pergola flyttes, søknad om flytting av pergola for å kunne montere utvendig persienner innvilges.

-          Tømming av vann i garasjen, det er ikke tillatt å tømme store mengder gråvann i garasjen. GT tar dette opp med Renwald

-          Ekstra rom i inngangen i C-bygget, det er ønskelig å kunne benytte dette rommet til evt. «bøttekott»

-           

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar sakene til orientering

 

 

 

GT

38/17

Styrets møteplan for 2017

 

Styremøte 6: 26. sept

Styremøte 7: 24. okt

Styremøte 8: 28. nov

 

 

 

 

GT

 

Sameiet Utsikten trinn 1

26.09.2017

 

________________                     _________________                         ________________

Geir Teigstad                               Vivi Lund                                           Geir Arne Aaberg

      styreleder

                                  ________________                     ________________

                                  Jan Arild Rygg                                   Runar Bakken

 

 

Referat styremøte nr. 4 - 2017

20.06, Kl. 1830-2100

Til stede: Geir Teigstad (GT), Runar Bakken (RB), Per Kr. Horntvedt (PKH) Jan Arild Rygg (JAR), Ulf Løvaas (UL), Vivi Lund (VL), Geir Arne Aaberg (GAA)

Saksnr

Beskrivelse

Ansvar

21/17

Innkalling og referat

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Referat fra møte 3/17 godkjennes

 

 

GT

 

22/17

Referat fra møte med utbygger

  1. 19 juni var det samarbeidsmøte med utbygger. Det ble gitt en kort redegjørelse om overtagelse av ABC, oppfølging av avvik, sosiale fellesarealer, sameiets størrelse konferer sak på årsmøtet samt nyheter fra utbygger. Eget møtereferat kommer.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar informasjonen til orientering

 

 

 

GT

23/17

 

 

 

 

 

 

Økonomi

  1. Regnskap pr. mai

Resultatet etter mai mnd -57422 ift budsjett. Dette skyldes i hovedsak lavere inntekter enn forutsatt pga sen fakturering.

  1. Avregning av gulvvarme/gass samt kajakkrom

Vi har hatt noen utfordringer underveis i prosessen, men er nå klar for utsending i august.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering

 

 

GT

24/17

Status fagområder

 

  1. Bygg og tekniske installasjoner - Geir Arne Aaberg

-          Garasje i garasjen. Søknad om montering av to garasjeporter i P3 ble behandlet. Det legges til rette for montering av garasjeporter der det er naturlig avdelt med tre vegger fra før. Søknaden som er mottatt fra seksjon 66, gjelder to av hans fem parkeringsplasser. Følgende krav legges til grunn for godkjenning:

  1. Portene skal være hvite
  2. Portene monteres mellom to søyler og ikke lenger frem enn anvist på tegning.
  3. Egen brannslukking etableres
  4. Det tillates ikke ordinær verksteddrift inne i garasjen
  5. Brannfarlige stoffer skal ikke lagres i garasjen
  6. «Samsvarserklæring» signeres

Når disse punktene er innfridd godkjennes monteringen av portene.

 

-          Teknisk beskrivelse av modell for vindskjerming

Med henvisning til årsmøtet forventes det at styret beskriver kravene til modellen som ble godkjent. GAA følger opp dette.

 

  1. Internkontroll og sikkerhet – Ulf Løvaas

-          Avvikssaker meldes fortløpende og registreres

-          Arkiv skal overføres til «styrerommet» etter sommerferien

 

  1. Utearealer – Jan Arild Rygg

-          Blomsterkassene på brygga får selvvanning ila juni

-          Vanning av uteområdene våre må overvåkes manuelt. Det holder ikke med vanningsanleggene. Det foreslås at JAR følger opp dette og iverksetter nødvendige tiltak.

-          Skjøtsel av utearealet innebærer bla klipping og beskjæring. Her må det tas hensyn til behovet for fri utsikt for alle. Høyden på hekkene skal ikke overstige 90 cm fra jord.

-          I forbindelse med beplantning av uteareal i Bølgeveien 16 er det formulert en klage til utbygger. Plantevalget og grunnforholdene er så dårlige at plantene visner. Sameiets beboere har på dugnad nå replantet hele område. Sameiet er i dialog med utbygger ift å kunne reklamere overfor leverandør.

-          Det mangler en trapp ved hekkene ved «spansketrappen». Dette er en HMS-sak og er rapportert inn til utbygger.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar informasjon fra faggruppene til orientering

Styret godkjenner montering av porter foran to garasjeplasser i P3

 

 

 

 

GAA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

UL

 

 

 

JAR

 

25/17

Søknad om montering av glasstak

-          Med henvisning til årsmøtet har vi mottatt søknad om montering av glasstak på balkong/terrasse. Søknaden er skrevet av Asker advokatkontor på vegne av seksjon 58. Det søkes om montering av enkle glasstak med markiser under. Glasstaket har innebygde takrenner. Tiltaket beskrives i eget tilbud fra Lady solskjerming.

-          Årsmøtet har vedtatt to alternative løsninger for vindskjerming. Modell hev/senk, samt modell med montering av glass bak balustere. I tillegg er det godkjent å benytte pergola for leiligheter med takterrasse. Det ligger til rette for at det kan montere pergola på balkonger i seksjon 58

siden det ikke er tak over. Søknaden om glasstak kan dermed ikke godkjennes. Eget svarbrev sendes søker.

 

Styret gjorde følgende enstemmige vedtak:

Styret godkjenner ikke montering av glasstak.

 

 

 

GT

26/17

Innspill fra seksjon 25

-          Det er kommet kritikk vedrørende årsmøtets behandling av søknad om innglassing av balkong.

-          Styret diskuterte saken og konkluderte med at det ble gjort en grundig behandling av saken på sameiermøtet og at konklusjonen må tas til etterretning.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

-          Styret avviser at saken ble behandlet på en dårlig måte

-          Styrets leder besvarer klagen fra seksjon 25

 

 

 

 

GT

27/17

Beboermøte

-          Det er fremmet forslag om å legge til rette for et eget beboermøte ila høsten.

-          Styret synes dette er en god ide og vil sende ut informasjon om møtet en av de nærmeste dagene

-          Det bestilles møtelokaler i oktober.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

-          Styret tar saken til foreløpig orientering.

-          Styreleder sender ut informasjon om innhold og dato samt inviterer til å komme med forslag til agenda.

 

 

 

GT

28/17

Innkjøp av varer og tjenester

Svein Inge Nilsen fra Boalliansen orienterte.

Boalliansen er et samarbeidsorgan med en rekke sameier og borettslag som medlemmer. Alliansen er hovedforhandler ved etablering av innkjøpsavtaler på varer og tjenester. Det er et betydelig potensiale i de fleste sameier ift å redusere kostnader innenfor en rekke områder. Styret fikk en grundig innføring i bakgrunnen for etableringen og de fordeler dette kan gi. En digital løsning er også utviklet for å lette arbeidet med forvaltning av avtalene. Styret diskuterte saken og konkluderte med at dette er av interesse. Vi vil ila høsten gå grundigere igjennom prinsippene og legger opp til å gjøre et valg i styremøte i november.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

-          Styret tar saken til foreløpig orientering.

-          Det arbeides videre med innholdet i alliansen og endelig vedtak gjøres i styrets møte i november

 

 

 

 

GT

29/17

Eventuelt

-          Ved utsendinger av epost til beboerne må det benyttes skjult adresse

-          Matkontainer ved I-bygget på kunne lukkes. Luftingen avgir mye støy

-          Bilkjøring i Kaiveien er et problem. Høy hastighet observeres

-          Parkering: Park Nordic er engasjert for å forvalte regulering av utbyggers tomteområde. Dersom det blir et problem at mange vil flytte bilene sine opp til sameiets uteareal, må vi vurdere å engasjere Park Nordic til å følge opp. GT tar kontakt og innhenter tilbud.

 

 

GT

/17

Styrets møteplan for 2017

 

Styremøte 5: 22. august

Styremøte 6: 26. sept

Styremøte 7: 24. okt

Styremøte 8: 28. nov

 

 

 

 

GT

 

Sameiet Utsikten trinn 1

22.08.2017

 

________________                     _________________                         ________________

Geir Teigstad                               Vivi Lund                                              Geir Arne Aaberg           styreleder

________________                     ________________

                                  Jan Arild Rygg                                   Runar Bakken

Referat styremøte nr. 3 - 2017

24.04, Kl. 1900-2100

Til stede: Geir Teigstad (GT), Runar Bakken (RB), Per Kr. Horntvedt (PKH) Jan Arild Rygg (JAR), Ulf Løvaas (UL), Vivi Lund (VL), Geir Arne Aaberg (GAA)

Saksnr

Beskrivelse

Ansvar

14/17

Innkalling og referat

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Referat fra møte 2/17 godkjennes

 

 

GT

 

15/17

Konstituering

  1. Det nye styret samles for første gang og konstitueres. Det er to som har forlatt styret og en som har tilkommet. Følgende oppgaver er fordelt:

Geir Teigstad, styrets leder og overordnet ansvarlig, leder også SU

Vivi Lund – leder økonomi

Jan Arild Rygg – leder Uteareal

Geir Arne Aaberg – leder Bygg og tekniske installasjoner, deltar i SU

Runar Bakken – deltar i SU

Ulf Løvaas – varamedlem, leder Internkontroll og sikkerhet

Per Kr. Horntvedt – varamedlem

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Oppgavene fordeles ihht beskrivelse

 

 

 

GT

16/17

 

 

 

 

 

 

Sameiermøte

  1. Oppsummering, gjennomføring mv

Hovedinntrykket er at møtet ble gjennomført som planlagt og at det var gode innspill og konstruktive diskusjoner underveis.  Sakslisten er fortsatt noe lang og kan kanskje med fordel kuttes noe til neste møte. Vi bør evt legge inn en pause dersom møtet varer opp mot tre timer.

  1. Protokoll

Signert protokoll legges ut på hjemmesiden og sendes vår forretningsfører

  1. Oppdrag fra sameiermøtet til det nye styret

Noen av vedtakene fra sameiermøtet fører til at styret har fått flere oppdrag. Dette gjelder følgende.

-          Sak 8, ny modell for vindskjerming. GAA følger opp

-          Sak 10, søknad om innbygging av balkong, GAA følger opp

-          Sak 11, endring av vedtekter, GT følger opp

-          Sak 12, sameiets størrelse, GT følger opp

-          Sak 13, sosiale fellesarealer, GT følger opp

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering

 

GT

17/17

Status fagområder

 

a)       Bygg og tekniske installasjoner - Geir Arne Aaberg

-          Vedlikehold av alt treverk i første byggetrinn igangsettes i august. 

b)      Internkontroll og sikkerhet – Ulf Løvaas

-          ADK har gjennomført og sluttført tilsynet av gassanlegget. Rapporten foreligger. Det er noen merknader som vil bli ivaretatt og fulgt opp videre ila 2017

c)       Utearealer – Jan Arild Rygg

-          Blomsterkassene på brygga får selvvanning ila mai.

-          Uteareal i Bølgeveien friskes opp

-          Uteareal ved ABC, beplantes i begynnelsen av mai

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar informasjon fra faggruppene til orientering

 

 

18/17

Økonomi

-          Regnskap for pr. mars viser overskudd ift budsjett med 477-tusen. Her mangler en del fakturaer som skal belastes, men vi er foreløpig tilfreds med resultat så langt.

-          Grunnlaget for utfakturering av oppgjør for radiator/gulvvarme og gass ligger klart og vil bli ekspedert fra OBOS i nærmeste fremtid.

-          Nytt kajakkrom blir også tatt i bruk og skal etter hvert faktureres.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering

 

 

 

GT

19/17

Eventuelt

-          Redaktør av hjemmesiden

Tove Hejll har bedt om fritak for arbeidet med hjemmesiden. Styret ønsker å ivareta dette selv en periode før vi evt legger det ut igjen. Ulf Løvaas har sagt seg villig til å påta seg jobben.

-          Badevakter

Det er forslag om å etablere en badevakt som også holder litt orden nå i sommersesongen. Særlig behov er det frem til St.Hans. GT etterspør muligheter hos Protect vakt og sikkerhet.

 

 

 

GT

20/16

Styrets møteplan for 2017

 

Styremøte 4: 20. juni

Styremøte 5: 22. august

Styremøte 6: 26. sept

Styremøte 7: 24. okt

Styremøte 8: 28. nov

 

 

 

 

GT

 Sameiet Utsikten trinn 1

20.06.2017

 ________________                     _________________                         ________________

Geir Teigstad                               Vivi Lund                                           Geir Arne Aaberg

      styreleder

________________                     ________________

                                   Jan Arild Rygg                                   Runar Bakken

 

 

Referat styremøte nr. 2 - 2017

15.03, Kl. 1900-2100

Til stede: Geir Teigstad (GT), William Kornmo (WK), Helge Thomassen (HT), Runar Bakken (RB), Per Kr. Horntvedt (PKH) Jan Arild Rygg (JAR), Ulf Løvaas (UL)

Fravær: Vivi Lund (VL)

Saksnr

Beskrivelse

Ansvar

09/17

Innkalling og referat

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Referat fra møte 1/17 godkjennes

 

 

GT

 

10/17

Økonomi

  1. Regnskap 2016

Endelig regnskap for 2016 er ferdig og er til revisjon. Resultatet ble et underskudd på 284.190,- Dette inkluderer avsetning av for mye innbetalt ift gass og varme. I tillegg har vi regnskapsført hele kostnaden for montering av dørautomatikk.  Vi er meget godt fornøyd med resultatet.

  1. Avregning av gulv/radiatorvarme samt forbruk av gass

Oversikten er ferdig og vil sendes OBOS for gjennomføring. Også i år er det mange som ikke melder inn sine avlesninger. Disse vil naturligvis ikke få noe refundert.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

1)      Styret tar regnskap 2016 inklusive avregning av varme/gass til orientering.

 

 

 

GT

11/17

 

 

 

 

 

 

Sameiermøte

  1. Dato for sameiermøte er satt til 6. april. Vi har bestilt Kommunelokalet og åpner møtet kl 1900.
  2. Årsrapport

-          Styrets beretning ble gjennomgått og godkjent

-          Årsregnskap med noter ble gjennomgått

  1. Valg – Innstilling foreligger ca 20. mars

Gjennomføring av valget: Det velges en og en kandidat til ledig styreplass. Evt skriftlig valg forberedes.

  1. Andre saker som kan komme opp:

-          Forslag til ny prinsippmodell for vindskjerming

-          Innglassing/innramming av balkong

 

Styret gjorde følgende vedtak:

1)      Styret tar saken til orientering

 

GT

12/17

Status fagområder

 

a)       Teknisk – William Kornmo

-          Utvendig vedlikehold, tilbud mottatt fra 4 leverandører. Styret gjennomgikk tilbudene og basert på pris og gjennomføringstid ble det gjort et valg. WK følger opp og informerer alle tilbyderne, samt sørger for en forpliktende avtale med valgte leverandør. Pris på gjennomføring er ca 0,7 mill og vil inkludere, fasadevask samt to strøk beis på byggene E, F, H1, H2

-          Serviceavtale VVS: Det arbeides med ny avtale for vvs-området.

-          Lading av el-biler: Det gis tillatelse til enkeltinnstallasjoner fortløpende og etter søknad. I tillegg jobbes det å få etablert et felles område for lading.

-          Reklamasjonspunker fra befaring av P2: Avvikene er overført vår fellesliste og sendt til utbygger for gjennomgang og kommentar. Foreløpig er noen allerede kvittert ut. Oversikten vil oppdateres forløpende.

-          Installasjon av automatisk avlesning av forbruk av gulv/radiatorvarme: Det vil på sikt bli vurdert å installere dette.

-          Anskaffelse av dørautomatikk i ABC. Dette er ikke levert i entreprisen men er ønskelig. Det innhentes pristilbud på ettermontering og dersom det er innenfor en rimelig totalkostnad bestilles dette.

b)      Uteareal – Jan Arild Rygg

-           Ny avtale inngått med Isachsen. Avtalen gir sameiet større fleksibilitet ift. gjennomføring og oppfølging av avtalen.

-          SE har også avtalt skjøtsel av bryggekassene. Vi forvalter avtalen og deler kostnadene mellom Sande kommune, utbygger og Sameiet.

c)       Internkontroll og sikkerhet – Ulf

-           Tilsyn ADK planlagt 16/3. Dokumentasjon er forberedt.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

1)      Styret tar informasjon fra faggruppene til orientering

 

 

 

 

WK

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

JAR

 

 

 

 

UL

 

 

13/17

Utbygging

-          Overtagelse av ABC er gjennomført. Protokoll fra overtagelsen foreligger og er lagt på dropboks.

-          Referat fra møtet med utbygger ble gjennomgått

-          Fremdrift videre bygging.  IG er gitt for oppstart av grunnarbeider for N-bygget. Bygget vil stå ferdig i årsskiftet  18/19. R1 legges ut for salg i sommer og vil påbegynnes i slutten av 2018.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

1)      Styret tar saken til orientering

 

 

 

GT

14/16

Styrets møteplan for 2017

 

Sameiermøte: 6. april

Styremøte 3: 24. april

Styremøte 4: 20. juni

Styremøte 5: 22. august

Styremøte 6: 26. sept

Styremøte 7: 24. okt

Styremøte 8: 28. nov

 

Styret gjorde følgende vedtak:

1)      Styret vedtok møteplanen og legger dette inn i kalenderen til alle styrets medlemmer.

 

 

 

GT

 

Sameiet Utsikten trinn 1

24.04.2017

 

________________                     _________________                         ________________

Geir Teigstad                               Vivi Lund                                           William Kornmo

         styreleder

 

________________                     _________________                         ________________

Jan Arild Rygg                             Helge Thomassen                               Runar Bakken

Referat styremøte nr. 1 - 2017

17.01, Kl. 1830-2100

Til stede: Geir Teigstad (GT), Vivi Lund (VL), William Kornmo (WK), Helge Thomassen (HT), Runar Bakken (RB), Per Kr. Horntvedt (PKH) Jan Arild Rygg (JAR), Ulf Løvaas (UL)

Fravær:

Saksnr

Beskrivelse

Ansvar

01/17

Innkalling og referat

 

 

Vedtak: Referat fra møte 9/16 godkjennes

 

 

 

 

02/17

Økonomi

  1. Regnskap 2016

Regnskapet er gjort opp med et underskudd på kr. 1920,34. Dette er inklusive en stor kostnad til dørautomatikk som i sin helhet nå er betalt. Utbygger dekker 0,5 mill, og vi selv dekket 0,75 mill. Vi er meget godt fornøyd med resultatet.

  1. Budsjett 2017

Det er satt opp et budsjett som går i balanse. Sannsynligvis vil vi revidere budsjettet etter tre måneder når vi ser hvordan det går etter innflytting av tre nye bygg.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

1)      Styret tar regnskap pr. 31/12 til orientering.

2)      Styret godkjenner budsjett 2017 med de kommentarer og innspill som kom i møtet.

 

 

 

GT

03/17

 

 

 

 

 

 

Sameiermøte

  1. Dato for sameiermøte er satt til 6. april. Vi har bestilt Kommunelokalet og åpner møtet kl 1900.
  2. Årsrapport

-          Styrets beretning er under arbeid

-          Årsregnskap er under arbeid

-          GT sammenstiller alle innspill og sender ut et utkast til gjennomlesning når dette er klart

  1. Valg – arbeidet i valgkomiteen er igangsatt. Følgende personer er med i arbeidet: Sten Waløen, Maj Britt Hjellum, Yngve Aasmundrud, Signe Winther
  2. Andre saker som kan komme opp

Styret vil forberede en sak om vindskjerming. Styret er forberedt på å kunne legge frem en sak om dette tema som vil være et alternativ til hev/senk-modellen som allerede er godkjent.

 

04/17

Status fagområder

 

a)       Teknisk – William Kornmo

-          Tilbudsgrunnlag for utvendig vedlikehold av byggetrinn 1 er ferdigstilt og sendes ut til aktuelle tilbydere. Vi regner med en gjennomgang av tilbudene i neste styremøte.

b)      Uteareal – Jan Arild Rygg

-          Tilbudsgrunnlag for utearealene er innhentet. Isachsen har kontrakt for skjøtsel på våre områder, nå er det innhentet tilbud på kassene på brygga. Disse eies av Sande Kommune og er dermed deres ansvar. Imidlertid har sameiet inngått en avtale og påtatt seg oppgaven med skjøtsel.  Kostnadene forutsettes dekket av SK.  

c)       Internkontroll og sikkerhet – Ulf

-          Det er innhentet tilbud på utskifting av alle brannsentraler. Tilbudet er kostnadsmessig noe høyere enn forventet og styret ønsker derfor at vedtaket om evt anskaffelse utsettes til etter årsmøtet.

-          Informasjon om internkontrollen legges ut på hjemmesiden

Styret gjorde følgende vedtak: Styret tar informasjon fra faggruppene til orientering

 

 

 

 

WK

 

 

JAR

 

 

 

 

 

 

UL

05/17

Vaktmester

-          Det er ønskelig at vaktmester får et pc-uttak på sin arbeidsplass i teknisk rom. Dette begrunnes med tilgang til dokumenter i fb med daglige gjøremål.

 

Styret gjorde følgende vedtak: Styret godkjenner anskaffelse og installasjon av utstyr innenfor en ramme på kr. 5000,-

 

 

08/16

Styrets møteplan for 2017

Styremøte 1: 17. jan

Styremøte 2: 14. mars

Sameiermøte: 6. april

Styremøte 3: 24. april

Styremøte 4: 20. juni

Styremøte 5: 22. august

Styremøte 6: 26. sept

Styremøte 7: 24. okt

Styremøte 8: 28. nov

 

Styret gjorde følgende vedtak: Styret vedtok møteplanen og legger dette inn i kalenderen til alle styrets medlemmer.

 

 

 

Sameiet Utsikten trinn 1

15.03.2017

 ________________                     _________________                         ________________

Geir Teigstad                               Vivi Lund                                           William Kornmo

      styreleder

________________                     _________________                         ________________

Jan Arild Rygg                             Helge Thomassen                               Runar Bakken