Samarbeidsmøte mellom NJB AS og Sameiet Utsikten Trinn 1, 21-02-2017

21. februar 2017

Til stede:

- Fra NJB: Anders Sletten, Steinar Åsrud, Arne Nerstad
- Fra Sameiet: William Kornmo, Geir Teigstad 

Nr

Saksfremstilling

Ansvar

01/17

-            Referat fra siste møte
  Referat ok, tilbud på bytte av dør fra garasje og inn til D-bygget avventer svar. 

 

GT

02/17

Overtagelse av ABC

-            B og C innflyttet før nyttår
-            A flytter inn denne uken

-            Det har vært noe problemer med at brannalarmer er utløst ved at noen   tilfeldige har trykket på knappen. Det bør vurderes å sette på utvendig glass   på melderen.

 

 

WK/SÅ

03/17

Utvendig fasadevask

-            Sameiet skal overflatebehandle alle fasader og rekkverk i byggetrinn 1   (hus E,F,H2,H3) i løpet av 2017. Tilbud vurderes fra 1. mars. I denne   forbindelse ønsker vi å samkjøre fasadevask med det som allerede er planlagt etter ferdigstillelsen av ABC. Det er enighet om at NJB AS innhenter tilbud fra Hermansen på til sammen 9 bygg.

Følgende hus skal inngå i tilbudet:
E, F, H2, H3, D, H1, A, B, C

 

 

WK/SÅ

04/17

Avvik

a)        Innmeldt sak om vinduer i D-bygget

-            Det er montert selvrensende vinduer i D-bygget i fasaden ut mot   brygga. Disse er svært utfordrende å holde rene og bes vurdert av utbygger   ift. utskifting. SÅ følger opp.

b)        Oppfølging av sak i E3, samt andre avvik

-            Det er utarbeidet en egen oversikt over avvik innmeldt fra E3. Disse er gjennomgått av utbygger og vil bli fulgt opp videre. Det er enighet om at   SÅ tar kontakt for befaring i E3.

c)         Resterende registrerte avvik ble gjennomgått og vil danne grunnlag for oppfølgingen videre

d)        Notat med oppsummering fra befaring i P2 gjennomgått og sammenholdt med avviksregistreringen

e)        Dokumentasjon fra E3, notat med oppsummering fra befaring i P2, samt oversikt over alle avvik sendes utbygger v/SÅ for gjennomgang.

f)         SE ber om at utbygger oversender protokoll samt tilbakemelding på de enkelte mangler som ble notert ifb.    med overtagelse av I-bygget (juni 2015). Siste oppfølging fra sameiets side er epost 04.07.16.

 

 

SÅ/WK

05/17

Skjøtsel av kassene på brygga

Det er nødvendig å ta hånd om de store kassene på   brygga. Det er ønskelig at kostnadene deles på tre, dvs at Sande kommune   (eier), NJB AS og Sameiet NJB Utsikten trinn 1 betaler 1/3 hver. Sande   kommune har forpliktet seg til kr. 12000,- pr. år. I tillegg dekker de   kostnader for automatisk vanningsanlegg. Resten av driftskostnader mht   utskifting og skjøtsel ønsker vi fordelt på Sameiet og NJB AS. NJB AS trenger   i tillegg en ny ansvarlig for resten av tomtearealet, parkanlegget. Spørsmål   om dette kan kombineres med andre oppgaver vil vurderes.

 

 

 

GT/AS

06/17

Dato for sameiermøte

Det er planlagt årsmøte/sameiermøte torsdag 6. april

 

 

GT

07/17

Forsikringssaker   

    1. Vannlekkasjer i C  

Det ble innmeldt lekkasje i himlingen i en av de   nye leilighetene i C-bygget. Årsaken viste seg å være feil ved ettermontering   av et badekar i etasjen over. Skaden håndteres av forsikringsselskapet.   

    1. Vannlekkasje i K1  

Lekkasje fra kjøleskap med isbitmaskin har   medført skade på kjøkkeninnredning. Skaden håndteres av forsikringsselskapet.

 

 

GT

08/17

Andre forhold

-            Arbeider på tomta der N-bygget skal stå. Det er registrert støyende   arbeider mandag 20. februar. Det er sendt rammesøknad for N-bygget, men IG er   ikke gitt. Det skal mao ikke være grunnarbeider der ennå. Evt bortkjøring av steinmasser skal foregå kun på dagtid mellom 0800-1600. Arne følger opp saken. 

-            Steinmasser ved K2: Det er ingen planer om flytting av disse massene på det nåværende tidspunkt da dette ville medføre omfattende sikringsarbeider i tillegg. (herunder gjerder). 

-            Oppfølging av tidligere innmeldt ønske om å planlegge for et fellesareal for møter, sosiale arrangementer, trening mv. Sameiet ønsker dette planlagt og ber om at utbygger/arkitekt ser på alternative løsninger ifb med tegning av R1-2. Evt vedtak som vil innebære kostnader for den   enkelte sameier vil måtte behandles på sameiermøte.

Arkitekten oversender foreløpig plantegning som   viser foreløpig disponibelt areal for felles oppholdsrom slik at sameiet kan   vurdere og planlegge behov som meldes tilbake til utbygger og arkitekt.   Bygg R er også kommet så langt  i tegningene, og bygget ligger veldig flott til mht. utsikt i og ut trappa, så salgspris / m2 vil nok her utgjøre min. 50.000,- for disse 2-roms leilighetene på bakkeplan.

Utbygger kan ikke vente med noen lokaler da salgsstart   planlegges så snart vi har solgt unna noe mer på ABC og N (Prospekt klargjøres senest medio mai)

Alternativt vil sameiet måtte vurdere lokaler i bakerste rad – dersom disse 4-5 husene skal være en del av Sameiet NJB   Utsikten trinn 1. Oversikt over estimerte kostnader på ønsket forslag utarbeides av utbygger.

Dette benyttes som underlagt til presentasjon på neste sameiermøte i april.  Beslutning om kjøp må gjøres med 2/3 flertall.

-            Serviceavtaler. Utbygger ber om at vi vurderer å legge nye serviceavtalebehov som dukker opp ifb med overtagelse av nye bygg direkte over til løpende avtaler som vi har på resten av infrastrukturen. 

-            Det er utarbeidet et meldeskjema for innmelding av feil og mangler.   Skjema ønskes benyttet fra og med innflytting i ABC. Det vil bli lagt ut en word-versjon på hjemmesiden.

 -            Tilsyn av sameiets gassanlegg gjennomføres av ADK-kontroll. Ved siste   tilsyn manglet det en del dokumenter. Rapporten som ble utarbeidet vil være   utgangspunkt for neste tilsyn i mars/april. Vi stiller opp med flere   deltagere denne gangen og vil også invitere utbygger til å delta.

 -            Avtalen med Canal Digital ønskes gjennomgått. Det er sameiets avtale   og gjelder frem til 2021. Det bes om at avtalen oversendes slik at Sameiet   kan følge tettere opp på vegne av beboerne. Avtalen vil legges i vårt arkiv.

Samarbeidsmøte mellom NJB AS og Sameiet Utsikten Trinn 1, 22-02-2016

Til stede:
- Fra NJB: Anders Sletten, Steinar Åsrud
- Fra Sameiet: Svein Carlsson, William Kornmo, Geir Teigstad 

Nr

Saksfremstilling

Merknad

01/16

  1.  Oppfølging av saker fra siste møte
      - Forrige   referat

-            Avfallsanlegg, det pågår arbeid med å vurdere   ventilasjon av anlegg 2

-            Bruk av område bak I-bygget vurderes som midlertidig   gjesteparkering. Utbygger sørger for skilting. Sameiet sender ut info

-            Ellers ingen kommentarer

 

 

AS/GT

02/16

  1. Oppfølging   5-årsbefaring

- I fb med   befaring av byggetrinn 1, er det registrert en rekke avvik. Oversikten er   sendt til utbygger som bekrefter mottak og ansvar for videre oppfølging. Tas   opp i neste møte

 

 

SÅ/WK

03/16

  1. Avtale om videre   arbeid med dørautomatikk

Det er   registrert 27 dører med for tunge mekanismer. Disse vil bli påmontert   automatiske åpnerfunksjoner. Det er enighet om at Sameiet, Utbygger og OBAS   vil dekke 1/3 av kostnadene hver. Det vil bli utarbeidet en avtale mellom   partene før arbeidet igangsettes.

 

SÅ/WK

04/16

  1. Mobilt knuseverk

Det er kommet en   del klager på støy og støv ift bruk av mobilt knuseverk. Utbygger tar dette   til etterretning og vil sørge for bedre informasjon og styring av når   arbeidet skal pågå.

 

 

05/16

  1. Fakturaer fra   perioden før juni 2015

Sameiet har   gjennomgått alle fakturaer fra strømleverandør. Det vil bli utarbeidet en   oversikt over energibruken og i den forbindelse foreslått tiltak som kan   redusere kostnadene til oppvarming for sameiet.

 

 

 

SÅ/WK

06/16

  1. Lading av   el-biler

Det er enighet   om å legge til rette for etablering av parkering med lademuligheter. Omfanget   er usikkert, men det vil være behov for at utbygger sørger for nok kraft inn   i sameiet. Praktisk gjennomføring mht tildeling til enkeltpersoner vil bli   avklart senere.

 

 

AS/GT

 

07/16

  1. Oppfølging av   lekkasje i P1/P2

Det er foreløpig   gjort tiltak som tetter lekkasjen ned til bodarealene bak P1. Rask reaksjon   fra entreprenør var avgjørende i denne saken.

 

08/16

  1. Utvidelse av   bryggeanleggene

Viser her til   info om utvidelse. Det vil bli etablert flere båtplasser foran kaianlegget.   Disse plassene skal dekke behovet etter hvert som sameiet utvider, med A, B,   C-byggene og senere N-bygget. Inntil de er solgt vil utbygger legge til rette   for utleie.

AS

09/16

  1. Vedlikeholdsavtaler

Utbygger påpeker   viktighet av å inngå serviceavtaler for de tekniske anleggene. Dette er i stor   grad gjort, men det gjenstår noen områder hvor avtaler skal fornyes. Komplett   liste vil vi legge ut når denne er klar.

 

WK

10/16

  1. Ukentlig   informasjon

Utbygger vil   sørge for at det lages en ukentlig informasjon om fremdrift i utbyggingen.

 

 

 

Samarbeidsmøte mellom NJB AS og Sameiet Utsikten trinn 1, 29-09-2015

Møtereferat 

Samarbeidsmøte mellom NJB AS og Sameiet Utsikten trinn 1

Dato: 29. sept 2015

 Til stede:

- Fra NJB: Anders Sletten, Steinar Åsrud

- Fra Sameiet: Svein Carlsson, William Kornmo, Geir Teigstad

 

Nr

Saksfremstilling

Merknad

6/15

 Oppfølging av   saker fra siste møte
  Det er fortsatt uenighet i ft hvordan den tekniske løsningen for avløp burde   vært. Som følge av konstruksjonen må det jevnlig kontrolleres at   pumpeanlegget fungerer tilfredsstillende. Ved avvik må avløpene spyles. Noen   momenter behandles videre i dette møtet. Referatet godkjennes.

 

WK/SÅ

7/15

Parkering for gjester

Det er enighet om at sameiet disponerer 12-13 plasser i   P-anlegget fra og med dd. Sameiet bestiller skilting og merker plasser som   skal kunne benyttes. Sameiet overtar forvaltningen av plassene.

 

SC

8/15

Etablering av selskap for båtplasser til beboere i sameiet

Etablering av selskap er fortsatt i prosess.

AS

9/15

Bestilling av nøkler – fullmakt samt register

Overføring av fullmakt er i prosess. Register over   utleverte nøkler finnes hos Certego

GT

10/15

Defekte lamper i fellesarealer

Sameiet har ved flere anledninger tatt opp behov for en   revurdering av kvaliteten på lampene i fellesarealer. Det skiftes lysstoffrør   for ca 30.000,- pr år i lampene. En del av de eldste lampene er defekte.   Sameiet ber om at utbygger tar dette videre med underleverandør og vurderer   om dette er brudd på garantien. 

AS

11/15

Avfallsanlegg nr. 2 – problemer med lukt

Det er installert ventilasjonsanlegg i søppelanlegg nr. 1.   Dette fungerer meget bra og bør videreføres til de andre anleggene. Kostnaden   er ca 50.000,- pr. installasjon. Utbygger vurderer dette.

WK/SÅ

12/15

Midlertidige løsninger for adkomst til P-anleggene

Plan for midlertidig adkomst er tilfredsstillende og ser   ut til å fungere meget godt. Asfaltering av øvre veibane samt varmekabler ned   til P-2 er gode valg for beboere. Det gjenstår noe arbeid mht skilting   herunder også for politi, brann, ambulanse, taxi, varelevering med mer.

13/15

Eventuelt

- Restfaktura for innleid vaktmester fra NJBAS

Det er enighet om at utbygger   kan fakturere for ca 4 mndr, dvs 50.000,- inkl mva for innleie av vaktmester   i 2015.

- Reseksjonering K2

K2 overleveres medio feb.   2016.
  Reseksjoneringen, slik at beboere får tinglyst skjøtene i feb. 2016, er estimert   avholdt siste halvdel av nov.

Det vil bli innkalt til   sameiemøte i slutten av november.

- Strøm bygg I

Faktura på strøm i   fellesarealer for perioden mellom innflytting i bygg I og sameiets   overtagelse av arealene belastes sameiet. Faktura sendes til regnskapsfører.

- Elektrikerarbeid bestilt av OBAS

I forbindelse med en   garanti-sak er det bestilt arbeider fra Knut Halvorsen. Denne fakturaen skal   belastes OBAS

 

AS

 

 

 

GT

 

 

 

 

GT

 

 

 

 

Samarbeidsmøte mellom NJB AS og Sameiet Utsikten trinn 1, 09-06-2015

Møtereferat 

Samarbeidsmøte mellom NJB AS og Sameiet Utsikten trinn 1 

Dato: 09. juni 2015

 Til stede:

- Fra NJB: Håkon Kristiansen, Steinar Åsrud

- Fra Sameiet: Svein Carlsson, William Kornmo, Geir Teigstad

  

Nr

Saksfremstilling

Merknad

1

Informasjon om videre utvikling og arbeider som pågår -   Utbygger orienterer
  - oppstart A,B,C rett etter ferien
  - K2 vil stå ferdig i januar/februar 2016
  - Utvidelse av kaia har startet opp
  - Hagebyen, 1,2,3,4 og 5 med oppstart i nov for siste byggetrinn
 
 

NJB/Steinar Åsrud

2

Avvikssystemet - sameiet orienterer

- Hensikten med systemet er å få en strukturert oversikt   over feil og mangler. Dokumentasjon overfor utbygger og entreprenør er også   viktig. Vi leverte en oppdatert oversikt til utbygger og bad om skriftlige   tilbakemeldinger på utbedringene. Det er 44 registrere saker, og noen av   sakene er avgjørende å få løst.

Disse er:

a)        Søppellukt fra anleggene. Vi har foreslått en   løsning og ber utbygger jobbe med denne videre for alle nye anlegg.

NJB har bestilt utbedring av luktproblem   fra matavfallsenheten i anlegg 1.

b)        Videre er det avvik på en del dører, spesielt   ift brannsikkerhet og trekk-kraft. De dørene som er røyktette er i stor grad   for tunge å dra opp manuelt.

NJB har gitt tilbakemelding på   dette, og holder fast ved dette. Vi er imidlertid åpne for en dialog hvis vi   i fellesskap kan finne en løsning som alle parter kan enes om.

c)        Videre er det registrert for høy grad av fukt   i garasjeanleggene. Særlig gjelder dette P2, noe synlige soppdannelser er   bevis på.

Dette er ivaretatt i alle   anlegg nå. Vent i P1 og P2 er nå satt på kontinuerlig grunnventilasjon og   ikke bare på CO2 drift. Sopp er fjernet i P2
  Steinar Åsrud lovte å gi tilbakemelding om status på alle avvikene.

Vi vil prøve å gi   tilbakemelding på de sist mottatte avvikene i løpet av 1 juli 15


 
 

NJB/Steinar Åsrud

3

Bryggesamvirke.
 
Utbygger kunne orientere om plan for etablering av bryggesamvirke. Dette   er en juridisk modell som ikke tidligere er prøvd i Norge. Den er nå klar for   registrering i Brønnøysund. Videre utvikling av anlegget ble også   gjennomgått. Noen av de som har fått plasser allerede vil måtte påregne å bli   flyttet.
 
 

NJB/Håkon Kristiansen

4

Nye tjenesteleverandører til sameiet
 
Sameiet orienterte. Følgende nye kontrakter er inngått.
  - Ny vaktmester er på plass fra 1. Mai. FM Eiendomsservice, med daglig leder   Fredrich Mitchell, mobiltlf: 952 28 941
 
  - Ny skjøtselsavtale for grøntarealene i inngått. Isachsen Anlegg A/S   (avdeling grønt) har overtatt all skjøtsel og oppfølging av sameiets   grøntområder.

Kontaktperson: Monica Hals, anleggsleder grøntmiljø

Sameiet/Geir Teigstad

5

Oppfylling av avtaler, rammevilkår, reguleringsplan mv.

- Sameiet ønsker en nærmere gjennomgang av noen av   punktene i byggebestemmelser og dokumentasjon ift med salg av de enkelte leiligheter.
  - Det kreves at utbygger stiller til disposisjon et gitt antall plasser til   gjesteparkering innvendig og under tak. Ifølge kontrakten mellom   selger/utbygger og hver enkelt kjøper og bestemmelsene gitt av Sande Kommune   skal det bygges 0,1 plass pr leilighet. Så langt skal det mao være 12-13   plasser tilgjengelig for sameiet. Utbygger samtykket i vår tolkning og vil gå   i samarbeid med sameiet for å få dette på plass før 1. Juli. Ansvar Steinar

Vi finner en løsning på dette ved at NJB stiller det antall   plasser innenfor krav stilt av Sande Kommune og i hht den enkelte   salgskontrakt. Endelig løsning tas i dialog over ferien.
  -Kloakknettet, sameiet er pålagt å spyle anlegget jevnlig. Dette skyldes   manglende selvfall i anlegget. Sameiet krever at denne konstruksjonen endres   og at kravet til selvfall er imøtekommet.

Dette vil ikke bli innfridd sier NJB. Det anlegget som er   etablert er godkjent av Sande Kommune og representerer ingen store   driftskostnader som antydet over.
  - Søppelanleggene er ikke gode nok ift ventilasjon. Sameiet har foreslått en   løsning og ber utbygger svare på vårt innsendte forslag.

Besvart under pkt 2a
  - Eierskap av fellesarealer. Sameiet er ikke komfortabel med utbyggers   eierskap til fellesarealer. Dette gjelder spesielt tekniske rom og anlegg,   men også andre fellesarealer. Det er ønskelig å overføre ansvaret for alle   arealer til sameiet. Dette gjelder ganger, trapper, tekniske rom mv som   utbygger i dag disponerer. Vi ber om at dette overføres og at det etableres nødvendige   avtaler ift bruksrett med videre.

Stort sett alle fellesarealer er overlevert til sameiet   med formaliserte protokoller hevder NJB. De eneste som ikke er overlevert er   teknisk rom P1 samt kajakkrommet. Det tekniske rommet skal utstyres med flere   tekniske anlegg etter hvert som Utsikten vokser. Dette kan vi i fellesskap   finne er formalisering på.
 
 

NJB/Steinar Åsrud