Referat styremøte nr. 13 - 2018

Sameiet NJB Utsikten Trinn 1

 nr. 13 – 2018

 

Til stede: Geir Teigstad (GT), Jan Arild Rygg (JAR), Ulf Løvaas (UL) Geir Arne Aaberg (GAA), Tove Finstad (TF), Jorunn Sønju (JS)

Fravær: Vivi Lund (VL)

Sted: Salgskontoret

Dato: søndag 16.12 Tidspunkt: Kl. 1300-1400

Saksnr

Beskrivelse

Ansvar

 81/18

Innkalling

Innkallingen var sendt ut på epost dagen før

 

Innkalling ble godkjent.

 

 

 

GT

 

82/18

Ekstern styreleder

Sameiet ønsker å få på plass en ekstern styreleder mvf årsmøtet til våren. Valgkomiteen har jobbet frem en plan for samtaler/intervjuer og i den forbindelse har det vært diskutert om styrets innstilling kan være klar en del tid i forkant. Styret diskuterte muligheten og konkluderte med at det er mulig å finne frem til en prioritert liste og dermed innstille en person i løpet av januar. Det legges opp til at styret har samtaler med aktuelle kandidater til styreledervervet den 21/1 og at innstillingen skrives i eget styremøte den 28/1.

 

Styret gjorde enstemmige følgende vedtak:

Styret gjennomfører intervju med to kandidater den 21/1 og skriver sin innstilling i styremøte den 28/1

 

GT

 83/18

 

 

 

 

 

 

Søknad om montering av pergola

Jan Berg har søkt om montering av pergola på sin takterrasse. Han viser til andre tilsvarende terrasser hvor dette er montert. I søknaden var det ikke vedlagt bilder eller tegninger av aktuelle produkt, eller hvor det skal monteres. Kravene til søknader av denne karakter er at de inneholder vedlegg med blant annet tegninger, monteringsanvisning mv. Det bes om at dette sendes inn før søknaden kan behandles.  

 

Styret gjorde enstemmige følgende vedtak:

Styret ber om å få tilsendt vedlegg av teknisk karakter så som tegninger, monteringsbeskrivelse mv.

 

 

GT

 

Sameiet Utsikten trinn 1

16.12.2018

 

________________                     _________________                   ________________

Geir Teigstad                               Vivi Lund                                          Geir Arne Aaberg

      styreleder

________________                     ________________

                             Jan Arild Rygg                                   Jorunn Sønju

Referat styremøte nr. 12 - 2018

Sameiet NJB Utsikten Trinn 1

 nr. 12 – 2018

Til stede: Geir Teigstad (GT), Jan Arild Rygg (JAR), Ulf Løvaas (UL) Geir Arne Aaberg (GAA), Vivi Lund (VL) Tove Finstad (TF),

Fravær: Jorunn Sønju (JS)

Sted: Salgskontoret

Dato: onsdag 26.11 Tidspunkt: Kl. 1800-2100

Saksnr

Beskrivelse

Ansvar

 72/18

Innkalling

Innkalling og referater fra siste styremøte, samt protokoller fra 3 eo årsmøter ble kommentert.

 

Innkalling og referat fra siste møte ble godkjent.

 

 

 

GT

 

73/18

Innflytting i N-bygget

Overtagelsen og innflyttingen har pågått en stund og etter det vi har fått tilbakemelding om er det ingen større saker som har dukket opp.

 

Styret gjorde enstemmige følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering

 

GT

 74/18

 

 

 

 

 

 

Økonomi

  1. Prognose for året viser fortsatt underskudd, men med vedlikehold av treverk i byggetrinn en som hovedårsak. Noen posteringer vil følges opp videre slik at vi får plassert kostnadene for året på riktig sted.
  2. Budsjett 2019

Forslag til budsjett utarbeidet av forretningsfører og styreleder. Det er enighet om de store tallene, men det bør budsjetteres med høyrere kostnader for styret og noe mindre for levering av strøm. Montering av infrastruktur for elbillading skal føres som egen sak. Det budsjetteres med 0,4 mill i overskudd.

 

Styret gjorde enstemmige følgende vedtak:

Styret godkjenner budsjett for 2019 med de innspillene som kom i møtet

 

 

GT

 75/18

Lekkasje i I-bygget

Ny sak er meldt inn til forsikringen. Vi har oppdaget en lekkasje i Bølgeveien 12 som skyldes manglende vedlikehold og rens av sluk på balkongen. Saken er undertaksering og rapport vil sendes styret når den foreligger.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering.

Styreleder sender ut en ny påminnelse om ansvar for rens av sluk.

 

 

GT

 

 76/18

Gjesteparkering - oversikt

  1. Det er utarbeidet en oversikt over alle gjesteparkeringer og HCplasser.
  2. Oversikten legges ut på vår hjemmeside til informasjon

 

Styret gjorde følgende vedtak:

 Styret tar saken til orientering

 

 

 

GT

 77/18

Søknad om bruk av fellesareal

 Det er søkt om eksklusiv bruk av fellesareal i garasje P3. Begrunnelsen er at det ikke vil være til sjenanse for noen andre da det ligger for seg selv og heller ikke er en snuplass. Det er mulig å legge til rette for dette i våre vedtekter. Disse må i så fall endres på neste årsmøte. Dersom dette godkjennes vil det kunne danne presedens ift andre tilsvarende saker. GT orienterer beboer.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret anbefaler søknaden og vil utarbeide forslag til endringer av vedtektene for behandling på neste årsmøte. Retten til bruk kan ikke overdras til andre. Det skal beregnes felleskostnader for bruken av arealet.

 

 

GT

78/18

Søknad om montering av pergola

Det er søkt om montering av pergola Gennius A1. Vedlagt søknaden er en skisse med bilde av modellen.  

Søknaden om montering av pergola godkjennes innenfor de rammer som er satt mtp fargevalg og modell. GT informerer søker.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret godkjenner montering av pergola

GT

79/18

Fastsetting av dato for ordinært årsmøte i 2019

Dato for årsmøte fastlegges ordinært ila siste kvartal. Det er ikke bestilt lokaler for gjennomføring av årsmøtet ennå, men aktuelle steder er både Selvikhallen og Sandehallen i tillegg til kommunelokalet.

GT undersøker mulige datoer og bestiller for gjennomføring helst i april.

Aktuelle datoer er 10-11 april

Styret gjorde følgende vedtak:

Tentativ dato for årsmøte settes til 11. april og GT bestiller.

 

 

GT

80/18

Oppdrag valgkomite

Det er styrets ansvar å påse av valgkomiteen igangsetter arbeidet tidlig nok slik at nødvendig vurdering av den enkelte kandidat kan gjøres. GT har varslet valgkomiteens leder om oppdraget. Det vil bli sendt ut informasjon om prosessen fra valgkomiteens leder før nyttår.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Oppdrag til valgkomiteen om å igangsette arbeidet godkjennes

 

 

GT

 

Møteplan

 

Styremøter 2019:  

 

 

 

GT

 

 

Sameiet Utsikten trinn 1

26.11.2018

 

________________                     _________________                   ________________

Geir Teigstad                               Vivi Lund                                          Geir Arne Aaberg

      styreleder

________________                     ________________

Jan Arild Rygg                                   Jorunn Sønju

Referat styremøte nr. 11 - 2018

Sameiet NJB Utsikten Trinn 1

 nr. 11 – 2018

 

Til stede: Geir Teigstad (GT), Jan Arild Rygg (JAR), Jorunn Sønju (JS), Ulf Løvaas (UL) Geir Arne Aaberg (GAA), Vivi Lund (VL)

Fravær: Tove Finstad (TF),

Sted: Salgskontoret

Dato: onsdag 18.10 Tidspunkt: Kl. 1800-2100

 

Saksnr

Beskrivelse

Ansvar

 63/18

Innkalling

 

Innkalling og referat fra siste møte ble godkjent.

 

 

 

GT

 

 64/18

 

 

 

 

 

 

Økonomi

  1. Status for nye leverandøravtaler

GT orienterte om endringen i avtalene med IF og Fjordkraft.

 

Styret gjorde enstemmige følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering

 

 

GT

 65/18

Lading av elbiler – Status tilbud Ing Pettersen, Powertec, evt andre.

Tilbud fra Ing. Pettersen ble gjennomgått. Tilbudet er delt i to og inneholder pris for gammel del P3-4 og for ny del P3-4. Styret ønsker at vi fremmer saken på e.o. årsmøte 24. oktober og anbefaler å gå videre kun med tilbud på ny del P3-4.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret fremmer forslag til e.o. årsmøte den 24. oktober om å gå videre med ny del P3-4 og innkaller nye beboere i N-bygget til eget møte.

 

 

GAA

 

 66/18

Reseksjonering av N-bygget

  1. Det skal sendes ut informasjon til alle nye beboere. Egen informasjon om hvor vi ønsker velkommen til brygga sendes ut. GT utarbeider dette og sender ut i epost ila kort tid.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

 GT utarbeider informasjonen og sender ut.

 

 

 

GT

 67/18

Forsikringssaker – oppfølging av saker som pågår.

Det er pt. Flere saker som pågår.

-        Bølgeveien 16

-        Kaiveien 12

-        Laboratorieveien 8 og 10/12

I alle sakene er det gjennomført en takst fra NEMI og skadene er registrert og under oppfølging. Rapportene vil danne grunnlag for hvordan dette håndteres videre mtp om det dekkes av forsikringen eller ikke.  

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar gjennomgangen til orientering

 

 

GT

68/18

E.o. årsmøte 24. oktober, agenda basert på innkomne forslag til saker.

 

Agenda:

-        Lading av elbiler og eluttak generelt på parkeringsplasser - GT

-        Vannkvalitet på Brygga, -GT

-        Info om gjesteparkering og HC-parkering, sak fra Sten, Svein mfl. – Svein Carlsson orienterer

-        Innkjøp av hjertestarter – Signe Winther orienterer

-        Salg av bod til Svorkmo, søknad om å kjøpe gangen som ligger i mellom

-        Orientering om medlemskap i Boalliansen

-        Status rekruttering av ekstern styreleder – GT orienterer

 

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret godkjenner agenda og GT sender ut innkalling.

GT

69/18

Oppfølging av saker, pergola, torvtak, ladepunkter og ordensregler – UL

-        Pergola i K1 godkjennes

-        Torvtak må bort – GT sender ny epost og setter dato for tiltaket

-        Rydding i garasjene – GT sender epost om rydding i garasjene

-         

Styret gjorde følgende vedtak:

Oppfølging av diverse saker tas til orientering

 

70/18

Vind og solskjerming - UL

 

  1. Teksten på vår hjemmeside er endret

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Ny informasjon godkjennes

 

 

UL

71/18

Eventuelt

-        Minne utbygger om fasadevask

-        Ved avlesning av målere i N-bygget skal våre lister oppdateres

 

 

Møteplan

 

Styresaker til neste møte

 

Styremøter: 26/11

e.o Sameiermøte: 14/11

- Behandle infrastruktur til lading av elbil for N-bygget

 

 

 

GT

 

Sameiet Utsikten trinn 1

18.10.2018

 

________________                     _________________                   ________________

Geir Teigstad                               Vivi Lund                                          Geir Arne Aaberg

      styreleder

________________                     ________________

Jan Arild Rygg                                   Jorunn Sønju

Referat styremøte nr. 10 - 2018

Sameiet NJB Utsikten Trinn 1

Referat møte 10 – 2018

 

Til stede: Geir Teigstad (GT), Jan Arild Rygg (JAR), Jorunn Sønju (JS), Ulf Løvaas (UL) Geir Arne Aaberg (GAA), Vivi Lund (VL)

Fravær: Tove Finstad (TF),

Sted: Salgskontoret

Dato: onsdag 24.09. Tidspunkt: Kl. 1900-2100

 

Saksnr

Beskrivelse

Ansvar

 54/18

Innkalling

 

Innkalling og referat fra siste møte ble godkjent.

 

 

 

GT

 

 55/18

 

 

 

 

 

 

Økonomi

  1. Endring i felleskostnader/husleie mvf. 1. november. Fakturagrunnlaget er klargjort av OBOS og vil bli effektuert.
  2. Regnskap pr. august viser underskudd hiå. Hovedårsaken er vedlikeholdskostnader på utvendig treverk som ble utført i sommer. Dette ligger ikke inne i budsjettet og skulle vært tatt direkte fra fondet. Vi vil gjøre en merknad av dette på årsregnskapet.
  3. Forberedelser til budsjett 2019.

GT og VL gjennomgår og lager utkast til budsjett sammen med OBOS. Budsjettet vil bli styrebehandlet i november.

 

Styret gjorde enstemmige følgende vedtak:

-        Regnskap pr august tas til orientering

-        Forberedelser til budsjett 2019 tas til orientering

 

 

 

GT

 56/18

Ny infrastruktur for lading av elbiler

  1. Presentasjon av tilbud fra EP. Tilbudet ble gjennomgått og kommentert. Etablering av infrastruktur for å kunne koble på inntil 200 ladere fordelt på fire garasjer summeres opp til ca 2,5 mill. I tillegg kommer ladeboks og kabling til hver enkelt parkering, oppgitt til kr 25.000,- pr enhet.
  2. Gjennomgang og vurdering av tilbudene fra EP og Ing Pettersen

Tilbudet fra Ing Pettersen og fra EP kan synes å være svært forskjellig. Dette må kvalitetssikres før vi gjør en vurdering/sammenligning av de to tilbudene.

  1. Det er avtalt nytt styremøte 18/10 for gjennomgang.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Tilbudet fra EP tas til orientering.

 

 

 

 

GAA

 57/18

Planlegging av e.o. årsmøte og beboermøte

  1. E.o. årsmøte 4. oktober – reseksjonering

Varsel er sendt ut med frist for innmelding av saker til 27/9. GT sender ut innkalling ila fredag 28/9 eller lørdag 29/9.

  1. E.o. årsmøte 24. oktober – ny infrastruktur

Vi legger opp til et delt møte. Først e.o. årsmøte med saksliste og deretter informasjonsmøte i en litt mer uformell tone.

GT sender ut varsel om dette møtet i neste uke.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

 Planlegging av eo årsmøter tas til orientering

 

 

 

GT

 58/18

Kjøp av ekstra areal mellom to boder

Trond Svorkmo har sendt inn søknad om kjøp av fellesareal mellom to boder. Han har kjøpt en tilleggs bod og får et åpent areal mellom disse to bodene som han ønsker å kjøpe. Salg av fellesareal er ikke noe styret selv kan beslutte. Dette må vedtas av årsmøtet. Styret ser en del problemstillinger knyttet til dette mtp lik behandling mv og ønsker ikke å fremme saken for behandling i et årsmøte.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Et enstemmig styre avviser søknaden og ber GT svare tilbake til Svorkmo

 

 

 

GT

59/18

Boalliansen, evt nye avtaler

Det er gjort avtale om overgang til ny forsikringsleverandør. IF vil mvf 6. oktober levere denne tjenesten til sameiet.

Det er i tillegg tatt kontakt med Fjordkraft, men foreløpig er det ikke kommet tilbakemelding fra dem.

Jorunn etterspurte prosess ift. ny forretningsfører. Det er foreløpig ikke gjort noen vurderinger av dette og saken vil naturlig komme opp på et senere tidspunkt, da gjerne med sammenligning av flere alternativer.  

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Prosessen med skifte av leverandører tas til orientering

 

GT

60/18

Styrets oppgaver, herunder styreleders oppgaver

GT har utarbeidet en oversikt over oppgaver som gjøres av han i rollen som styreleder og dagligleder. Det er mange oppgaver og behov for å rydde litt før vi evt går ut og ber om tilbud på ekstern styreleder.

Oppgaveoversikten er et utkast som styrets medlemmer oppfordres til å komme med kommentarer til.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Oversikten over styreleders oppgaver tas til orientering. GT bes komme med oppdatert liste og forslag til videre prosess i neste styremøte

 

 

61/18

Diverse punkter til oppfølging

  1. Pigger på taket: det er satt opp såkalte måkejagere på taket over Hernandez. Styret er ikke kjent med hvem som har gjort det eller gitt tillatelse til å montere anordningen. Det sendes beskjed om at dette må fjernes.
  2. Torv og lekkasje fra taket i F-bygget. Det er meldt om lekkasje i taket ned til Rolf Jacobsen i F-12. På taket over han er det etablert en torvhage med rullesteiner. Taket er fellesareal og det er ikke anledning til å anordne slike bed på taket. Dette må fjernes. Lekkasjen må meldes via forsikringen.
  3. Kapping av stendere – Hernandez. Styret savner tilbakemelding på ferdigstillelsen av pergola hos Hernandez. Det er bedt om en tilbakemelding uten at dette har gitt utslag. GT purrer og varsler at styret ønsker en befaring.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Oppfølging av diverse saker tas til orientering

 

62/18

Eventuelt

  1. Sikring av støttemur K1. Saken er behandlet i Sande kommune og styret er bedt om en uttalelse ift om det er sameiet som har replantet hekken. GT svarer tilbake etter å ha sjekket med de andre som satt i styret den gang (2014)

 

 

GT

 

Møteplan

 

Styresaker til neste møte

 

Styremøter: 18/10, 26/11

Beboermøte: 24/10

e.o Sameiermøte: 4/10, 24/10

- Reseksjonering

- Behandle infrastruktur til lading av elbil

- Økning av felleskostnader

 

 

GT

 

Sameiet Utsikten trinn 1

24.09.2018

 

________________                     _________________                   ________________

Geir Teigstad                               Vivi Lund                                          Geir Arne Aaberg

      styreleder

________________                     ________________

Jan Arild Rygg                                   Jorunn Sønju

Referat styremøte nr. 9 - 2018

Ref ekstraordinært styremøte

Sameiet NJB Utsikten Trinn 1

Dato: onsdag 29.08. Tidspunkt: Kl. 1900-2100

Til stede: Geir Teigstad (GT), Jan Arild Rygg (JAR), Jorunn Sønju (JS), Geir Arne Aaberg (GAA), Tove Finstad (TF) Vivi Lund (VL)

Fravær: Ulf Løvaas (UL)

Sted: Salgskontoret

Saksnr

Beskrivelse

Ansvar

 52/18

Innkalling

 

Innkalling og referat fra siste møte ble godkjent.

 

 

 

GT

 

 53/18

 

 

 

 

 

 

Økonomi

  1. Boalliansen

Styret har tidligere vært i kontakt med Boalliansen for å vurdere evt medlemsskap. Kai Hornslien som er styreleder i Boalliansen var invitert til styremøtet for å orientere om innhold, fordeler, og potensiale for sameiet dersom vi velger å melde oss inn.

Det ble gitt en god orientering og synliggjort et betydelig økonomisk potensiale ved at vi tar i bruk de rammeavtaler som er fremforhandlet av Boalliansen.

  1. Etter orienteringen diskuterte styrets medlemmer konkret vår stilling til innmelding. Avtalen vil være slik at sameiet kan velge hvilke avtaler som det skal gjøres avrop på. Sameiet trenger bedre avtaler på flere områder og vil ta imot tilbudet om medlemskap. Det er en kostnad for bruk av felles intranett mv, men dette er beregnet inn i vår vurdering.

 

Styret gjorde enstemmige følgende vedtak:

-          Styret tar orienteringen fra Boalliansen til etterretning

-          Styret takker ja til tilbudet om medlemskap i Boalliansen

 

 

 

GT

 

Sameiet Utsikten trinn 1

29.08.2018

 

________________                     _________________                         ________________

Geir Teigstad                               Vivi Lund                                           Geir Arne Aaberg

      styreleder

________________                     ________________

Jan Arild Rygg                                   Jorunn Sønju

Referat styremøte nr. 8 - 2018

Sameiet NJB Utsikten Trinn 1

20.08.2018 Kl. 1900-2100

Til stede: Geir Teigstad (GT), Jan Arild Rygg (JAR), Jorunn Sønju (JS), Ulf Løvaas (UL) Geir Arne Aaberg (GAA), Tove Finstad (TF)

Fravær: Vivi Lund (VL)

Sted: Salgskontoret

Saksnr

Beskrivelse

Ansvar

 41/18

Innkalling

 

Innkalling og referat fra siste møte ble godkjent.

 

 

 

GT

 

 42/18

 

 

 

 

 

 

Økonomi

  1. Regnskap for siste periode viser overskudd på noe over 0,5 mill hiå ift budsjett. Dette er et øyeblikksbilde og bør ikke vektlegges i for stor grad. Dog er det utfordringer knyttet til tilgang på nok likviditet i perioder og dette bør styret vurdere.
  2. Styret har tidligere diskutert behovet for tilgang på mer likviditet. Felleskostnader har vært uendret og ligget på kr 30,- pr kvm siden 2010. Styrets vurdering er at det nå er behov for en liten justering og forslaget er at vi øker med kr 1/kvm/mnd. GT informerer i løpet av september.

 

Styret gjorde enstemmige følgende vedtak:

-          Styret tar regnskap pr juli til orientering

-          Styret vedtar en økning av felleskostnadene med kr 1,- pr kvm pr mnd. Økningen iverksettes på november måned.

 

 

 

GT

 43/18

Ny infrastruktur for lading av elbiler

 

Det er i noe tid arbeidet med løsninger for elbillading. Stadig flere anskaffer seg elbil og forventer at det legges opp et opplegg i Sameiet slik at lading kan skje i garasjene. Styret fikk en orientering av to av rådgiverne i Ing Pettersen ift dette. Slik det nå ser ut vil styret legge frem en sak til vedtak og orientering på ekstraordinært sameiermøte i oktober. Vi vil be sameierne ta stilling til forslag om installasjon i N, R og Q samtidig som vi avventer resterende garasjer. GT anskaffer tegningsgrunnlag for alle garasjene slik at tilbud kan utarbeides. Montering kan starte i november, og ferdigstilles rett før nyttår.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering og ber Ing Pettersen arbeide videre med et tilbud til Sameiet.

 

 

 

GAA

 44/18

Service Gassanlegg

 

Det arbeides med RSM for å få gjennomført service på alle gasspeiser, -ovner og uteanlegg i løpet av september. GT sender ut info til aktuelle beboere.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering

 

 

 

GT

 45/18

Støttemur

 

Sameiet ble i sommer bedt om å uttrykke sameiets syn på at Sande kommune gir utbygger et pålegg om å sikre mot fall fra muren ved terrassen i seksjon 61

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret godkjente styreleders forslag til tekst hvor det fremkommer at sameiet ønsker saken løst med enkel sikring f.eks inne i hekken.

 

 

 

GT

46/18

Støyplager fra byggeplass

Det har kommet inn flere klager i sommer på støy fra byggeplassen, brudd på «åpningstider» mv. Vi er nå i dialog på nytt etter helgens støyklager. Nå i helgen ble det observert støyende arbeider også på søndag. Klagen er pt under behandling av Schage. 

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering og ber om at dette følges nøye opp fremover, bla med et møte mellom Schage og Sameiet.

 

GT

47/18

Svar vedrørende søknad om montering av markise

Søknaden er behandlet av Sande kommune og innvilget. Det ble søkt om markise, men det skal være pergola da det er den riktige betegnelsen.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering

 

 

48/18

Montering av fjernkontroll ved innkjøring i garasjene

Det er kommet forslag om å montere en fjernkontroll til betjening av garasjeportene pr. tlf. Dvs at du som boligeier kan fjernåpne porten fra din telefon når du får for eksempel gjester. Dette er et forslag vi ønsker at det skal jobbes videre med og at det kan ses på i sammenheng med endelig portløsning når sameiet er ferdig i 2021-22

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering og vil jobbe videre med en fremtidig løsning når sameiet er ferdig utbygget.

 

 

49/18

Rekruttering av ny ekstern styreleder

Det vises til orientering fra GT til årsmøtet om at GT ønsker å trekke seg etter dette året/ved neste valg. Videre orienterte han om at arbeidet med å legge til rette for innleie av en ekstern styreleder starter opp.

 

Det er viktig å kjøre dette som en prosess slik vi har hatt som intensjon og at det innhentes tilbud fra flere.

 

GT vil utarbeide en oversikt over oppgaver som er tillagt styret og evt skille ut noen oppgaver som styreleder skal være ansvarlig utøvende for.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til foreløpig orientering og ber om at det utarbeides en oversikt over styrets oppgaver, herunder hvilke oppgaver styreleder skal gjøre.

Styret skal arbeide videre med innhenting av tilbud fra tre kandidater.

 

 

 

GT

50/18

Informasjon til hjemmesiden

Det er behov for å gjennomgå stoffet som ligger ute på vår hjemmeside.

For at arbeidet skal kunne gå effektivt og med høy grad av kvalitet nedsettes en liten arbeidsgruppe som kommer med forslag til redaksjonelle endringer samt formuleringer av informasjon som skal legges ut.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret ber JS lede arbeidet med redigering av hjemmesiden og får med seg GAA og UL.

 

 

 

51/18

Evt

  • Ønske fra beboer Venche Mathisen om å få på plass en lang blomsterkasse foran inngangen til K2 slik at det blir beplantning der på lik linje som foran de andre inngangene på NJB hvor det er beplantning i form av bedd med granittstein rundt.
  • Oppfølging av lekkasje i gangen mellom P4- garasjen og inngangen til K2.
  • Begge forhold tas videre med utbygger

 

 

 

JAR

 

Møteplan

 

Styresaker til neste møte:

Styremøter: 24/9, 22/10, 26/11

Beboermøte: 24/10

e.o Sameiermøte: 24/10

- Behandle infrastruktur til lading av elbil

- Økning av felleskostnader

 

 

GT

 

Sameiet Utsikten trinn 1

20.08.2018

 

________________                     _________________                         ________________

Geir Teigstad                               Vivi Lund                                           Geir Arne Aaberg

      styreleder

________________                     ________________

Jan Arild Rygg                                   Jorunn Sønju

Referat styremøte nr. 7 – 2018

Sameiet NJB Utsikten Trinn 1

 04.07.2018 Kl. 1900 - 2100

Til stede: Geir Teigstad (GT), Jan Arild Rygg (JAR), Jorunn Sønju (JS), Ulf Løvaas (UL)

Fravær: Geir Arne Aaberg (GAA), Tove Finstad (TF), Vivi Lund (VL)

Sted: Salgskontoret

 

Saksnr

Beskrivelse

Ansvar

 37/18

Innkalling

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Innkalling til e.o. styremøte godkjennes.

Styret er beslutningsdyktig med fire av fem smedlemmer til stede

 

 

 

GT

 

 38/18

 

 

 

 

 

 

Vannskader i H2-3

Styret har kontaktet NEMI forsikring og bedt om assistanse ift lekkasje og skade på inntil 5 leiligheter i Laboratorieveien 10-12. Vi har i første omgang bedt om en taksering av skadene for deretter å gå i dialog med utbygger om utbedring av skadene.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering

 

 

 

GT

 39/18

Vedlikehold uteareal

 

Det er sendt inn klage fra en beboer etter at hekkehøydene er justert for mye ned. Isachsen utfører skjøtsel på vegne av styret og etter avtalte retningslinjer. Standard hekkehøyde er 90 cm, men i noen særskilte tilfeller er det avtalt høyere nivå. GT svarer ut saken fra beboer.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering

 

 

 

JAR

 40/18

Bading fra den store bryggen – tiltak, risiko mv.

 Det er i sommer gjort avtale med Sande kommune om å forby bading fra deler av den store bryggen. Det skal etableres badestiger mv både på nord-siden og syd-siden. Se ellers artikkel i Sande Avis 5/7

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering

 

 

 

GT

 41/18

Søknad om montering av markise

 Beboer i Kaiveien 10 har søkt om montering av pergola på sin takterrasse. Pergolaen skal bestå av duk og føringsskinner, samt støtteben.

Dette vil oppfattes som endring av fasaden og er etter avtale med Sande kommune søknadspliktig. Styret legger til grunn at føringsskinnene avsluttes (føringsskinnene skal ikke gå utover støtteben) og kobles på støtteben på innsiden av rekkverk slik at konstruksjonen fremstår som mer helhetlig. Videre legges det til grunn at vedtatte fargevalg benyttes. For rammeverket skal det være RAL 7043, mens duken skal være grå (727/15)

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret godkjenner montering av markise på takterrasse i Kaiveien 10

 

 

 

GT

 

Møteplan

 Styresaker til neste møte

-          Økning av felleskostnader

-          Prosess for valg av styreleder på neste årsmøte

-          Montering av infrastruktur til lading av elbiler

Vurdere innhentede tilbud, samt konsultere elbilforeningen ift regelverk.

 

Styremøter: 20/8, 25/9, 22/10, 26/11

Beboermøte: 24/10

e.o Sameiermøte: 24/10

- Behandle infrastruktur til lading av elbil

- Økning av felleskostnader

 

 

GT

 

Sameiet Utsikten trinn 1

04.07.2018

 ________________                     _________________                         ________________

Geir Teigstad                                                                                            Ulf Løvaas

                styreleder

________________                     ________________

                                  Jan Arild Rygg                                   Jorunn Sønju

Referat styremøte nr. 6 - 2018

Sameiet NJB Utsikten Trinn 1

12.06.2018  Kl. 1900 - 2100

Tilstede: Geir Teigstad (GT), Vivi Lund (VL), Jan Arild Rygg (JAR), Geir Arne Aaberg (GAA), Jorunn Sønju (JS), Ulf Løvaas (UL), Tove Finstad (TF)

Saksnr

Beskrivelse

Ansvar

 /18

Innkalling og referat 4/18

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Referat fra møte 4/18 godkjennes

 

 

 

GT

 

 /18

 

 

 

 

 

 

Økonomi

  1. Regnskapsrapport

Rapporten pr. 1. tertial viser underskudd. Pga mangler ved regnskapsføringen og feil periodisering vil vi ikke ralitetsbehandle denne rapporten. Det faktiske resultat hiå er om lag som på samme tid i 2017.

  1. Behov for å øke felleskostnader – diskusjon

Det er behov for å øke felleskostnader. Vår likviditetssituasjon er anstrengt og ved flere anledninger har vi enten hentet likviditet fra fondet eller skjøvet på frist for betaling av fakturaer. Ihht vedtektene kan styret beslutte en økning på inntil 5% med et varsel på en måned. Det er enighet i styret om at vi kommer tilbake til saken med forslag til en økning i styremøtet i august.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering

 

 

 

GT

 /18

Tidsplan bygg N og bygg R

Utbygger har informert oss om endringer i tidsplan for innflytting i N-bygget. Det legges opp til innflytting i nov/des 2018. For R-bygget er det foreløpig ikke noen endringer og det legges til grunn innflytting i mars 2020. 

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering

 

 

 /18

Innstallering av kjøling hos Andersen

Svein Andersen har søkt om å installere aircondition i sin leilighet.

Det er svært lite bevegelse i luften i den delen av bygget som ligger på bakkeplan og inn mot Kaiveien. En kan forstå at det kan kjennes varmt til tider.  Styret diskuterte saken og forstår hvorfor det søkes, men viser til Sameiets ordensregler og vedtekter hvor det ikke gis rom for montering av AC.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret godkjenner ikke søknaden om montering av aircondition.

 

 

 

GT

 /18

Blomsterkasser utenfor K2

Beboere i K2 søker om å få en blomsterkasse satt opp utenfor sin inngang.

Jan Arild tar hånd om saken og tilbyr beboerne en kasse som i dag står utenfor K1.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret godkjenner flytting av en kasse fra K1 til K2

 

 

 

JAR

/18

Støy på brygga, tolkning av ordensregler - Bading fra den store bryggen – tiltak, risiko mv.

En viser til flere avisinnlegg og henvendelser den siste tiden ift støy og bading fra bryggekanten ut mellom pirene. Sameiet har ikke direkte eierskap til hverken brygga eller båthavna, men er som nabo svært opptatt av ro og orden, samt sikkerhet ift de som ferdes på der. Det er svært risikofylt å bedrive bading inn mot båter i bevegelse og vi ønsker her å gå i dialog med Sande Kommune om saken.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret uttrykker sameiets bekymring overfor Sande Kommune og ber om et møte i sakens anledning.

 

 

 

GT

/18

Strålevernets nyhetsbrev

Som kjent er det planer om ila 2018 å skifte ut energimålere til automatiske lesere. I den forbindelse er det stilt spørsmål ved strålingen fra hver enkelt måler. Basert på de kunnskapene vi har er denne strålingen ca 5% av en mobiltelefon og representerer dermed ingen fare. Det vil være trygt å fortsette installasjonen.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering

 

GT

/18

Montering av markiser og pergola

  1. Det er kommet positivt svar fra Sande kommune vedrørende montering av motorisert pergola i K1.
  2. Spørsmål Seksjon 41, leilighet E10 vedrørende tegninger. Tegningsgrunnlaget er vurdert å være for dårlig slik det er levert fra leverandør. Vi har bedt om et bedre grunnlag før vi kan ta stilling til denne saken.

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering

 

 

GT/GAA

/18

Klage på utbyggers representant

Det er kommet klager fra flere hold på utbyggers representant. Styret ønsker å ta denne saken opp med utbygger og vil i den sammenheng konkretisere med flere eksempler på hva vi mener er uheldig opptreden overfor beboere. Neste møte med utbygger er 19/6

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering

 

 

GT

/18

Rammeavtale med elektrofirma

  1. Det er behov for å inngå en langsiktig avtale med et elektrofirma om store og små installasjoner.
  2. Frem til nå har vi hatt en avtale med Halvorsen elektro men vil nå utsette denne for konkurranse.
  3. Sameiet vil be om tilbud på montering av infrastruktur til lading av elbiler fra 3 leverandører og viser i denne sammenheng til informasjon på årsmøtet.
  4. Tilbudene vil bli vurdert i neste styremøte

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering

 

 

GAA

/18

Klage på renhold i bygg C

Det har det siste året kommet flere klager på gjennomføring av renholdet i C-bygget. Dette er formidlet videre til Renwald AS og konkrete tiltak er drøftet.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering

 

GT

/18

Service på gassanlegg

Sameiet har fått tilbud fra på service av gassanlegget. Prisene er vesentlig lavere enn de vi har oppnådd i eksiterende kontrakt. Vi går for en løsning med ny leverandør og informerer tidligere leverandør, RSM.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret ber om en avtale med ny leverandør

 

 

GT

/18

Eventuelt

-          Søknad om jacuzzi. Seksjon 107, Bølgeveien 12, søker om montering av Jacuzzi på terassen og henviser til tidligere lovnader fra utbygger. Vi ser at flere beboere har fått dette tilsagnet og henviser her til vedtekter og ordensregler i sameiet hvor det fremgår hvordan dette skal håndteres. Det må først og fremst sikres at det er tilstrekkelig bæreevne der jacuzzi skal stå. En dokumentasjon på dette må fremlegges før tillatelse kan gis.

-          Dugnad. Det er forslag fra beboere om å innkalle til dugnader for å spare penger. Det er spesielt utearbeidet med luking mv som man her tenker på. Styret mener dette kan være en god ide og vil i første omgang diskutere det med velforeningen

-          Vindskjerming i H3. Det er bedt om råd for vindskjerming i H3. Flere løsninger kan være aktuelle, men det som skiller seg mest ut og som er tillatt benyttet er kassettmarkise og hev/senk. En anbefaler at dette også benyttes her.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering

 

 

 

GT

 

Møteplan

 

Styremøter: 20/8, 25/9, 22/10, 26/11

Beboermøte: 24/10

e.o Sameiermøte: 24/10, behandle infrastruktur til lading av elbil

 

 

GT

 

 

Sameiet Utsikten trinn 1

12.06.2018

 

________________                     _________________                         ________________

Geir Teigstad                               Vivi Lund                                           Geir Arne Aaberg

      styreleder

________________                     ________________

                                  Jan Arild Rygg                                   Jorunn Sønju

Referat styremøte nr. 5 - 2018

Sameiet NJB Utsikten Trinn 1

09.05.2018

Til stede: Geir Teigstad (GT), Vivi Lund (VL), Geir Arne Aaberg (GAA), Jan Arild Rygg (JAR), Jorunn Sønju (JS), Ulf Løvaas (UL),

Fravær: Tove Finstad (TF)

 

Saksnr

Beskrivelse

Ansvar

22/18

Innkalling og referat 4/18

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Referat fra møte 4/18 godkjennes

 

 

 

GT

 

23/18

 

 

 

 

 

 

Søknad om montering av pergola

Det er mottatt søknad om montering av Pergola i K1, seksjon 68 og 69. Søknadene er stilet til styret og må videresendes til Sande kommune da dette er definert som endringer av fasade. Søknadene er vedlagt innkalling til møtet og forutsettes gjennomlest. 

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret stiller seg positivt til søknaden og sender saken videre til Sande kommune for behandling og endelig godkjenning. 

 

 

 

GT

 

Møteplan for 2018

 

Styremøter: 12/6, 20/8, 25/9, 22/10, 26/11

Beboermøte: 24/10

e.o Sameiermøte: 24/10, behandle infrastruktur til lading av elbil

 

 

GT

 

 

Sameiet Utsikten trinn 1

09.05.2018

 

________________                     _________________                         ________________

Geir Teigstad                               Vivi Lund                                           Geir Arne Aaberg

      styreleder

________________                     ________________

Jan Arild Rygg                                   Jorunn Sønju

Referat styremøte nr. 4 - 2018

Sameiet NJB Utsikten Trinn 1

02.05.2018

Til stede: Geir Teigstad (GT), Vivi Lund (VL), Geir Arne Aaberg (GAA), Jan Arild Rygg (JAR), Jorunn Sønju (JS), Ulf Løvaas (UL),

Fravær: Tove Finstad (TF)

 

Saksnr

Beskrivelse

Ansvar

17/18

Innkalling og referat 3/18

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Referat fra møte 3/18 godkjennes

 

 

 

GT

 

18/18

 

 

 

 

 

 

Konstituering av styret

 

Med bakgrunn i valgene som er gjort av årsmøtet og som er nedfelt i protokollen gjøres følgende fordeling av styrets oppgaver:

Styrets leder, Geir Teigstad

Styremedlem, Geir Aaberg – leder for infrastruktur og bygg

Styremedlem, Jan Arild Rygg – leder for utearealer

Styremedlem, Vivi Lund – leder for økonomi

Styremedlem, Jorunn Sønju

Varamedlem, Ulf Løvaas – leder for sikkerhet og internkontroll

Varamedlem, Tove Finstad

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styrets oppgaver fordeles som omtalt og foreslått ovenfor.

 

 

 

GT

19/18

Årsmøtet

 

Det var et møte med gode diskusjoner og greie avklaringer. Protokollen er under utvikling og vil bli signert før neste styremøte. Årsmøtet gav styret noen oppgaver som må effektueres og svares ut ila perioden.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering

 

 

20/18

Gjennomgang av faggruppene

-          Bygg og teknisk infrastruktur

Oppstart av del 2 for utvendig vedlikehold/maling etterspørres.

Flassing av fasadeplater følges opp mot leverandør

Det er behov for skilting av parkeringsarealer. GT bestiller.

-          Uteareal

Det vil bli startet opp en pilot ift utskifting av jord/bedret groforhold i Kaiveien.

Tilbud på replanting har vært ute til konkurranse. Beste tilbud velges.

 

-          Internkontroll og sikkerhet

Etterlyser pris fra elektroleverandør på varsellamper ved brann.

 

-          Pergola – innhentet syn fra Sande Kommune

Søknad fra seksjon X og Y behandlet. GT besvarer søknaden og sender avslag tilbake. Videre bes det om at evt. søknad til SK sendes via styret.

  

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar sakene til orientering.

 

 

GA

 

 

 

 

JAR

 

 

 

 

UL

 

 

GT

 21/18

Eventuelt

 

-          Styret  ønsker å fjerne alle fugleskremsler på taket. Disse lager for mye lyd og er svært generende. GT tar saken videre.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering

 

 

 

GT

 

Møteplan for 2018

 

Styremøter: 12/6, 20/8, 25/9, 22/10, 26/11

Beboermøte: 24/10

e.o Sameiermøte: 24/10, behandle infrastruktur til lading av elbil

 

 

GT

 

 

Sameiet Utsikten trinn 1

02.05.2018

 

________________                     _________________                         ________________

Geir Teigstad                               Vivi Lund                                           Geir Arne Aaberg

      styreleder

________________                     ________________

Jan Arild Rygg                                   Jorunn Sønju

Referat styremøte nr. 3 - 2018

Sameiet NJB Utsikten Trinn 1

referat nr. 3 - 2018

10.04, Kl. 1900-2100

Til stede: Geir Teigstad (GT), Geir Arne Aaberg (GAA), Per Kr. Horntvedt (PKH), Jan Arild Rygg (JAR), Ulf Løvaas (UL), Runar Bakken (RB), Vivi Lund (VL)

 

Saksnr

Beskrivelse

Ansvar

12/18

Innkalling og referat 2/18

 

Det er ingen kommentarer til innkalling eller referat fra møte 2/18

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Referat fra møte 2/18 godkjennes

 

 

 

GT

 

13/18

 

 

 

 

 

 

Økonomi

 

  1. Avregning gulvvarme/gass mv

Utbetales i april

  1. Resultat pr mars

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering

 

 

 

GT

14/18

Gjennomgang av faggruppene

-          Bygg og teknisk infrastruktur

Utvendig fasadeplater følges opp mot leverandøren. Skader på brygga følges opp mot Sande kommune.

Utvendig vedlikehold av fasaden (maling) fortsetter i mai jmfr tidligere orientering i styremøtet.

 

-          Uteareal

Utvendig grøntanlegg ved N-bygget skal planlegges og Sameiet er invitert til å delta på dette.

Vi har fått tilbud fra gartner ift forvaltning av de store bryggekassene. Tilbudet aksepteres ikke og vi må finne en annen løsning.

Sameiet er varslet om anleggstrafikk ifb med arbeidene på odden bortenfor «Seilet».

 

-          Internkontroll og sikkerhet

Intet spesielt

  

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar sakene til orientering.

 

 

 

GA

 

 

 

 

 

JAR

 

 

 

 

 

 

 

UL

 15/18

Forberedelse til årsmøtet/sameiermøtet

 

-          Innkalling og saksliste – ok

-          Presentasjoner – GT utarbeider presentasjon for gjennomføring av årsmøtet.

-          Mottak/registrering mv – Vivi og Jan Arild tar oppgaven. GT sender ut en påminnelse om å møte opp litt før samt å ta med seg ferdig utfylte skjemaer.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Plan for gjennomføring vedtatt

 

 

 

GT

16/18

Eventuelt

-          Informasjon om persienner, pergola, screens, markiser, hev/senk mv. Forslag til informasjonstekst ble gjennomgått. Teksten justeres noe og forenkles.

-          I forrige referat ble monteringen av pergola hos Over Persson godkjent. I dagens styremøte ble det tatt opp at fargekodene ikke er ihht det som er godkjent tidligere. Duken skal være grå. På bilder fremvist i møtet ser det ut som om fargen er helt hvit. Dette må påpekes og rettes opp.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

-          Informasjonstekst oppdateres og legges ut på vår hjemmeside

-          Styret ber styreleder påpeke brudd på fargekoden for duk hos Persson.

 

 

 

 

Møteplan for 2018

 

Sameiermøte 19. april.

 

 

 

 

GT

 

 

Sameiet Utsikten trinn 1

10.04.2018

 

________________                     _________________                         ________________

Geir Teigstad                               Vivi Lund                                           Geir Arne Aaberg

      styreleder

________________                     ________________

Jan Arild Rygg                                   Runar Bakken

Referat styremøte nr. 2 - 2018

Sameiet NJB Utsikten Trinn 1

referat nr. 2 - 2018

27.02, Kl. 1900-2100

Til stede: Geir Teigstad (GT), Geir Arne Aaberg (GAA), Per Kr. Horntvedt (PKH), Jan Arild Rygg (JAR), Ulf Løvaas (UL), Runar Bakken (RB)

Fravær: Vivi Lund (VL)

 

Saksnr

Beskrivelse

Ansvar

08/18

Innkalling og referat 1/18

 

Det er ingen kommentarer til innkalling eller referat fra siste møte i 2017

Styret gjorde følgende vedtak:

Referat fra møte 1/18 godkjennes

 

 

 

GT

 

09/18

 

 

 

 

 

 

Økonomi

 

  1. Årsresultat 2017

Gjøres opp med underskudd 486.403,- konf tidligere orientering om regnskapsføring av utvendig vedlikehold.

  1. Avregning gulvvarme/gass mv

Resultatet av innmeldingen er sendt til utbetaling. Netto ble det noe lavere enn tidligere avsatt. Dette justeres ifb med årsregnskapet og kommenteres i noter.

  1. Resultat pr januar

Lavere kostnader på energi og kommunale avgifter enn budsjettert. Det kan skyldes periodisering

  1. Fellesarealer/sosiale arealer

Det arbeides med en orienteringssak til årsmøtet ifb med ønske om sosiale arealer som kan benyttes av grupper, lag og foreninger i Sameiet.  Følgende alternative løsninger er vurdert:

                                                               i.      Kjøp av leilighet

                                                             ii.      Leie i næringsareal i R-bygget

                                                           iii.      Leie av areal på Fremad

Felles for alle løsninger vil være at kostnader fordeles på brukerne, dvs gjennom en leiekostnad pr. gang. Hvordan dette kan forvaltes er usikkert, men det vil kreve oppfølging og lojalitet ift driften. Eksempler på de tre varianter vil bli gjennomgått på årsmøtet

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til orientering

 

 

 

GT

10/18

Gjennomgang av faggruppene

-          Bygg og teknisk infrastruktur

Oppfølging av montering av pergola hos Persson – godkjennes

Oppfølging av montering av forsterket markise hos Hernandez – Denne skal skiftes til godkjent modell

Innleverte klager på utførelse av renhold i C-bygget. GT følger opp.

 

-          Uteareal

Intet spesielt

 

-          Internkontroll og sikkerhet

Etter klager på vannkvaliteten i Sameiet er det gjennomført ekstra kontroller av anlegget. Tre prøver er sendt inn til laboratorietest.

 

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar sakene til orientering.

 

 

 

GT

 11/18

Forberedelse til årsmøtet/sameiermøtet

 

-          Saksliste – gjennomgått

-          Utkast til årsberetning foreligger og ble gjennomgått.

-          Orientering om valgkomiteens arbeid

-          Endringer i ordensregler – forslag gjennomgått

-          Endringer i vedtekter – forslag gjennomgått

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Saksliste vedtatt

 

 

 

GT

 

Møteplan for 2018

Styremøte: 10/4

Sameiermøte 19. april.

 

 

 

 

GT

 

 

Sameiet Utsikten trinn 1

27.02.2018

 

________________                     _________________                         ________________

Geir Teigstad                               Vivi Lund                                           Geir Arne Aaberg

      styreleder

________________                     ________________

Jan Arild Rygg                                   Runar Bakken

Referat styremøte nr 1 - 2018

30.01, Kl. 1900-2100

Til stede: Geir Teigstad (GT), Geir Arne Aaberg (GAA), Per Kr. Horntvedt (PKH), Jan Arild Rygg (JAR), Ulf Løvaas (UL), Vivi Lund (VL), Runar Bakken (RB)

Fravær:

Saksnr

Beskrivelse

Ansvar

01/18

Innkalling og referat

 

Det er ingen kommentarer til innkalling eller referat fra siste møte i 2017

Styret gjorde følgende vedtak:

Referat fra møte 8/17 godkjennes

 

 

 

GT

 

02/18

 

 

 

 

 

 

Økonomi

 

-          Foreløpig resultat for 2017 viser et underskudd på kr. 612.486,- Årsakene er i hovedsak at vedlikehold av treverk i byggetrinn 1 er kostnadsført direkte i resultatregnskapet.

-          Budsjett 2018, ble godkjent i styremøte 8/17. Det vil ikke være grunn til å justere budsjettet ennå.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Regnskap: Styret tar saken til orientering

 

 

 

GT

03/18

Årsmøte/sameiermøte

Sameiet arrangerer årsmøte/sameiermøte 19. april. Varsel sendes ut i nærmeste fremtid og innkalling med dagsorden sendes ut ca 1. april.

Valgkomiteen er i gang med sitt arbeid og vil vurdere ulike kandidater til verv i styret. I alt er det fem personer i dagens styre som er på valg. Vi vurderer bruk av mentometerknapper under gjennomføringen.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar informasjon til orientering

 

 

GT

04/18

Gjennomgang av faggruppene

-          Bygg og teknisk infrastruktur

I tillegg til det som ble nevnt sist mtp fasadeplater og utvendig vedlikehold er det vedtatt utskifting av noen vinduer i D-bygget. Detaljplan er kommunisert med de beboere som er involvert.   

-          Uteareal

Fasaden i I-bygget er påført skade etter en påkjørsel 3m over bakkenivå. Forsikringsselskapet er på saken og utbedring er avtalt gjennomført i kvartal 1.

-          Internkontroll og sikkerhet

I fb med vernerunden er det nødvendig som en oppsummering å minne hverandre på at det skal holdes ryddig i fellesarealer og parkeringsområdet. GT sender ut en epost til alle.

-          Det er igangsatt arbeid med en gjennomgang av trivselsregler i Sameiet. Forslag til nye regler vil fremmes på Sameiermøtet i april for godkjenning

-          Avviksregistrering, etter 5-årsbefaringen i byggetrinn 2 er det kommet opp noen forhold som vi følger opp videre. Det er viktig å holde dette skjema og oversikten ajour.

-          Installasjon hos Hernandes, det er sendt klage på modellen som er valgt. Styret diskuterte. Konklusjonen er at dette er en pergola, og at modellen er godkjent tidligere. Modellen skal kunne monteres for alle som har terasse/balkong uten tak over. Fargekoder skal følges.

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar sakene til orientering.

 

 

 

GT

 06/18

Kjøp av vaskemaskin

 

-          Bakgrunn: Parkering P4 er utstyrt med epoxy-belegg og er ikke drenerende. Det er heller ikke montert avløp/sluk i gulvet. Dette medfører oppsamling av vann i store mengder når det snør og er rundt 0 grader ute. Vi har i år hatt særdeles store utfordringer knyttet til dette og ved flere anledninger leid en vannsuger for å tømme garasjen. Prosjektering og bygging av N-bygget vil medføre at P4 skal utvides og at utbygger vil komme til å benytte samme løsning som vi allerede har et problem med.

-          Det er nå foreslått at sameiet skal gå til anskaffelse av en sugemaskin.

-          Det er innhentet tilbud, som varierer mellom kr 120.000,- og opp til kr. 250.000,-

-          Maskinen kan finansieres ved direkte kjøp eller leasing.  

 

Styret gjorde følgende vedtak:

Styret tar saken til foreløpig orientering og ber styrets leder finne en annen modell for finansiering, evt vurdere å leie et firma hver ved behov.

 

 

 

GT

07/18

Diverse punkter

-          Tilbudet fra Boalliansen er vurdert og vil ikke bli videreført.

-          Nabovarsel for neste trinn i Hagebyen samt N-bygget er sendt til oss for vurdering. Ingen innspill.

-          Det er fortsatt matlukt i F-bygget, dette er innmeldt tidligere som et problem

-          Montering av Pergola, følge opp at valg av farger er innenfor vedtatte retningslinjer

-          Klage på hundebjeffing – GT sender ut en epost til vedkommende som en påminnelse om å holde ro og ikke forstyrre andre

-          Klagesak fra Gerd Holdt gjennomgått. Styret slutter seg til innholdet i klagen og forstår frustrasjonen ift bilkjøring, snømåking og mating av fugler.

-          Det er sendt inn klage på dårlig renhold i C-bygget. Innholdet går på manglende renhold og for lite/ ikke hyppig nok renhold. I tillegg er det pekt på manglende fuger i flisene. Det etterlyses en egen instruks for renholderne. GT tar dette opp med selskapet som ivaretar dette for oss.

 

62/17

Møteplan for 2018

Styremøte 27/2, 10/4

Sameiermøte 19. april.

 

 

 

 

GT

 

 

Sameiet Utsikten trinn 1

30.01.2018

 

________________                     _________________                         ________________

Geir Teigstad                               Vivi Lund                                           Geir Arne Aaberg

      styreleder

________________                     ________________

Jan Arild Rygg                                   Runar Bakken